Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder i tjenestetilbudet til rusmiddelmisbrukere:

• Opplysning, råd og veiledning
• Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon
• Midlertidig husvære
• Oppfølging i behandlingsopplegg
• Nødvendige tiltak ved avslutningen av et institusjonsopphold

Det ble under tilsynet avdekket 2 avvik og gitt 1 merknad.

Dato: 15.06.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved i perioden - . Revisjonen inngår som en del av fylkeslegens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Bjugn kommune har ca. 5000 innbyggere. Sosial- og barneverntjenesten i kommunen er organisert inn under Oppvekst- og kulturetaten. I Helse- og omsorgsetaten., ligger Åpen omsorg som har ansvar for støttekontakter, hjemmehjelp og hvor psykiatritjenesten er plassert. Rådmannen har delegert lovbestemte oppgaver etter sosialtjenesteloven til klientutvalget, herunder innleggelse i institusjon og vedtak om sosiale ytelser.

På de reviderte områdene finner tilsynsmyndigheten at det til dels er en godt innarbeidet praksis, da det framkommer at den enheten som får en henvendelse, tar fatt i saken. Det er god uformell kontakt mellom særlig sosialtjenesten og psykiatritjenesten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over ansatte i de etater og avdelinger som yter tjenester til rusmiddelmisbrukere
• Organisasjonskart
• Rusmiddelplan- godkjent 1993
• Forslag til revidert rusmiddelplan
• Delegasjonsreglement
• 5 enkeltvedtak på kap. 4 tjenester - tilsendt før tilsynet
• 10 klientmapper fra sosialtjenesten på tiltak for rusmiddelmisbrukere – framlagt under tilsynsbesøket
• 5 vedtak fra Pleie- og omsorgstjenesten på kap. 4 tjenester – fremlagt under tilsynsbesøket

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkesmannen:

• Brev med varsel om tilsyn, datert 25.02.2004
• Brev fra Bjugn kommune med diverse vedlegg, datert 01.04.2004
• E-post med program for tilsynsdagen, sendt 13.05.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25.02.2004

Formøte ble avholdt 15.04.2004

Åpningsmøte ble avholdt 02.06.2004

Intervjuer

7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomgang av dokumentasjon framlagt under tilsynsbesøket fra sosialtjenesten og fra hjemmebaserte tjenester.
• Intervju med ansatt i hjemmebaserte tjenester – vedkommende var ikke opprinnelig satt opp til intervju.

Sluttmøte ble avholdt 02.06.2004

Generelt:

Avvik 1

Bjugn kommune har ikke et helhetlig og implementert internkontrollsystem

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens § 2-1 og forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 2-1, skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov og forskrift. Dette innebærer systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov og forskrift. Herunder innebærer internkontroll at den/de ansvarlige for virksomheten skal skaffe oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgang av tilsendte dokumenter, intervjuer og ved verifikasjoner fremkommer det at Bjugn kommune mangler beskrivelse av hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt ut over rådmannsnivået. Intervjuene avdekker ulik oppfatning av rutiner og ansvar.
• Kommunen mangler et system for tilsyn og egenkontroll.

Område 1:

Avvik 2

I Bjugn kommune er det mangel på ansvarsplassering på områdene:

• opplysning, råd og veiledning til rusmiddelmisbrukere og
• sosiale tjenester rettet mot rusmiddelmisbrukere – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens § 2-1 og forskrift av 20.12.2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 2-1, annet ledd skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kap. 4 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Internkontroll innebærer bl.a at det skal klart framgå hvordan myndighet til å treffe avgjørelser er fordelt i kommunen.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det framgår av delegasjonsreglementet at myndighet ikke er delegert fra rådmannsnivået ut til enhetene, med unntak av institusjonsopphold og vedtak om sosiale ytelser av prinsipiell karakter, som er lagt til klientutvalget.
• Det framgår av intervjuene at det ikke foreligger delegasjon fra kommunens administrasjon til de reviderte enhetene.
• Det framgår av intervjuene at det er usikkerhet med hensyn til hvem som har ansvar for og oppgaven med å gi opplysning, råd og veiledning til rusmiddelmisbrukere, samt hvor ansvar, myndighet og oppgaver når det gjelder tjenestetilbudet til rusmiddelmisbrukere ligger. Det er uklart hvem som har myndighet til og oppgaven med å fatte vedtak om tildeling av tjenester.

Merknad 1

Bjugn kommunes praksis med hensyn til nedtegnelse og identifisering av muntlige søknader, er noe mangelfull

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Intervjuene avdekket at det i stor grad henvises muntlig mellom enhetene i kommunen, og at det kan være fare for at ikke alle opplysninger blir nedtegnet eller videreformidlet til den enheten i kommunen som behandler saken og som fatter vedtak.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over

hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkesmannen deltok:
Åsmund Edvardsen, rådgiver
Aud Tokle Fjellhaug, prosjektleder
Lisbeth Sævold, rådgiver/revisjonsleder
Inger Govasli, rådgiver hos Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Sosial-og helseavdelingen, var observatør ved tilsynet.