Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Opplysning, råd og veiledning
• Innretting og tilgjengelighet av støttetiltak etter kapittel 4
• Rettssikring av tilgangen til støttetiltak etter kapittel 4
• Midlertidig husvære med kvalitetskrav
• Oppfølging i behandlingsopplegg
• Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold

Tilsynet var et av tre landsomfattende tilsyn som gjelder rusmiddelmisbrukere, og som skal gjennomføres i Rogaland fylke i 2004. Det landsomfattende tilsynet skal avklare om og i tilfelle hvordan kommunene sikrer at relevante tjenester etter kapittel 4 i lov om sosiale tjenester gjøres tilgjengelige for og ytes rusmiddelmisbrukere. Tilsynet er rettet mot kommunens oppfyllelse av primærkravene i sosialtjenesteloven.

Hovedkonklusjon

Sauda kommune yter tjenester etter sosialtjenestelovens kapittel 4 i samsvar med de krav myndighetene har satt.

Kommunen har organisert virksomheten slik at ansvar, myndighet og oppgave er klart plassert og definert.

Det stilles ingen spesielle krav til rusmiddelmisbrukere for å få tjenester etter kapittel 4. Muntlige søknader nedtegnes og behandles på lik linje med skriftlige.

Tjenestene er åpne og tilgjengelige for alle som oppholder seg i kommunen. Opplysning, råd og veiledning kan tilbys uten særlig ventetid.

I kommunen er det god tilgang på utleieboliger. Det er derfor få personer som har behov for midlertidig bolig i form av hospits og lignende. På tilsynstidspunktet var det ingen rusmiddelmisbrukere som bodde på pensjonat/hotell.

Kommunen følger opp alle som ønsker - og har behov for tiltak i forbindelse med behandling og ettervern.

Under revisjonen ble det ikke funnet avvik, men det ble gitt merknader på følgende punkter:

• Kommunen har ikke et tilstrekklig system for å sikre at hjemmehjelptjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 a blir ytt i samsvar med vedtak.
• Kommunen har ikke etablert rutiner som sikrer at det fattes vedtak på tildeling av miljøarbeidertjeneste.
• Kommunen har ikke et tilstrekkelig system som sikrer kontinuitet i oppfølgingen av rusmiddelmisbrukere som er under behandling.

Som nevnt foran har tilsynet vært rettet mot kommunens oppfyllelse av primærkravene i sosialtjenesteloven, og de spesifikke kravene i forskrift om internkontroll i sosial – og helsetjenesten har derfor ikke vært hovedtema under tilsynet. Det fremkom under tilsynet at kommunen er kjent med internkontrollplikten, og at det må arbeides med å etablere et slikt system.

Dato: 22.06.2004

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Sauda kommune i perioden 12 og 13 mai 2004. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Rogaland gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Kommunen har organisert sin virksomhet i to enheter. En har ansvar for stabs- og støttefunksjoner og den andre har ansvar for all tjenesteproduksjon i kommunen. Hver enhet ledes av en kommunalsjef som er plassert i rådmannens stab.

Sosial – og familie og Pleie- og omsorg er egne resultatenheter under enhet for tjenesteproduksjon. Begge resultatenhetene er tillagt ansvar for - og oppgave med å gi rusmiddelmisbrukere tjenester etter sosialtjenestelovens kapittel 4.

I Sosial- og familieenheten inngår helsestasjon, fysioterapitjeneste, barneverntjeneste, sosialtjeneste og miljøterapeuttjeneste. Sosialtjenesten er blant annet delegert oppgaven med - og ansvaret for kommunens tjenester etter sosialtjenesteloven, herunder støttekontakttjeneste og oppfølging av personer med rusproblemer. En sosialkonsulent er tildelt et særlig ansvar for oppfølging av rusmiddelmisbrukere, herunder også saksbehandling.

Miljøterapeuttjenesten gir primært tjenester til personer med psykisk utviklingshemming, men kan også tillegges oppgaver med å følge opp rusmiddelmisbrukere.

