Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Opplysning, råd og veiledning
• Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon
• Midlertidig husvære
• Oppfølging i behandlingsopplegg
• Nødvendige tiltak ved avslutningen av institusjonsopphold

Det ble gitt ett avvik og tre merknader.

Dato: 12. oktober 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Larvik kommune i perioden 28. april 2004 - 11. september 2004. Revisjonen inngår som en del av et landsomfattende tilsyn inneværende år. Dette tilsynet er tilknyttet tjenestetilbudet til rusmiddelmisbrukere etter lov om sosiale tjenester kapittel 4. Det skal avklare om og i tilfelle hvordan kommunene sikrer at relevante tjenester etter kapittel 4 gjøres tilgjengelig for og ytes til rusmiddelmisbrukere. Det skal undersøkes om sosialtjenestelovens formål fremmes og at utvalgte myndighetskrav etterleves.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.
• Observasjon er en konstatering av fakta i løpet av en revisjon. Fakta bygger på dokumentgjennomgang, intervju og/eller verifikasjon. For at en observasjon skal kunne benyttes som begrunnelse for avvik, bør observasjonen bygge på minst to kilder.

Larvik er en bykommune med ca 41 000 innbyggere. Til sammen er kommunens tjenesteproduksjon for tiden delt inn i 65 resultatenheter. Kontakten mellom resultatenhetene og rådmannsfunksjonen ivaretas av samordningsrådet, der 6 resultatenhetsledere, rådmannen og stedfortredende rådmann er med. Resultatenhetenes deltagelse går på omgang. Rådet drøfter problemstillinger knyttet til hvordan organisering og tjenesteproduksjon best mulig skal støtte opp under brukernes behov og kommunens målsettinger.

Hver enkelt resultatenhetsleder har fått delegert myndighet innenfor budsjett-, lønns- og personalsaker samt tjenesteproduksjon innen sitt ansvarsområde.

Ledergruppen består av rådmannen og de 65 resultatenhetslederne.

Omsorgstjenesten og sosialtjenesten er to av resultatenhetene. Sosialtjenesten er nylig omorganisert og består av et samlet team for økonomisk saksbehandling og oppfølging. Medarbeiderne er delt inn i makker-par, en økonomisk saksbehandler og en oppfølgingskurator. Mottaket for sosialtjenesten ligger i servicesenteret, som tar imot førstegangssøkere og søkere som ikke har mottatt økonomisk sosialhjelp det siste året. Sosialtjenesten bemanner i tillegg et kontor i servicesenterets areal som tar imot andre søkere, som henvender seg uten avtale.

Sosialtjenesten har opprettet to tilbud som er særlig rettet mot gruppen rusmiddelmisbrukere. Dette er et såkalt miljøteam og to bemannede boliger også kalt miljøboliger.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart og oversikt fra sosialtjenesten over ansatte og deres oppgaver
• Delegasjonsreglement
• Plan for miljøarbeid i miljøboligene ved Lindhjemveien og Kristian Fredriks vei 22
• Søknadsskjema for tilpasset bolig med oppfølging
• Formål med tilpasset bolig og tilleggsavtale for beboer i tilpasset bolig
• Tjenestebeskrivelse med brukergaranti - Praktisk bistand og opplæring – omsorgstjenesten
• Prosedyrer vedrørende Pleie- og omsorg/Boligtjenesten for funksjonshemmede
• Prosedyrer og sjekkliste vedrørende oppfølging av ulike typer brukere fra sosialtjenesten, inklusive personer med rusmiddelproblematikk
• Rutiner/prosedyrer ifmb rus og metadonassistert rehabilitering
• Oversikt over betalt, midlertidig overnatting/husvære for klienter i Larvik kommune siste år

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vestfold:

• Varsel om tilsyn til kommunen datert 28. april 2004
• Svar fra kommunen datert 28. mai 2004 med oversendelse av dokumenter
• Brev med program for tilsynsbesøk til kommunen datert 5. august 2004
• Annen korrespondanse pr. e-post

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28. april 2004

Gjennomgang av dokumenter. Ved frammøte i kommunen 7. september 2004 gikk revisjonsteamet i gjennom klientmapper tilhørende 25 klienter

Åpningsmøte ble avholdt 10. september 2004

Intervjuer

Ti personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 11. september 2004

Område 1: Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere

A. Opplysning, råd og veiledning

Myndighetskrav: Kommunen sikrer rusmiddelmisbrukere opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer.

