Innhold
Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Statens Helsetilsyn besluttet i 2003 at det i 2004 skulle gjennomføres landsomfattende tilsyn tilknyttet tjenestetilbudet til rusmiddelmisbrukere etter lov om sosiale tjenester kapittel 4. Dette landsomfattende tilsyn skal avklare om og i tilfelle hvordan kommunene sikrer at relevante tjenester etter kapittel 4 gjøres tilgjengelig for og ytes rusmiddelmisbrukere. Det skal undersøkes om sosialtjenestens formål fremmes og at utvalgte myndighetskrav etterleves.

Denne rapporten beskriver de to merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Fylkesmannen har ikke funnet avvik.

Dato: 02.07.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lenvik kommune i perioden 05.02.04 - 08.06.04. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

I 2002 innførte Lenvik kommune en ”flat” ledelsesstruktur, med to ansvars- og myndighetsnivå; tjenesteenhetene og rådmann. Denne systemrevisjonen omfattet enhetene Hjemmetjenesten, PU-tjenesten og Sosialkontoret.

Søknader om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a behandles i avdeling for pleie og omsorg. Søknader etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c behandles av PU-tjenesten. Sosialtjenesten har ansvar for støttekontaktoppfølging etter sosialtjenesteloven kapittel 4.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Rusmiddelpolitisk handlingsplan 2002 – 2004
• Prosedyrer saksbehandling - rus
• Organisasjonshåndbok Lenvik sosialkontor
• Ny organisasjonsplan januar 2002
• Delegasjonsdokument, sosialleder – merkantil
• Kvalitetshåndbok A, administrative rutiner, pleie og omsorgstjenester
• Kvalitetshåndbok A, administrative rutiner, sosialkontoret
• Kvalitetshåndbok B, faglige rutiner, sosialkontoret
• Systemperm, sosialkontoret

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn 05.02.04.
• Brev 16.03.04 til rådmann i Lenvik kommune, med varsel om endring av tidspunkt for tilsyn.
• Oversendelse av etterspurt dokumentasjon fra Lenvik kommune, mottatt 16.04.04.
• Brev av 21.04.04 fra fagkonsulent Sosiale Tjenester, med to anonymiserte vedtak vedrørende tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 c.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 05.02.04.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 07.06.04.

Intervjuer ble gjennomført 07.06.04. 7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført: Fylkesmannen gjennomgikk saksmapper fra sosialkontoret vedrørende 11 personer, fra pleie og omsorg vedrørende 2 personer og fra

PU-tjenesten vedrørende 2 personer, totalt 15 saksmapper. En person hadde saksmappe både hos sosialkontoret og PU-tjenesten.

Sluttmøte ble avholdt 08.06.04.

Område 1: Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere.

A. Opplysning, råd og veiledning

Myndighetskrav: Kommunen sikrer rusmiddelmisbrukere opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer.

Myndighetskrav følger av lov om sosiale tjenester § 2-1 første og annet ledd, jf. § 6-1, jf. § 4-1.

Revisjonen omfattet organiseringen, tilgjengeligheten og innretningen av opplysningsvirksomheten, rådgivningen og veiledningen, og ikke kvaliteten på innholdet.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

B. Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at sosiale tjenester, herunder praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i omsorgsinstitusjon, er innrettet slik at tjenestene representerer et reelt og tilgjengelig tilbud til rusmiddelmisbrukere.

Myndighetskrav følger av lov om sosiale tjenester § 2-1 første og annet ledd, jf. § 6-1, jf. § 4-2 a, c og d.

Tjenester som mer retter seg mot rusmiddelmisbrukeres familie, som avlastning etter § 4-2 b, omsorgslønn etter 4-2 e og tjenester til familien etter § 6-1 første ledd, siste setning, var ikke omfattet av revisjonen.

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 1

Lenvik kommune har ikke systematisk vurdert og evaluert hvorfor støttekontakt etter lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav c i liten grad benyttes av rusmisbrukere.

Merknaden bygger på intervjuer og journalinnsyn.

Kommentar: Tilsynet legger til grunn at Lenvik kommune tidligere har ytt støttekontakttjenester til personer med et hjelpebehov som klart hadde sammenheng med rusproblematikk. Det var imidlertid ingen aktive saker med denne bakgrunn da tilsynet ble gjennomført.