Pleie- og omsorgsenheten er delt inn 4 geografiske soner, med hver sin soneleder. Alle søknader om kommunale hjemmetjenester behandles av enhetens bestillerkontor. Enheten er blant annet delegert ansvaret for - og oppgaven med tildeling av hjemmehjelp, avlastning og omsorgslønn etter sosialtjenestelovens § 4-2.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Årsmelding 2002 og 2003 for sosial og familieenheten.
• Økonomiplan 2004 – 2007 vedr. sosial og familieenheten.
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan for perioden 2004 - 2008
• Utdrag fra delegasjonsreglementets kapittel 4
• Serviceerklæring hjemmehjelp Pleie- og omsorg
• Administrativt organisasjonskart
• 2 administrative enkeltvedtak i følge sosialtjenestelovens kapittel 4 og 6.
• Søknad om pleie-, rehabilitering - og omsorgstjenester i Sauda kommune
• Dokumentasjon mottatt under tilsynet 12 - 13.05.2004:
• Informasjon fra pleie- og omsorgstjenesten i Sauda kommune, servicekontor.
• Skriv om delegasjon av myndighet til Åse Gulbrandsen og Gjertrud Tveitevåg
• To eksempler på oppfølgingsavtale for rusmiddelmisbrukere
• Delegasjonsreglement for Sauda komune

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Rogaland:

• 01.03.2004 varsel om tilsyn
• 19.04.2004 oversendelse av dokumentasjon fra Sauda kommune
• 22.04.2004 oversendelse per telefaks av organisasjonskart for sosial- og familieenhet og pleie- og omsorgenhet
• E-post 28.04.2004 oversendelse av serviceerklæring for pleie- og omsorg i Sauda kommune.
• 29.04.2004 Utsendelse av program for tilsyn

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 01.03.2004.

Åpningsmøte ble avholdt 12. mai 2004

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 5 klientmapper for personer som har vært til rusbehandling siste 2 år
• Gjennomgang av 4 klientmapper for personer som har hatt midlertidig husvær siste år
• Gjennomgang av vedtak for 5 personer som har mottatt hjemmehjelp/tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 a.
• Gjennomgang av 1 klientmappe for person som er tildelt støttekontakt etter sosialtjenestelovens § 4-2 c.

Sluttmøte ble avholdt 13. mai 2004

Område 1:

Har kommunen sikret at rusmiddelmisbrukere får opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer

Observasjoner:

• Sosialtjenesten er tildelt ansvaret for – og oppgaven med å gi opplysning, råd og veiledning til rusmiddelmisbrukere i kommunen som har behov for det.
• Det er kjent innad i kommunen hvem som har ansvaret for - og oppgaven med å tilby opplysning, råd og veiledning.
• Tjenesten er tilgjengelig for alle som oppholder seg i kommunen. Sosialtjenesten har åpningstid på linje med andre kommunale etater. Enheten har utvidet åpningstid hver torsdag til kl. 16.30.
• Det stilles ingen spesielle krav til de som søker tjenesten og der er liten eller ingen ventetid på å få samtale.
• Det gis informasjon om aktuelle rettigheter, andre kommunale tjenester, og om andre relevante offentlige - og private tjenestetilbud.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2:

Har kommunen sikret at sosiale tjenester, herunder praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i omsorgsinstitusjon, er innrettet slik at tjenestene representerer et reelt og tilgjengelig tilbud til rusmiddelmisbrukere.

