INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Område 1:

Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere

A.    Opplysning, råd og veiledning

B.    Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak (praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon)

C.    Rettssikring av tilgangen til støttetiltak (praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon)

D.    Midlertidig husvære

Område 2:

Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering

A.    Oppfølging av behandlingsopplegg

B.    Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold

Revisjonen avdekket 2 avvik. Revisjonen har i tillegg 1 merknad. Dette er omhandlet i kapittel 5 i rapporten.

Avvikene er følgende:

• Kommunen sikrer ikke at opplysning, råd og veiledning er tilgjengelig for alle rusmiddelmisbrukere.
• Kommunen kan ikke godtgjøre at alle muntlige søknader blir identifisert og nedtegnet.

Dato: 28.06.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Nissedal kommune, i perioden 30.03.04 – 03.06.04.

Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Ifølge organisasjonskart av 01.11.03, er kommunen organisert i en to-nivå modell, som ledes av rådmann og to kommunalsjefer. Rusmiddelmisbrukere vil ofte ha sammensatte problemer og kan ha behov for hjelp fra flere av kommunens enheter. De fleste tjenestene for rusmiddelmisbrukere i Nissedal vil imidlertid ligge under ”Eining for helse- og sosial” og ”Eining for omsorg”.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart, gjeldende fra 01.11.03.
• Stillingsomtale for einingsleiar for helse- og sosial.
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Nissedal kommune 2000 – 2004.
• Delegasjonsreglement for Nissedal kommune.
• 5 enkeltvedtak, hvorav 2 gjelder innvilgelse av støttekontakt, 2 gjelder innleggelse ved Boregestadklinikken, og 1 gjelder innvilgelse av kommunal refusjon.
• Dokumentasjon utlevert under tilsynet 03.06.04:
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan for Nissedal kommune 2004 – 2008.
• Informasjon til sentralbord/resepsjon om mottak av personer som ønsker kontakt med en av sosialkonsulentene.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen, datert 30.03.04.
• Brev fra kommunen med etterspurt dokumentasjon, datert 30.04.04, mottatt 10.05.04.
• Brev fra kommunen med tilleggsdokumentasjon, datert 06.05.04, mottatt 12.05.04.
• Brev fra Fylkesmannen med program for gjennomføring av tilsynet, datert 21.05.04.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 30.03.04.

Åpningsmøte ble avholdt 03.06.04.

Intervjuer ble foretatt av 5 personer.

Sluttmøte ble avholdt 03.06.04.

Område 1. Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere

A: Opplysning, råd og veiledning

Det ble gjort funn som ga grunnlag for et avvik:

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at opplysning, råd og veiledning er tilgjengelig for alle rusmiddelmisbrukere.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester §§ 2-1, første og annet ledd, jf. 6-1, første ledd, jf. 4-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuene at det forutsettes at personer som oppsøker sentralbordet allerede kjenner til hvilken instans de ønsker kontakt med.
• Fremlagt dokumentasjon viser at sentralbordet ikke skal ta imot muntlige beskjeder. Søker bes om å skrive ned det de trenger hjelp til og legge dette i en konvolutt for videre forsendelse til sosialkonsulent.

B: Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak

Det ble gjort funn som ga grunnlag for 1 merknad.

Merknad 1

Det fremkom ingen opplysning om hvordan sosialtjenestens tilgjengelighet alle ukedager skal ivaretas etter 01.07.04.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Det fremkom ved intervjuene at tilgjengelighet til sosialtjenesten i dag er sikret ved at en av sosialkonsulentene innehar delt stilling som psykiatrikoordinator/sosialkonsulent, slik at sosialtjenestens oppgaver kan utføres alle dager.
Etter 01.07.04, vil denne personen arbeide i 50% stilling som sosialkonsulent.

C: Rettssikring av tilgangen til støttetiltak

Det ble gjort funn som ga grunnlag for et avvik:

Avvik 2

Kommunen kan ikke godtgjøre at alle muntlige søknader blir identifisert og nedtegnet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester §§ 2-1, første og andre ledd, jf. 6-1, første og andre ledd, jf. 4-2 a, c og d, jf. 8-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervju at personer som oppsøker sentralbordet ikke får nødvendig hjelp til å formulere og nedtegne sin søknad.
• Fremlagt dokumentasjon viser også at sentralbordet ikke skal ta imot muntlige henvendelser.

D: Midlertidig husvære

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknader innen dette området.

Område 2.Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering

A: Oppfølging i behandlingsopplegg, og

B: Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknad.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøtet og sluttmøtet, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Trine Evensen - revisjonsleder
Inger Tveit Espeland - revisor
Merethe Solstad - revisor

Som observator fra Statens Helsetilsyn deltok Elisabeth Loe Tollefsen.