Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1. Opplysning råd og veiledning (Lov om sosiale tjenester m.v § 4-1, jf § 2-1

2. Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon (Lov om sosiale tjenester §§ 4-2 a, c og d, 4-3, jf §§ 2-1 og 8-1)

3. Midlertidig husvære (Lov om sosiale tjenester m.v § 4-5, jf §§ 2-1 og 4-2 og sosialdepartementets rundskriv U-5/2003 ”Veileder for kvalitetskrav til midlertidig husvære etter lov om sosiale tjenester § 4-5”)

4. Oppfølging i behandlingsopplegg (Lov om sosiale tjenester § 6-1 fjerde ledd, jf første ledd, §§ 2-1 og 4-1)

5. Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold (Lov om sosiale tjenester § 6-1 fjerde ledd, jf første ledd, §§ 2-1 og 4-1)

Ved tilsynet ble det konstatert 2 avvik og det ble gitt 2 merknader.

Dato: 22. september 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Øvre Eiker kommune, Helse- og sosialseksjonen og omsorgsseksjonen 26. august 2004. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er også en del av det landsomfattende tilsynet rettet mot kommunenes tjenester etter sosialtjenesteloven fastsatt av Helsetilsynet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Øvre Eiker kommune er organisert i ulike seksjoner relatert til de brukerrettede tjenestene. Dette er en tre-nivå modell, som ledes av rådmann og rådmannsteamet bestående av rådmannen og 2 kommunalsjefer. Helse- og sosialsjefen er ansvarlig for følgende tjenestesteder:

• Sosialtjenesten
• Koordineringstjenesten
• Barne- og undomstjenesten
• Psykiatritjenesten.

Omsorgssjefen er ansvarlig for:

• Hjemmetjenesten
• Boliger for funksjonshemmede
• Avlastningsboliger

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning oversendt Fylkesmannen i Buskerud ved kommunens ekspedisjon 30.06.04 og 03.08.04. Noe ble også overlevert under tilsynsbesøket:

• Oversikt over ansatte i sosialtjenesten.
• Organisasjonskart.
• Referat fra rus og psykiatriprosjektet
• Administrativt delegasjonsreglement relatert til forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte
• Delegasjonsreglement for omsorgsseksjonen
• Retningslinjer for tildeling av økonomisk sosialstønad
• Diverse vedrørende urinkontroller og kartleggingsskjemaer Metadon/rusbehandling
• Brosjyre fra Øvrehuset
• Serviceerklæring fra sosialtjenesten
• Oversikt over omsorgstjenestene i kommunen
• Tjenestegaranti relatert til omsorgstjenesten
• Prosedyrehåndbok for omsorgsseksjonen
• Vedtak fattet i medhold av kap 4 i sosialtjenesteloven
• Sikkerhetsrutiner ved Øvre Eiker sosialkontor
• Individuell plan
• Husregler for ettervernsboliger i kommunen
• Administrativt delegasjonsreglement

Dokumentasjon som Øvre Eiker kommune ble bedt om å fremlegge under tilsynet 26.08.04:

• Klientmappen tilhørende 5 klienter som bor i egen eller kommunal bolig etter institusjonsopphold
• Klientmappen tilhørende 2 klienter som oppholder seg i rusinstitusjon
• Klientmappen tilhørende 2 klienter som mottar Legemiddelassistert rehabilitering
• Klientmappen tilhørende de 5 siste klientene som har vært i rusinstitusjon
• 2 klientmapper som inneholder referater fra ansvarsgruppemøter
• Mappene til de 5 siste rusmiddelmisbrukerne som fikk innvilget praktisk bistand og opplæring, og/eller støttekontakt, og/eller plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester.
• 2 klientmapper hvor det er fattet vedtak om midlertidig husvære etter § 4-5.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Fylkesmannen i Buskeruds varsel om tilsyn 13.05.04
• Ringerike kommunes oversendelse av etterspurt dokumentasjon 30.06.04 og 03.08.04.
• Fylkesmannen i Buskeruds brev 11.08.04 med bl.a. program for tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: ble sendt kommunen v/rådmannen 13.05.04.

Formøte: ble ikke gjennomført ved dette tilsynet.

Åpningsmøte: åpningsmøte ble avholdt 26.08.04. Under dette møtet ble det gitt informasjon om revisjonens hensikt og omfang, den praktiske gjennomføringen av tilsynet, hvordan resultatene ville bli presentert i sluttmøtet og den skriftlige rapporten og videre oppfølging.

Intervjuer: 7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner: Gjennomgang av dokumentasjon som ble fremlagt under tilsynsbesøket, herunder klientmapper og stikkprøver på vedtak, journalnotat og ansvarsgruppemøter.

Sluttmøte: ble avholdt 26.08.04. Det ble gitt en oppsummering av tilsynet og resultatet av tilsynet ble presentert.

Avvik defineres som forhold som er i strid med myndighetenes krav i lov og forskrifter. Forhold som er beskrevet under "Avvik" skal utbedres.