Observasjoner:

• Pleie – og omsorgs enheten er tildelt ansvar, myndighet og oppgaven med å tildele hjemmehjelpstjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 a.
• Tjenesten er tilgjengelig for alle i kommunen som fyller vilkårene i sosialtjenestelovens § 4-3. Det stilles ingen spesielle krav til rusmiddelmisbrukere for å motta tjenesten.
• 3 rusmiddelmisbrukere mottok hjelpetiltak etter sosialtjenestelovens §4 -2 a på tilsynstidspunktet.
• Enheten har åpningstider på linje med andre kommunale etater.
• Sosial- og familieenheten er tildelt ansvar, myndighet og oppgave for tildeling av tjenester etter sosialtjenestelovens 4-2 c og d
• En rusmiddelmisbruker i kommunen mottar støttekontakttjeneste. Tjenesten er lite etterspurt av rusmiddelmisbrukere.
• På tilsynstidspunktet var 2 personer innlagt institusjon etter sosialtjenestelovens § 6-1, jf. § 4-2 d
• Dersom det oppstår akutte behov vil dette bli prioritert.

Område 3:

Har kommunen sikret at rusmiddelmisbrukere som søker sosiale tjenester hjemlet i § 4-2 får tildelt tjenester i samsvar med sosialtjenestelovens bestemmelser om enkeltvedtak.

• Det er klart hvor ansvar og myndighet for å sikre tjenester hjemlet i sosialtjenestelovens § 4-2 er plassert.
• Det er klart hvem som har myndighet til – og oppgave med å fatte vedtak om tildeling av tjenester etter kapittel 4.
• Muntlige anmodninger blir nedtegnet og behandlet på lik linje med skriftlige.

Det ble ikke funnet avvik på området. Følgende merknader påpekes:

Merknad 1

Det er ikke etablert et tilstrekkelig system som sikrer at positive vedtak om tildeling av hjemmehjelptjenester følges opp med det som er bestemt i vedtaket.

Jf. Lov om sosiale tjenester § 2-1 og § 4-2 a, jf. § 8-1.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det er en vanlig ventetid på 14 dager etter at vedtak er fattet, for å få tjenesten selv om dette ikke fremgår av vedtaket. Jf. Serviceerklæring.
• På grunn av kapasitetsproblemer i enheten kan ventetiden i enkelte situasjoner være opptil 3 - 4 uker.
• Tilbakemeldingsrutinene til ledelsen er uklare når tjenesten ikke kan leveres som forutsatt i vedtak.
• Avvik rapporteres ikke systematisk til enhetsleder.
• I vedtak om tildeling av tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 a tas det bl.a. generelt forbehold om at tjenesten kan bli noe redusert ved ferier, helge – og høytidsdager og at: ”Forhold ved driftsenheten kan gjøre det nødvendig å fravike den oppsatte plan for tildeling av tjenester”.

Merknad 2

Kommunen har ikke etablert rutiner som sikrer at det fattes vedtak på tildeling av miljøarbeidertjeneste.

Jf. Lov om sosiale tjenester § 2-1 og § 4-2 a, jf. § 8-1

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• På tilsynstidspunktet hadde ikke kommunen rusmiddelmisbrukere som mottok miljøarbeidertjenester.
• Sosialtjenesten har tidligere gitt miljøarbeidertjeneste til rusmiddelmisbrukere som har hatt behov for – og ønsket praktisk bistand og opplæring. Tjenesten har vært lite etterspurt.
• Det fremkom i intervjuene at det tidligere ikke har vært fattet enkeltvedtak på tjenesten.

Kommentar:

• Etter sosialtjenestelovens § 8-1 er tildeling av sosiale tjenester enkeltvedtak. Slike vedtak skal som hovedregel være skriftlige, og det skal klart fremgå hvilke rettigheter som er innvilget, jf forvaltningslovens § 23. Søker skal også gjøres kjent med retten til å påklage vedtaket til nærmeste overordnede forvaltningsorgan, jf forvaltningslovens § 28. Miljøarbeidertjenester i tilknytning til boliger er praktisk bistand og opplæring (og i enkelte tilfeller også støttekontakttjeneste) etter sosialtjenestelovens § 4-2a og eventuelt c.
• Dersom kommunen ikke sikrer at det fattes vedtak ved tildeling av miljøarbeidertjeneste vil det være et avvik fra de krav myndigheten har satt til forsvarlig saksbehandling. Imidlertid ble det i intervjuene opplyst at tjenesten var lite etterspurt, og at det på tilsynstidspunktet ikke var noen rusmiddelmisbrukere som mottok miljøarbeidertjeneste.

