Innhold

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Saksbehandling ved tildeling av støttekontakt- og avlastningstjenester etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b) og c), samt utøving av tjenestene, herunder kommunens ansvar for opplæring.

Dato: 01.06.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Tranøy kommune i perioden 04.02.04 – 16.04.04. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

I Tranøy kommune utføres det løpende arbeidet knyttet til støttekontakt- og avlastningstjenestene av sosialkontoret. I hovedsak tildeles tjenestene for ett år av gangen. Tranøy kommune hadde 1 665 innbyggere per 01.04.04, og sosialtjenesten hadde per 16.04.04 innvilget støttekontakt og/eller avlastning etter sosialtjenesteloven til 7 personer.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonsplan for Tranøy kommune
• Tranøy kommunes årsrapport for 2002
• Delegeringsreglement
• Rutinene ”Avlastningsordningen i Tranøy kommune” og ”Støttekontaktordningen i Tranøy kommune”
• Anonymiserte vedtak for de 5 siste søknader om støttekontakt
• Anonymiserte vedtak for de 2 siste søknader om avlastning

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 04.02.04
• Brev fra Tranøy kommune av 25.03.04
• Brev fra Fylkesmannen av 30.03.04 med detaljert plan for tilsynet

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.02.04

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 15.04.04.

Intervjuer ble gjennomført 15.04.04. 5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført: Fylkesmannen gjennomgikk 7 saker om støttekontakt og avlastning. Samtlige var løpende saker. I 6 av sakene var vedtak fattet i 2003 og i 1 sak var vedtak fattet i 2004.

Sluttmøte ble avholdt 16.04.04.

Avvik 1
Tranøy kommune følger ikke fullt ut forvaltningslovens regler om grunngiving av enkeltvedtak vedrørende tildeling av støttekontakt og avlastning.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 24, jf. § 23 og § 25.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det fremkom av granskningen av de fremlagte vedtak og ved saksinnsynet at kommunen, ved tildeling av ovennevnte tjenester, ikke viser til de faktiske forhold og de hensyn skjønnet bygger på i alle saker.

Kommentar:

Etter forvaltningsloven § 24 første ledd, jf. § 23, skal det gis skriftlig underretning og automatisk, samtidig begrunnelse når det fattes enkeltvedtak. En begrunnelse skal gi parten en forklaring og redegjørelse for hva vedtaket bygger på. Et viktig formål med begrunnelsen er videre å gi parten bedre mulighet til å avgjøre om vedkommende skal rette en ny henvendelse til kommunen eller eventuelt benytte seg av sin adgang til å klage over vedtaket.

Etter § 24 annet og tredje ledd kan det bl.a. gjøres unntak fra kravet om samtidig begrunnelse dersom forvaltningsorganet innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Dette unntaket kan komme til anvendelse i saker der det er en klar og direkte sammenheng mellom søknad og vedtak. Praksis i Tranøy kommune må imidlertid vurderes i lys av den persongruppe som vedtakene er rettet mot, samt den særskilte plikten til å gi tjenestemottaker adgang til å medvirke ved tildeling og utforming av tjenestetilbudet.

Etter forvaltningsloven § 25 annet og tredje ledd skal begrunnelsen omfatte de faktiske forhold som vedtaket bygger på, og den bør omfatte de hovedhensyn som har vært avgjørende ved skjønnsutøvelsen.

Avvik 2

Tranøy kommune vurderer ikke sosialtjenesteloven § 4-3, som omtaler vilkårene for å få tildelt sosiale tjenester, i vedtak om tildeling av støttekontakt- og avlastningstjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 25 første ledd.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• Det fremkom av granskningen av de framlagte vedtak og ved saksinnsynet at kommunen, ved tildeling av ovennevnte tjenester, ikke vurderer søknadene etter sosialtjenesteloven § 4-3.

Kommentar:

Sosialtjenesteloven § 4-2 inneholder en opplisting av ulike tjenester som kan tenkes iverksatt for å dekke et hjelpebehov som måtte foreligge i henhold til § 4-3. Det følger forutsetningsvis av § 4-3 jf. § 4-2 at sosialtjenesten skal ta stilling til om søkeren har krav på tjenester etter § 4-3. Etter forvaltningsloven § 25 første ledd skal det i begrunnelsen for et vedtak vises til de regler som vedtaket bygger på.

Merknad 1

Tranøy kommune har ikke etablert interkontrollsystem som skal sikre at tildeling av sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven kapittel 4 planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med lovens krav.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Det kom frem under intervjuene at kommunen ikke har fullført arbeidet med å etablere internkontroll.