Etter Fylkesmannens vurdering bør dette forhold vurderes og evalueres nærmere. Det vil være aktuelt å involvere ansatte i ulike avdelinger i dette arbeidet, slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, jf. internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav d). Det kan også være aktuelt å gjøre bruk av erfaringer fra tjenestemottakere og pårørende, samt synspunkter fra potensielle brukere av tjenesten, jf. internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav e).

Etter Fylkesmannens vurdering blir det sentrale å avklare hvorvidt informasjon om tilbudet og tjenestens innhold og innretning kan ha betydning for hvorvidt den etterspørres.

C. Rettssikring av tilgangen til støttetiltak.

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere som søker sosiale tjenester hjemlet i § 4-2 får tildelt tjenester i samsvar med sosialtjenestens bestemmelser om enkeltvedtak.

Myndighetskrav følger av lov om sosiale tjenester § 2-1 første og annet ledd, jf. § 6-1, § 4-2 a, c og d, § 4-3, jf. § 8-1.

Under tilsynet ble ikke kvaliteten på saksbehandlingen gjennomgått spesielt. Tilsynet omfattet hvorvidt kommunen kunne redegjøre for at den sikrer at søknader blir fanget opp, utredet, vurdert og avgjort, og at tjenestene ytes i samsvar med vedtaket.

Det ble ikke funnet avvik på dette området.

Merknad 2

Lenvik kommune har ikke systematisk sikret at muntlige søknader om praktisk bistand og opplæring, samt støttekontakt etter lov om sosiale tjenester §§ 4-2 bokstav a) og c) blir nedtegnet skriftlig.

Merknaden bygger på intervju og journalinnsyn.

Kommentar: Lenvik kommune nedtegner ikke alltid muntlige søknader om tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 a og § 4-2 c. Pleie og omsorgstjenesten har imidlertid i sin kvalitetshåndbok en rutine for at muntlige søknader skal nedtegnes, jf. Kvalitetshåndbok A – pleie og omsorgstjenesten punkt A 2.1.

Det er ikke noe krav om at den som henvender seg til sosialtjenesten skal avkreves skriftlig søknad. I den grad det vil være snakk om et skriftlighetskrav vil det tilligge forvaltningen og ikke den som søker om tjenester, jf. rundskriv IS-1040. Fylkesmannen viser i denne forbindelse til forvaltningslovens bestemmelser §§ 11d. og 32.

Nedtegning av søknader er i første rekke en sikring av at reglene om partsinnsyn gjøres effektive. Nedtegning av opplysninger fører til at parten kan bli gjort kjent med dem og ta til motmæle. Videre er nedtegningsplikten begrunnet i praktiske behov i forbindelse med saksbehandlingen. Nedtegning gjør opplysningene notoriske, og det er til hjelp for det organ som behandler saken og overordnet organ ved en eventuell klagebehandling av saken.

Etter Fylkesmannens vurdering bør dette forholdet vurderes og evalueres nærmere. Det vil for kommunen være aktuelt å foreta en systematisk gjennomgang av internkontrollen på området for å sikre at den fungerer som forutsatt, samt bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten, jf. internkontrollforskriften § 4 annet ledd bokstav h).

D. Midlertidig husvære med kvalitetskrav.

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere med behov for bolig tilbys et midlertidig husvære som oppfyller minimumskrav til forsvarlig standard og kvalitet.

Myndighetskravet følger av lov om sosiale tjenester § 2-1 første og annet ledd, jf. § 4-5.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2: Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering.

A. Oppfølging i behandlingsopplegg.

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere følges opp under institusjonsopphold og at det legges til rette nødvendige tiltak ved avlastningsoppholdet.

Myndighetskravet følger av lov om sosiale tjenester § 2-1 første og annet ledd og § 6-1 fjerde ledd, jf. første ledd, jf. § 4-1.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Enhetsleder PU-tjenesten Roger Holmen var forhindret fra å møte.

Fra Fylkesmannen deltok:

Rådgiver Nils Aadnesen og førstekonsulent Eva Angell.