Innhold

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder i tjenestetilbudet til rusmiddelmisbrukere:

• Opplysning, råd og veiledning
• Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon
• Midlertidig husvære
• Oppfølging i behandlingsopplegg
• Nødvendige tiltak ved avslutningen av et institusjonsopphold

Det ble under tilsynet avdekket 3 avvik og gitt 2 merknader.

Dato: 18.08.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Trondheim kommune, Helse- og velferdstjenesten Nord, oppfølging og forvaltning, i perioden 11. og 12. juni 2004. Revisjonen inngår som en del av fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Trondheim kommune har ca. 152.700 innbyggere, og byen ble fra 01.01.2004 delt i 4 bydeler med en helse- og velferdstjeneste i hver bydel. Under denne tjenesten ligger den tidligere sosialtjenesten, organisert i et forvaltningskontor og i en oppfølgingstjeneste. Ansatte fra tidligere enhet for psykisk helsearbeid og tidligere sentral rusenhet er lokalisert sammen med ansatte fra sosialtjenesten. Målet er et tverrfaglig samarbeid.

Tilsynet fant sted i Helse- og velferd Nord, enhetene: forvaltning og oppfølging. Bydelen har ca 43 800 innbyggere. ( Heter nå Helse- og velferd Østbyen).

Tilsynet viser at arbeidet med rusmiddelmisbrukere prioriteres og at denne gruppen følges godt opp.

Det er utarbeidet lederavtaler med enhetslederne med beskrivelse av enhetenes satsningsområder og med resultatmål.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over ansatte i de enhetene som var aktuell for tilsyn
• Organisasjonskart
• Eksempel på lederavtale
• 7 vedtak med tiltak for rusmiddelmisbrukere – tilsendt før tilsynsbesøket
• Informasjon om div lavterskel tilbud til rusmiddelmisbrukere
• Saksfremlegg ”Felles dør”
• Ruspolitisk handlingsplan for Trondheim 2003-2006
• Saksprotokoll: fordeling av avgjørelsesmyndighet mellom politisk og administrativt nivå- datert 22. juni 2000
• Samarbeidsavtaler mellom politi, fengsel og Trondheim kommunen

Korrespondanse mellom virksomheten og fylkesmannen:

• Brev med varsel om tilsyn, datert 27.02.2004
• Brev fra Trondheim kommune med diverse vedlegg, datert 01.04.2004
• E-mail fra Trondheim kommune med oversikt over ansatte som var aktuelle for intervju, datert 13.05.2004
• E-mail fra fylkesmannen med program for tilsynsdagene, datert 14.05.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 27.02.2004

Formøte ble avholdt 15.04.2004

Åpningsmøte ble avholdt 10.06.2004

Intervjuer 7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• Gjennomgang av dokumentasjon fremlagt under tilsynsbesøket - klientmapper og vedtak
• Intervju med psykiatrisk sykepleier ansatt i forvaltningsavdelingen

Sluttmøte ble avholdt 11.06.2004

Generelt for begge de reviderte områdene

Område 1: Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere

Område 2: Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering

Avvik 1

Trondheim kommune har ikke et helhetlig implementert internkontrollsystem.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens § 2-1 og forskrift av 20.12.2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 2-1, skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov og forskrift. Dette innebærer systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov og forskrift. Herunder innebærer internkontroll at den/de ansvarlige for virksomheten skal skaffe oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved gjennomgang av tilsendte dokumenter, intervjuer og ved verifikasjoner fremkommer det at Trondheim kommune mangler beskrivelse av hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er delegert fra rådmannsnivået. Det finnes ingen rutinebeskrivelser for de reviderte områdene ut over det som sies om resultatmål og mål for den enkelte enhet som er beskrevet i enhetsledernes lederavtaler.
• Det framkommer under intervjuene at det er uklarhet angående ansvarsforhold når enhetsleder ikke er til stede.
• Kommunen mangler et system for tilsyn og egenkontroll.