Myndighetskravet følger av lov om sosiale tjenester § 2-1 første og annet ledd, jf. § 6-1, jf. § 4-1.

Revisjonen omfattet organiseringen, tilgjengeligheten og innretningen av opplysningsvirksomheten, rådgivningen og veiledningen, og ikke kvaliteten på innholdet.

Observasjoner:

• ansvar og myndighet for oppgaven er klart definert og kjent blant de ansatte
• sosialtjenesten er tilgjengelig i kommunens åpningstid
• alle nye klienter og klienter som ikke har vært i kontakt med sosialtjenesten de siste 12 månedene tilbys samtale med saksbehandler i mottak samme dag
• øvrige klienter som henvender seg uten avtale får i løpet av samme dag snakke med noen i skrankekontoret
• alle som ønsker det får samtale med kurator i oppfølgings- og eller økonomiteam
• det gis informasjon, råd og veiledning om tilgjengelige tjenester og rettigheter
• det henvises til andre instanser, interne og eksterne
• det er utarbeidet tjenestebeskrivelser
• i tjenestebeskrivelsen som omhandler tjenestetilbud til rusmiddelmisbrukere fremgår det ikke at det kan søkes om praktisk bistand og opplæring

Det ble ikke funnet avvik på området. Følgende merknad påpekes:

Merknad 1:

I informasjonsfolderen Tjenestebeskrivelser med brukergaranti – tjenestetilbud til rusmiddelmisbrukere nevnes det ikke blant aktuelle tjenester at kommunen også kan tilby praktisk bistand og opplæring. Informasjonen kommunen gir om hvilke tjenester som kan innvilges er dermed snevrere enn det som er ordlyden i § 4-2, jf. § 4-3.

B. Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at sosiale tjenester, herunder praktisk bistand og opplæring, støttekontak, er innrettet slik at tjenestene representerer et reelt og tilgjengelig tilbud til rusmiddelmisbrukere.

Myndighetskravet følger av lov om sosiale tjenester § 2-1 første og annet ledd, jf. § 6-1, jf  § 4-2 a, c og d.

Tjenester som mer retter seg mot rusmiddelmisbrukeres familie, som avlastning etter § 4-2 b, omsorgslønn etter § 4-2 e og tjenester til familien etter § 6-1 første ledd, siste setning, var ikke omfattet av revisjonen.

Observasjoner:

• ansvar og myndighet til å fatte vedtak om praktisk bistand, opplæring og støttekontakt er klart definert og kjent blant de ansatte
• kommunen er innforstått med at hjelpebehov som i hovedsak skyldes rusmiddelmisbruk kan gi rett til tjenester etter § 4-2 a og c i sosialtjenesteloven
• kommunen har et miljøteam og to miljøboliger som yter bistand til rusmiddelmisbrukere
• de rusmiddelmisbrukerne som har kontrakt og som bor i disse boligene kan også søke praktisk bistand, opplæring og støttekontakt
• enkelte av tjenestene som ytes av miljøteamet og i miljøboligene kan anses som tjenester etter § 4-2 a og c i sosialtjenesteloven

Det ble ikke funnet avvik på området. Følgende merknad påpekes:

Merknad 2:

Gjennom intervju og i dokumenter opplyses det at tjenestene som ytes av miljøteamet og i miljøboligene bl.a. kan være råd og veiledning i forhold til økonomi og rusmiddelmisbruk, hjelp til å komme i gang med ulike aktiviteter, etablere sosialt nettverk, praktisk hjelp til ulike gjøremål og bistand ved kontakt med offentlige instanser. Kommunen må foreta en konkret gjennomgang av de ulike tjenestene som ytes den enkelte klient. Der hvor tjenestene dekker et pliktmessig hjelpebehov som knytter seg til behov for praktisk bistand og opplæring og støttekontakt, skal det fattes enkeltvedtak.

C. Rettssikring av tilgangen til støttetiltak

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere som søker sosiale tjenester hjemlet i § 4-2 får tildelt tjenester i samsvar med sosialtjenestelovens bestemmelser om enkeltvedtak.

Myndighetskravet følger av lov om sosiale tjenester § 2-1 første og annet ledd, jf. § 6-1, § 4-2 a, c og d, § 4-3, jf. § 8-1.

