Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Saksbehandling ved tildeling av støttekontakt- og avlastningstjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b og c, samt utøving av tjenestene, herunder kommunens ansvar for opplæring.

Dato: 14.06.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 11.05.04 – 12.05.04. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

I Karlsøy kommune ivaretas saksbehandling ved tildeling av støttekontakt- og avlastningstjenester av sosialtjenesten. I hovedsak tildeles tjenestene for ett år av gangen.

I Karlsøy kommune er støttekontaktene oppdragstakere.

Kommunen kan tilby følgende avlastningsformer: Plass i kommunale avlastningsboliger, avlastning i private hjem (oppdragstakerforhold), dagsentertilbud, avlastningsopphold på sykehjem og dekning av plass i barnehage/skolefritidsordning.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Skriv til alle støttekontakter og avlastere av 20.02.03; ”Timelister”
• Skjemaet ”Søknad om støttekontakt”
• Skjemaet ”Søknad om avlastning”
• Skjemaet ”Rapport fra støttekontakt”
• Skjemaet ”Støttekontakt” vedr. spørsmål knyttet til intervju og utvelgelse av støttekontakter
• Sosialtjenestens utkast til internkontrollrutiner
• Organisasjonsplan for helse- og sosialetaten
• Årsmelding 2003 for helse- og sosialetaten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 26.02.04
• Brev fra kommunen datert 31.03.04 med vedlegg og etterspurt dokumentasjon
• Detaljert plan for tilsynsbesøket datert 05.04.04
• E-post fra kommunen av 22.04.04 med informasjon om hvilke 2 støttekontakter som tilsynet kan intervjue
• Brev datert 02.06.04 fra kommunen med kommentarer til foreløpig tilsynsrapport

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.02.04.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 11.05.04.

Intervjuer ble gjennomført 11.05.04. 5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført: Fylkesmannen gjennomgikk 29 saker om støttekontakt og avlastning.

Sluttmøte ble avholdt 12.05.04.

Avvik 1

Karlsøy kommune følger ikke fullt ut forvaltningslovens regler om grunngiving av vedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 25.

Kommentar:

Etter forvaltningsloven § 24 skal enkeltvedtak grunngis. § 25 stiller krav om at begrunnelsen som hovedregel skal vise til de regler vedtaket bygger på.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Det fremkom av samtlige av de fremlagte vedtakene i stikkprøvekontrollen, at kommunen, ved tildeling av avlastning og støttekontakt etter sosialtjenesteloven § 4-2 b og c, ikke foretar en konkret og individuell vurdering av om vilkårene i sosialtjenesteloven § 4-3 er oppfylt.

Avvik 2

Karlsøy kommune iverksetter ikke alle enkeltvedtak om støttekontakt og/eller avlastning.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav c) og b), jf. § 4-3. Kommunens enkeltvedtak.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Det ble opplyst i intervju at det i inneværende år i noen få tilfeller ikke har vært ytt støttekontakt og/eller avlastning i henhold til kommunens eget enkeltvedtak, på grunn av problemer med rekruttering av støttekontakter. Etter det opplyste har dette ikke tidligere vært noe problem. Rekrutteringsproblemer er særlig knyttet til brukere med spesielle hjelpebehov. Ved saksinnsynet fremkom det at dette hadde skjedd i 3 tilfeller (2 mht. støttekontakt og 1 mht. avlastning). Det er Fylkesmannens inntrykk at Karlsøy kommune har forsøkt å rekruttere støttekontakter/avlastere på flere måter. Når dette likevel ikke har medført at alle vedtak kan iverksettes, må arbeidet videreføres og eventuelle andre tiltak må prøves.

Avvik 3

Karlsøy kommune gir ikke sakens parter underretning om at fylkesmannen er klageinstans for vedtak truffet av kommunen etter sosialtjenesteloven kap. 4.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 27 tredje ledd første setning.

Kommentar:

Etter forvaltningsloven § 27 tredje ledd skal sosialtjenesten i underretningen til parten gi opplysninger om både klageadgang, hvem klagen skal stiles til, klagefrist og klageinstans.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

Det fremkom av samtlige av de fremlagte vedtakene i stikkprøvekontrollen, at kommunen, ikke opplyser parten om hvem som er klageinstans. For øvrig var underretningen i samsvar med forvaltningsloven § 27.

Merknad 1

Karlsøy kommune har ikke fullt ut etablert et internkontrollsystem som skal sikre at tildeling av sosiale tjenester etter kap. 4 skjer iht. sosialtjenesteloven.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

Forskrift om internkontroll i sosial- og helselovgivningen trådte i kraft 01.01.03. Det kom frem under intervjuene at kommunen ikke har fullført arbeidet med å etablere et internkontrollsystem.

Kommentar:

Forholdet er isolert sett et brudd på sosialtjenesteloven § 2-1 annet ledd. Sett i sammenheng med kommunen har kommet godt i gang med arbeidet med å etablere et internkontrollsystem, og at arbeidet ut fra det opplyste vil være sluttført i løpet av høsten, blir det gitt en merknad. Tilsynet viser også til at det veiledningsmateriell for etablering av internkontroll som er bebudet fra Helsetilsynet ennå ikke foreligger.

Merknad 2

Karlsøy kommune iverksetter ikke alle enkeltvedtak om støttekontakt og/eller avlastning.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav c) og b), jf. § 4-3. Kommunens enkeltvedtak.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Det ble opplyst i intervju at det i inneværende år i noen få tilfeller ikke har vært ytt støttekontakt og/eller avlastning i henhold til kommunens eget enkeltvedtak, på grunn av problemer med rekruttering av støttekontakter. Etter det opplyste har dette ikke tidligere vært noe problem.

Kommentar:

Med mindre kommunen sørger for å iverksette systematiske og tilstrekkelig rekrutteringstiltak, vil dette medføre fare for ytterligere avvik i form av brudd på lov om sosiale tjenester § 4-3, jf. § 4-2 bokstav b) og c).

Merknad 3

Karlsøy kommune har ikke rutiner for å sikre en systematisk vurdering og oppfølging i forhold til støttekontakters behov for nødvendig opplæring og veiledning.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

Det kom frem i intervjuene at det er noe tilfeldig i hvilken grad støttekontaktene får opplæring og veiledning, og at kommunen ikke har rutiner for opplæring og jevnlig veiledning av støttekontakter. Støttekontakter har anledning til å få veiledning, men må i så fall etterspørre dette.

Kommentar:

Kommunen har i følge sosialtjenesteloven § 2-3 ansvar for nødvendig opplæring av sosialtjenestens personell, herunder støttekontakter. Opplæring skal sikre nødvendig kunnskap og forsvarlig tjenesteyting. Det fremgår dessuten av forskrift om internkontroll § 4 annet ledd c) at den/de ansvarlige for virksomheten skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet.

Merknad 4

Karlsøy kommune har ikke systemer som sikrer at tjenestetilbudet til de som har støttekontakt og privat avlastning blir evaluert jevnlig.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

Det kom frem i intervjuene at det er tilfeldig i hvilken grad tjenestetilbudet blir evaluert av kommunen i vedtaksperioden.

Kommentar:

Det fremgår av forskrift om internkontroll § 4 annet ledd d), e) og f) at den/de ansvarlige for virksomheten skal sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes. De skal sørge for at erfaringer fra tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten blir brukt, og dessuten skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Ole Ramberg, fagsjef
Katrine Storeheier, førstekonsulent