INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Opplysning, råd og veiledning til rusmiddelmisbrukere. Lovhjemmel: Lov om sosiale tjenester mv § 4-1, jf § 2-1.
• Sosiale tjenester – praktisk bistand, opplæring, støttekontakt og plass i omsorgsinstitusjon Lovhjemmel: Lov om sosiale tjenester mv §§ 4-2 a, c, d og 4-3, jf. § 2-1
• Rettssikring av støttetiltakene. Lovhjemmel: Lov om sosiale tjenester mv § 8-1, jf § 2-1
• Midlertidig bolig. Lovhjemmel: Lov om sosiale tjenester mv § 4-5, jf §§ 2-1 og 4-2
• Oppfølging av behandlingsopplegg i og utenfor institusjon. Lovhjemmel: Lov om sosiale tjenester mv § 6-1 fjerde ledd, jf § 6-1 første ledd, og §§ 2-1 og 4-1
• Nødvendige tiltak ved utskriving fra institusjon: Lovhjemmel: Lov om sosiale tjenester mv § 6-1 fjerde ledd, jf § 6-1 første ledd, og §§ 2-1 og 4-1.

Det ble gitt 2 avvik og 2 merknader ved tilsynet.

Dato: 12. oktober 2004.

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Dovre kommune, og inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Varsel om tilsyn ble sendt

25. juni 2004. Sluttmøte ble avholdt 23. august 2004.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsyns-myndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Dovre kommune hadde 2883 innbyggere pr. 01.01.2003 (SSB). Kommunen er organisert med helse- og sosialsjef direkte underlagt rådmannen. Helse- og sosialsjefen er bl. a. overordnet sosialleder og pleie- og omsorgsleder. Pleie- og omsorgstjenesten er delt i 2 distrikt – nord og sør. Sosialtjenesten er geografisk plassert på Dombås, mens pleie- og omsorgstjenesten har kontorer på Fredheim omsorgssenter på Dovre.

Politisk og administrativ organisering av kommunen er evaluert av en intern arbeidsgruppe ledet av ordføreren. Det er vedtatt opprettet en egen rehabiliteringsavdeling som ikke er satt i drift enda. Administrativt delegeringsreglement er vedtatt i august i år.

Sammen med de øvrige 5 kommunene i Nord-Gudbrandsdal har kommunen fra 2003 ansatt en felles rusmiddelkonsulent med administrativtiv tilknytning til regionkontoret på Otta.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonsmodell
• Forslag til administrativt delegeringsreglement for Dovre kommune
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan, del I, planperiode 2003-2005. Rusforebyggende arbeid
• Høringsdokument administrativ organisering
• Søknad om prosjektmidler – utviklingstiltak innenfor rusforebyggende arbeid i regionen
• Referat fra møte om Prosjekt Rusomsorg 2003 – 2006. Regionkontoret Otta 10. sept. 2003
• 2 enkeltvedtak om plass i institusjon
• 1 enkeltvedtak om ettervern (etterbehandling)
• Rutinebeskrivelse – behandling av innkomne søknader – pleie og omsorgsavdelingen
• Rutinebeskrivelse – vurdering av behov for tjenester fra p/o-avdelingen
• Service-erklæringer fra pleie- og omsorgsavdelingen (ikke politisk behandlet)
• 5 enkeltvedtak – vedrørende 2 brukere av pleie- og omsorgstjenesten

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen, mottatt 19. juli 2004
• Oversendelse av dokumentasjon fra kommunen, mottatt 9. august 2004
• Tidsplan mv for tilsynet – brev fra fylkesmannen til kommunen d. 11. august 2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25. juni 2004.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt tirsdag 23. august 2004. Under møtet ble det gitt informasjon om revisjonens hensikt og omfang, praktiske gjennomføring av tilsynet, hvordan resultatene ville bli presentert i sluttmøtet, skriftlig rapport og videre oppfølging.

Intervjuer: 6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner: Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av kardex på 2 pasienter i hjemmetjenesten/pleie og omsorgstjenesten
• gjennomgang av journal og mappe for de 2 samme personene i sosialtjenesten
• perm med referat fra tverrfaglig møte og inntaksmøte i p/o-tjenesten
• datautskrift av journal for 5 personer i sosialtjenesten
• vedtatt delegeringsreglement
• rutinebeskrivelse vedr opplysning, råd og veiledning i sosialtjenesten (udatert)

Sluttmøte ble avholdt tirsdag 23. august 2004.

Område 1: Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere

Myndighetskrav: ”At kommunen sikrer rusmiddelmisbrukere opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer”

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader i forhold til dette myndighetskravet.

