INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn.
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder i tjenestetilbudet til rusmiddelmisbrukere:

• Opplysning, råd og veiledning
• Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere - praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon
• Midlertidig husvære
• Oppfølging i behandlingsopplegg
• Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold
• Tilsynet avdekket 1 avvik og gav 1 merknad.

Dato: 22.09.04

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjonsmetoden ved Lillesand kommune i perioden 02.04.04 – 25.05.04. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Kommunen er organisert i tjenesteenheter. Følgende enheter yter primært bistand til rusmiddelmisbrukere: Enhet for familie og oppvekst og omsorgstjenestene i Sentrum og Høvåg. Omsorgstjenesten fatter vedtak i forhold til tjenester for rusmiddelmisbrukere etter § 4-2.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for Lillesand kommune
• Prosjektrapport- organisering av enhet for familie –og oppvekst
• Organisasjonskart over familie og oppvekst
• Delegasjon av anvisningsmyndighet
• Stillingsbeskrivelse for sosialkonsulent
• Aktuelle rutiner for sosialtjenesten
• Aktuelle rutiner for omsorgstjenesten
• Informasjonsmateriell til innbyggerne
• Dokumentasjon og vedtak knyttet til rusmiddelmisbrukere
• Ruspolitisk handlingsplan
• Psykiatriplan

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Aust-Agder:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen, datert 02.04.04.
• Brev fra kommunen vedlagt etterspurt dokumentasjon, mottatt 26.04.04.
• Brev fra Fylkesmannen om ytterligere dokumentasjon, datert 10.05.04.
• Brev fra kommunen med tilleggsopplysninger i forhold til systemrevisjon, mottatt 18.05.04.
• Brev fra Fylkesmannen om tidsskjema for systemrevisjonen, datert 18.05.04

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.04.04.

Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte ble avholdt 25.05.04.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble foretatt.

Gjennomgang av:

• 2 søknader/ vedtak om hjemmesykepleie
• 2 søknad og vedtak om innleggelse i rusmiddelinstitusjon,
• 1 søknad /vedtak om vernet botilbud.
• 1 søknad /vedtak om opphold på motell
• 1 vedtak om psykiatrisk sykepleier 1 time hver 3 uke,1 søknad/ vedtak om støttekontakt
• Referater fra flere ansvarsgruppemøter

Område 1. Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere

A: Opplysning, råd og veiledning

Det ble ikke gjort funn som gav grunnlag for avvik eller merknader innen dette området.

B: Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak

Det ble gjort et funn som gav grunnlag for 1 merknad.

Merknad: Kommunen har ikke utarbeidet skriftlige rutiner som i nødvendig grad ivaretar samhandling mellom de kommunale etater som har ansvaret for tjenester til rusmiddelmisbrukere.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

Det er vårt inntrykk etter intervjuene at tjenesteenhetene samhandler godt. De intervjuede opplyser at administrasjonene kjenner hverandre godt og at saksbehandlerne i all hovedsak har vært i sine funksjoner over tid. Det er ikke utarbeidet skriftlige rutiner for samarbeid/ samhandling overfor rusmiddelmisbrukere, og ved fravær og nyansettelse vil virksomheten være sårbar.

Fylkesmannen har mottatt egen rutinebeskrivelse som ivaretar samhandling mellom de kommunale etater som har ansvaret for tjenester til rusmiddelmisbrukere. Kommunen har således grepet fatt i merknaden gitt under område 1.pkt. B ”innretning og tilgjengelighet av støttetiltak.”

C: Rettsikring av tilgangen til støttetiltak

Det ble ikke gjort funn som gav grunnlag for avvik eller merknader innen dette området.

D: Midlertidig husvære

Det ble gjort et funn som gav grunnlag for et avvik.

Avvik:
Det er ikke etablert et system som sikrer at midlertidig husvære oppfyller minimumskrav til kvalitet.

Avvik fra følgende myndighetskrav :

• Lov om sosiale tjenester § 2-1, første og annet ledd, jf .§ 4-5.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Kommunen har ikke etablert egne tilbud eller avtale om disponering av boliger for rusmiddelmisbrukere. Kommunen er i stor grad overlatt til private tilbud og velvilje.

Område 2. Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering

A: Oppfølging i behandlingsopplegg, og

B: Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknader innen dette området.

Under intervjuene ble det understreket viktigheten av oppfølging under og etter et institusjonsopphold. Fylkesmannen hadde i utgangspunket en merknad i den forstand at det ikke forelå skriftlige rutiner for denne oppfølgingen. Disse er ettersendt. Det er således ikke grunnlag for merknad under dette revisjonstema.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:
Ester Hassel, ass.dir.
Else Liaaen, rådgiver
Knut Kleven, rådgiver