Område 4:

Har kommunen sikret at rusmiddelmisbrukere med behov for bolig tilbys et midlertidig husvære som oppfyller minimumskrav til forsvarlig standard og kvalitet.

Observasjoner:

• Kommunen hadde på tilsynstidspunktet ingen bostedsløse med behov for midlertidig bolig.
• Sosial – og familieenheten har ansvar, myndighet og oppgaven med å tilby midleritidig bolig.
• Midlertidig husvære på hotell - eller i campinghytter tilbys rusmiddelmisbrukere med akutte boligbehov.
• Utleiemarkedet for private boliger og leiligheter i kommunen er stort og tilgangen på ledige leiligheter er derfor god.
• Sosial – og familieenheten leier private boliger/leiligheter for fremleie til bl.a. rusmiddelmisbrukere
• Søknader om midlertidig bolig behandles uten opphold.
• Siste år har 3 rusmiddelmisbrukere fått midlertidig bolig gjennom sosialtjenesten med en varighet på 3- 10 dager.
• Rusmiddelmisbrukere som er under behandling/rehabilitering bor ikke sammen med andre rusmisbrukere men har egne boliger/leiligheter.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 5:

Har kommunen sikret at rusmiddelmisbrukere som er under behandling følges opp ved at det gjennomføres samtaler, om nødvendig ved hjemmebesøk.

Observasjoner:

• Sosial – og familieenheten har ansvar for rusmiddelmisbrukere under behandling.
• Sosialtjenestens sosialkonsulenter har oppgaven med å følge opp.
• Sosialtjenesten har oversikt og kunnskap om hvem som er til behandling.
• Sosialtjenesten har regelmessig samarbeid med Haugaland A- senter og Psykiatrisk ungdomsteam om oppfølging av rusmiddelmisbrukere i poliklinisk behandling.
• Sosialtjenesten følger opp med institusjonsbesøk, deltagelse i samarbeidsmøter , ansvarsgruppemøter og telefonisk kontakt.

Det ble ikke funnet avvik på området. Følgende merknad påpekes:

Merknad 1

Det er ikke etablert et tilstrekkelig system som sikrer kontinuitet i oppfølgingen av rusmiddelmisbrukere som er under behandling.

Jf. Lov om sosiale tjenester § 2-1 og § 6-1 fjerde ledd, jf. første ledd, jf. 4-1, og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Sosialtjenesten har ikke etablert et tilstrekkelig system som sikrer at alle rusmiddelmisbrukere som er under behandling får oppfølging ved for eksempel sykdom eller vakanse i sosialtjenesten
• I 3 av 5 gjennomgåtte klientmapper mangler rapporter, notat eller referat fra oppfølgings – og/eller ansvarsgruppemøter for rusmiddelmisbrukere som er, eller har vært i institusjonsbehandling.

Område 6:

Har kommunen sikret at rusmiddelmisbrukere følges opp under institusjonsopphold og at det legges til rette nødvendige tiltak ved avslutningen av oppholdet.

Observasjoner:

• Kommunen har for tiden 2 rusmiddelmisbrukere som er til behandling i institusjon.
• Sosialkonsulent og miljøterapeut er tildelt ansvar for – og oppgaven med å følge opp og tilrettelegge nødvendige tiltak ved avslutningen av institusjonsoppholdet.
• Ettervernstiltak kartlegges i samarbeid med aktuell institusjon.
• Sosialtjenesten kan tilby og/eller formidle bolig for de som har behov for det etter et institusjonsopphold.
• Etter behandling tilbyr sosialtjenesten oppfølging ved sosialkonsulent eller miljøterapeut. Alle som ønsker det får oppfølging.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Rogaland deltok:
Helge A. Haga, revisjonsleder
Lillian Kleppe Gjennestad, revisor
Torunn Salte, revisor
Anne Barkved Andersen, observatør