Kommentar:

Forskrift om internkontroll trådte i kraft 1.1.2003. Forholdet er isolert sett et brudd på sosialtjenesteloven § 2-1 annet ledd. Sett i lys av at kommunen har påbegynt arbeidet med å etablere internkontroll og at det veiledningsmateriell for etablering av internkontroll som er bebudet fra Helsetilsynet ennå ikke foreligger, blir det gitt en merknad. Kommunen må etter dette sørge for fremdrift i arbeidet med å fullføre internkontroll i henhold til ovennevnte forskrift.

Merknad 2

Tranøy kommunes interne rutiner for saksbehandling av søknader om støttekontakt og avlastning er på sentrale punkter ikke i samsvar med sosialtjenestelovens § 4-3 og § 4-2 når det gjelder personkrets, tjenestens omfang og innhold, samt mulige avlastningsformer.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Gjennomgang av kommunens interne rutiner og intervju.

Kommentar:

Etter sosialtjenesteloven § 4-3 har de som ikke kan dra omsorg for seg selv, krav på hjelp etter samme lov § 4-2. Bestemmelsen er ikke begrenset til å gjelde fysisk og psykisk funksjonshemmede slik kommunens rutiner fastsetter. Videre er tjenestens eventuelle omfang og innhold betinget av søkerens aktuelle hjelpebehov, og må vurderes konkret i hver enkelt sak. I Sosialdepartementets rundskriv I-1/93 side 108 er betydningen av at det gis ulike avlastningsformer presisert, fordi behovene kan være svært ulike.

Merknad 3

Tranøy kommune har ikke rutiner for tilstrekkelig skriftliggjøring i tilknytning til saksbehandlingen (søknad, utredning og evaluering).

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

Tilsynet gjennomgikk 7 løpende saker knyttet til søknad og vedtak. I 4 saker forelå det stort sett ikke annen skriftlig dokumentasjon enn vedtak og vedtak om forlengelse. Med annen skriftlig dokumentasjon tenkes det på formalisert søknadskjema el.l., notat fra hjemmebesøk, evaluering mv.

Kommentar:

Forvaltningen skal i henhold til forvaltningsloven § 17 påse at saken er tilstrekkelig opplyst før vedtak treffes, og opplysningene som innhentes må være egnet til å avklare om søkeren fyller vilkårene i sosialtjenesteloven. Kartleggingen av hjelpebehovet må kunne etterprøves av så vel parten som av klageinstansen. Forvaltningsloven § 17 gjelder også ved forlengelse av vedtak om støttekontakt og avlastning.

Merknad 4

Tranøy kommune har ikke rutiner som i tilstrekkelig grad sikrer at løpende vedtak vedrørende avlastning/støttekontakt følges opp og evalueres på en systematisk måte.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Forholdene framkom både ved intervju og saksinnsyn. Kommunens oppfølgingsrutiner er i stor grad personavhengige og er således sårbare.

Kommentar:

Etter forvaltningsloven § 16 første ledd skal en part gis adgang til å uttale seg innen en nærmere angitt frist før det fattes enkelvedtak. Etter samme bestemmelse annet ledd skal forhåndsvarselet gjøre greie for hva saken gjelder og ellers inneholde det som er påkrevd for at parten på en forsvarlig måte kan ivareta sine interesser. Bestemmelsene må videre ses i sammenheng med sosialtjenesteloven § 8-4, som slår fast at tjenestetilbudet skal utformes i samarbeid med tjenestemottakeren, så langt dette er mulig. Samtlige bestemmelser kommer til anvendelse når det skal fattes vedtak om forlengelse av løpende tjenester etter sosialtjenesteloven.

Merknad 5

Tranøy kommune sikrer ikke at det foretas en systematisk vurdering og oppfølging i forhold til støttekontakters behov for nødvendig opplæring og veiledning.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Det kom frem gjennom intervju at det er noe tilfeldig i hvilken grad støttekontaktene får opplæring og veiledning. Støttekontakter må i stor grad etterspørre dette selv, og i særlig grad gjelder dette der støttekontakten er rekruttert av tjenestemottaker.

Kommentar:

Kommunen har etter sosialtjenesteloven § 2-3 ansvaret for nødvendig opplæring av sosialtjenestens personell, herunder støttekontakter. Etter forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 annet ledd bokstav c skal den ansvarlige for virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet.

Tranøy kommune må sikre en systematisk avklaring av den enkelte støttekontaktens behov for opplæring og veiledning, og videre systematisk sikre at eventuelt opplærings- og veiledningsbehov blir dekket i tilstrekkelig grad. Slik oppfølging har betydning for tjenestens kvalitet, og vil i enkelte tilfeller også kunne ha betydning for å beholde støttekontakter. Opplæringsansvaret er nærmere beskrevet i Sosialdepartementets rundskriv I-1/93 side 95, pkt. 2.3.3.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:

Sølvi Melum, førstekonsulent
Håvard Geving, rådgiver
Odd Arvid Ryan, rådgiver