Avvik 1
Øvre Eiker kommune kan ikke godtgjøre at heldøgns omsorgstjenester er innrettet mot og gjort tilgjengelige for rusmiddelmisbrukere

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 2-1 første og annet ledd, jf § 6-1, 4-2 d, og 4-3.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 4-2d har rusmiddelmisbrukere med omsorgsbehov, rett til plass i boliger med heldøgns omsorgstjenester i den grad de oppfyller vilkårene i § 4-3. Dersom kommunen ikke har et tilpasset omsorgstilbud for rusmiddelmisbrukere i kommunens egne heldøgnstiltak, kan den dekke behovet ved å kjøpe plass i en egnet privat institusjon.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke fremlagt vedtak som viser at det er innvilget slike tjenester til rusmisbrukere i kommunene etter kap 4 utenom støttekontakt
• Det fremkom under intervjuene at rusmisbrukere ikke får tildelt plass i de kommunale omsorgsboligene eller i bofellesskap med heldøgns tilsyn
• Det fremkom under intervjuene at rusmisbrukere vil få tilbud om praktisk bistand i en ordinær kommunal bolig men denne vil ikke være døgnbemannet
• Det ble under intervjuene opplyst at enkelte rusmisbrukere vil ha behov for tilrettelagt bolig med miljøarbeidertjeneste, men det er ikke dokumentert fra kommunens side at disse brukerne har fått opplysninger om mulighetene til å søke om praktisk bistand
• Det fremkom under intervjuene og de fremlagte klientmappene at i de tilfellene den enkelte rusmisbruker har andre tilleggslidelser (psykiatri eller høy alder) er det innvilget tjenester etter § 4-2 a og d.
• Det fremkom under intervjuene at sosialtjenesten etterspør tjenester fra omsorgssektoren, men det er ikke dokumentert i fremlagte klientmapper at slike søknader er mottatt eller behandlet.
• Det fremkom under intervjuene at det er et stort misforhold mellom antall kjente rusmisbrukere i Øvre Eiker kommune og det antall som i dag mottar tjenester etter kap 4

Avvik 2
Øvre Eiker kommune sikrer ikke at positive vedtak til rusmiddelmisbrukere følges opp med tilsvarende tjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 2-1 første og annet ledd, jf 6-1, 4-2 a, c og d, 4-3 jf 8-1.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 8-1 annet ledd skal tildeling av sosiale tjenester regnes som enkeltvedtak, og forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak vil komme til anvendelse fullt ut. I kravet til saksbehandling ligger det implisitt at kommunen må sikre at positive vedtak skal oppfylles i samsvar med vedtakets innhold. Den plikten kommunen har til å yte tjenester til de rusmiddelmisbrukerne som fyller vilkårene for dette, jf sosialtjenestelovens § 4-3, kan ikke omgås ved at tidspunktet for når det fattes vedtak utsettes til det er tilgjengelig en støttekontakt som kan påta seg det oppdraget vedtaket gir en positiv anvisning på.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuer at søknader fra rusmiddelmisbrukere om støttekontakt ikke ble avgjort før det var skaffet til veie personer som kunne påta seg dette oppdraget.

Merknad defineres som forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndigheten mener det er nødvendig å påpeke. Forhold som er beskrevet under "Merknader" bør utbedres.

Merknad 1
Øvre Eiker kommune kan ikke dokumentere at det blir gitt tilstrekkelig informasjon til aktuelle rusmisbrukere i kommunen om tjenestetilbudet etter sosialtjenestelovens kap 4, og da spesielt relatert til hjemmebaserte tjenester og opphold i bolig med heldøgns omsorgstjenester.

Kommentar:

Det samlede informasjonsmateriell kommunen har utarbeidet gir liten sammenhengende oversikt over tilgjengelige tjenester etter sosialtjenestelovens kap 4. Det fremkom også under intervjuene at rusmiddelmisbrukerne i liten grad får innformasjon om kommunens hjemmebaserte tjenester og muligheten for plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester. Dette kan resultere i at rusmisbrukerne i kommunen kan bli ekskludert fra muligheten til å søke støttetiltak etter kap 4 selv om de fyller vilkårene for bistand etter § 4-3.

Merknad 2
Det fremlagte delegasjonsreglementet fra 1997 samsvarer ikke med dagens organisering og praksis i Helse- og sosialseksjonen.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 2-1, annet ledd skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Internkontroll innebærer bl.a at det klart skal fremgå hvordan myndighet til å treffe avgjørelser er fordelt i kommunen. Det fremkom under intervjuene at innholdet i den faktiske delegasjonen til saksbehandlerne var kjent, men dette var ikke nedfelt i skriftlige oppdaterte rutiner som samsvarte med dagens organisasjonsstruktur i kommunen.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:

Avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl (revisjonsleder) og rådgiver Anne-Lene E. Arnesen (revisor).