Myndighetskrav: ”At kommunen sikrer at sosiale tjenester, herunder praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i omsorgsinstitusjon, er innrettet slik at tjenestene representerer et reelt og tilgjengelig tilbud til rusmiddelmisbrukere”

Merknad 1: Kommunen bør etablere bedre rutiner for å sikre at helheten i behovet og i tjenestetilbudet blir vurdert.

Kommentarer: En reell tilgang til hele hjelpetilbudet forutsetter ofte at de enkelte instanser løpende og mer systematisk kartlegger helheten i hjelpebehovet. Videre at de har interne rutiner for samarbeid, og god oversikt og kunnskap om andre kommunale tjenester.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• sammenstilling av opplysninger i journal i p/o-tjenesten og i sosialtjenesten
• opplysninger gitt i intervju av ansatte i hhv. p/o-tjenesten og i sosialtjenesten
• gjennomgang av interne notater rundt rusmiddelmisbrukere

Myndighetskrav: ”At kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere som søker sosiale tjenester hjemlet i § 4-2 får tildelt tjenester i samsvar med sosialtjeneste-lovens bestemmelser om enkeltvedtak”

Avvik 1: Det fattes vedtak på tjenester etter § 4-2 bokstav c først når støttekontakt er skaffet, og ikke når behovet er avklart iht § 4-3.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester §§ 4-3 og 4-2 bokstav c, og forvaltningslovens kap V.

Kommentarer: Den som faller inn under bestemmelsene i § 4-3 i lov om sosiale tjenester, har krav på hjelp. Hjelp etter § 4-2 bokstav a til d kan ikke utsettes f.eks. utifra kommunens økonomi eller ressurser for øvrig. Hvis innvilget hjelp ikke kan settes i verk innen rimelig tid, må det vurderes å sette inn midlertidige tiltak som kan dekke hjelpebehovet.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• møtereferat vedr drøfting av behovet for støttekontakt i enkeltsaker
• opplysninger bekreftet av intervjuede personer på flere nivåer i organisasjonen

Avvik 2: Det fattes ikke alltid enkeltvedtak etter § 4-2 når tjenesten gis av ansatte tilknyttet sosialavdelingen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 8-1, jf forvaltningsloven § 23.

Kommentar: Det skal fattes vedtak når rådgivning etter § 4-1 går over til tjenester etter § 4-2. Når det ikke fattes vedtak, sikres det ikke at den som får hjelpen kan klage over omfanget av den hjelpen som gis, kan kreve begrunnelse for vedtaket (jf. forvaltningslovens § 24), eller klage over ev. reduksjoner eller bortfall av tjenesten, jf. lov om sosiale tjenester mv. § 8-6 og forvaltningslovens § 28.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• opplysninger gitt i intervju om at ansatte i sosialtjenesten yter hjelp i form av opplæring og praktisk bistand uten at det er fattet vedtak om det iht § 4-2 bokstav a, eventuelt iht § 4-2 bokstav c.
• det ble ikke framlagt noen vedtak om hjelp i hjemmet fra sosialavdelingen

Myndighetskrav: ”At kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere med behov for bolig tilbys et midlertidig husvære som oppfyller minimumskrav til forsvarlig standard og kvalitet”

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader i forhold til dette myndighetskravet.

Område 2: Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering.

Myndighetskrav: ”At kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere som er under behandling følges opp ved at det gjennomføres samtaler, og om nødvendig hjemmebesøk”

Merknad: Kommunen bør etablere bedre rutiner for å sikre at rusmiddelmisbrukere under behandling blir fulgt opp, uavhengig av behandlingsinstitusjonens rutiner og henvendelse fra brukerne selv.

Kommentar: Sosialtjenesten har et selvstendig ansvar for å følge opp rusmiddelmisbrukere som er under behandling, uavhengig av initiativ fra institusjonenes side, søknad om ev. økonomisk hjelp i tilknytning til behandlingen osv. Dagens oppfølging er bl.a. basert på personavhengig kunnskap og praksis. Dette er et sårbart system f eks ved skifte av personalet, eller hvis samarbeidende instanser endrer sine rutiner.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det er godt kjent hvem som har ansvaret for kommunens oppfølging, men mindre kjent hva oppfølgingen består i
• Ved gjennomgang av journaler ser en forskjellig grad av oppfølging uten at det kommer klart fram hvilke vurderinger eller hvilken kartlegging som ligger til grunn for de ulike formene for oppfølging

Myndighetskrav: ”At kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere følges opp under institusjonsopphold og at det legges til rette nødvendige tiltak ved avslutning av oppholdet”

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader i forhold til dette myndighetskravet.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
rådgiver Kari Skjønsberg (revisjonsleder)
seniorrådgiver Toril I. Jevne (revisor)
førstekonsulent Tone Huuse Svesengen (revisor).