Område 1: Tiltak rettet mot alle rusmiddelmisbrukere

Avvik 2

Kommunen tildeler plass i heldøgns omsorgsbolig uten at det fattes vedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 4-2 d, jf § 4-3 og 8-1
• Forvaltningslovens §§23, 24, 25 og 28

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 8-1 er tildeling av sosiale tjenester enkelt vedtak. Slike vedtak skal som hovedregel være skriftlige, og det skal fremgå hvilke rettigheter som er innvilget, jf forvaltningslovens § 23. Søker skal også gjøres kjent med retten til å påklage vedtaket til nærmeste overordnede forvaltningsorgan, jf forvaltningslovens § 28. Plass i heldøgns omsorgsbolig innebærer tildeling av tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 d, og det kreves da at det fattes enkeltvedtak.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Under intervju, og ved verifikasjoner framkom det at det tildeles plass i ulike former for heldøgns omsorgstilbud, men det fattes bare vedtak på økonomisk sosialhjelp.
• Dette gjelder enkelte heldøgns omsorgstilbud knyttet til for eksempel Kong Carl Johan (Bo og omsorgstilbud) og Heidrun, samt institusjonsopphold på Fossen gård.
• Det er uklarhet med hensyn til hva kommunen definerer som bolig med heldøgns omsorgstjenester, herunder når kommunen mener å tildele tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 d.

Avvik 3

Trondheim kommune sikrer ikke rusmiddelmisbrukere med et akutt boligbehov et midlertidig husvære som oppfyller minimumskravene til forsvarlig standard og kvalitet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens § 2-1 første og annet ledd, jf § 4-5.
• U-5/2003 – Veileder for kvalitetskrav til midlertidig husvære etter lov om sosiale tjenester § 4-5.

Kommentar:

Etter myndighetskravene for midlertidig husvære skal kommunen bl.a. sikre at rusmiddelmisbrukere med behov for bolig, tilbys et midlertidig husvære som oppfyller minimumskrav til forsvarlig standard og kvalitet.

Dette betyr at kommunen skal kunne redegjøre for at rusmiddelmisbrukere tilbys et midlertidig husvære med mulighet for bl. a å ivareta nødvendig hygiene og ro og hvile.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Gjennom intervju og verifikasjoner framkommer det at kapasiteten på midlertidig bolig med mulighet for ro og hvile, er utilstrekkelig. Lavterskeltilbudene oppfyller ikke kravene til forsvarlig standard og kvalitet, da rusmiddelmisbrukerne må ut av boligene på dagtid.

Merknad 1

Kommunen har ikke et system som i tilstrekkelig grad sikrer tilgjengelighet på telefon. Den fysiske plasseringen av kontoret innebærer redusert tilgjengelighet, noe som kan medføre at rusmiddelmisbrukere og andre brukergrupper ikke får den hjelpen de trenger.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• I intervjuene kommer det frem at tilgjengeligheten på telefon langt fra er god nok, klienter gir uttrykk for frustrasjon over ikke å komme frem, og over å bli viderehenvist til andre når de endelig får svar. I tillegg innebærer en uheldig plassering av kontorene at enkelte klienter har vanskelig for å kommer seg til sosialkontoret. Fylkesmannen er kjent med at nåværende plasseringen av forvaltning og oppfølgingstjenesten er midlertidig.

Merknad 2

Trondheim kommune har ikke et reelt individuelt tilbud om støttekontakt til rusmiddelmisbrukere.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Gjennom intervjuene og ved verifikasjonene, kom det frem at det på grunn av kommunens dårlige økonomi, samt vanskelighetene med å skaffe egnede støttekontakter, ikke aktivt informeres om muligheten til å søke om støttekontakt.

Område 2: Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering

Det ble ikke gjort funn som gir grunnlag for å påpeke merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over

hvilke personer som ble intervjuet.

Fra fylkesmannen deltok:

Åsmund Edvardsen, rådgiver
Aud Tokle Fjellhaug, prosjektleder
Lisbeth Sævold, rådgiver/revisjonsleder