Under tilsynet ble ikke kvaliteten på saksbehandlingen gjennomgått spesielt. Tilsynet omfattet hvorvidt kommunen kunne redegjøre for at den sikrer at søknader blir fanget opp, utredet, vurdert og avgjort, og at tjenestene ytes i samsvar med vedtaket.

Observasjoner:

• sosialtjenesten avdekker hjelpebehov og sørger for at søknader blir skrevet og kontakt opprettet ifht rett instans
• kommunen utsetter å fatte enkeltvedtak om støttekontakt inntil støttekontakt er tilgjengelig

Det ble gjort funn som ga grunnlag for ett avvik.

Avvik 1:

Kommunen fatter ikke vedtak om tildeling av støttekontakt før en aktuell støttekontakt er tilgjengelig.

Kommentar:

I henhold til sosialtjenesteloven § 8-1 er tildeling av sosiale tjenester enkeltvedtak. Dersom støttekontakt ikke er tilgjengelig når vedtak fattes må kommunen vurdere å iverksette andre midlertidige tiltak.

D. Midlertidig husvære med kvalitetskrav

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere med behov for bolig tilbys et midlertidig husvære som oppfyller minimumskrav til forsvarlig standard og kvalitet.

Myndighetskravet følger av lov om sosiale tjenester § 2-1 første og annet ledd, jf. § 4-5.

Observasjoner:

• ansvar og myndighet er klart definert og kjent blant de ansatte
• kommunen sikrer midlertidig husvære ved akutt behov for dette
• når det er mulig tilbys permanent bolig umiddelbart
• det er ikke inngått avtaler med midlertidig husvære om kvalitetskrav ihht veileder
  (U-5/2003)
• de boligtilbudene som kommunen benytter som midlertidig husvære, fyller minimumskravene til standard og kvalitet
• kommunen tar så langt det er mulig hensyn til individuelle behov ved tildeling av midlertidig husvære

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2: Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering

A. Oppfølging i behandlingsopplegg

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere som er under behandling følges opp ved at det gjennomføres samtaler, om nødvendig ved hjemmebesøk.

Myndighetskravet følger av lov om sosiale tjenester § 2-1 første og annet ledd og § 6-1 fjerde ledd, jf. første ledd, jf. § 4-1.

Dette myndighetskravet omfatter kommunens oppfølging under behandling både i og utenfor institusjon. Denne revisjonen har ikke omfattet innholdet i behandlingen, kun hvordan kommunen ivaretar ansvaret og oppgaven med å følge opp slik behandling.

Observasjoner:

• ansvar og myndighet er avklart og kjent blant de ansatte
• LAR-klienter og ungdom mellom 18-25 år er spesielt prioriterte grupper mht mer systematisk oppfølging
• saksbehandlere har ulike systemer for oppfølging mht innhold i oppfølgingen og hyppighet
• kommunen har ikke fullstendig oversikt over de rusmiddelmisbrukerne som er i behandlingsopplegg, og som ønsker oppfølging fra kommunen

Det ble ikke funnet avvik på området. Følgende merknad påpekes:

Merknad 3:

Kommunen har ikke et system som sikrer at alle klienter som til enhver tid er i et behandlingsopplegg og som ønsker det, får tilbud om oppfølging. Det framkom at det verken samlet i sosialtjenesten eller hos den enkelte saksbehandler foreligger oversikt over rusmiddelmisbruker i behandlingsopplegg som ønsker oppfølging fra kommunen. Oppfølging ble i flere tilfeller først tilbudt når institusjon/poliklinikk tok kontakt på klientens vegne.

B. Nødvendige tiltak ved avslutningen av et institusjonsopphold

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere følges opp under institusjonsopphold og at det legges til rette nødvendige tiltak ved avslutningen av oppholdet.

Myndighetskravet følger av lov om sosiale tjenester § 2-1 første og annet ledd og § 6-1 fjerde ledd, jf. første ledd, jf. § 4-1.

Observasjoner:

• ansvar og myndighet er klart definert og kjent blant de ansatte

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Vestfold deltok:
rådgiver Lise Jebsen (revisjonsleder)
rådgiver Lisbeth Øverjordet (revisor) 
konsulent Inger H. Henriksen (tilsynssekretær).