INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Opplysning, råd og veiledning til rusmiddelmisbrukere. Lovhjemmel: Lov om sosiale tjenester mv § 4-1, jf § 2-1.
• Sosiale tjenester – praktisk bistand, opplæring, støttekontakt og plass i omsorgsinstitusjon Lovhjemmel: Lov om sosiale tjenester mv §§ 4-2 a, c, d og 4-3, jf. § 2-1
• Rettssikring av støttetiltakene. Lovhjemmel: Lov om sosiale tjenester mv § 8-1, jf § 2-1
• Midlertidig bolig. Lovhjemmel: Lov om sosiale tjenester mv § 4-5, jf. §§ 2-1 og 4-2
• Oppfølging av behandlingsopplegg i og utenfor institusjon. Lovhjemmel: Lov om sosiale tjenester mv § 6-1 fjerde ledd, jf § 6-1 første ledd, og §§ 2-1 og 4-1
• Nødvendige tiltak ved utskriving fra institusjon: Lovhjemmel: Lov om sosiale tjenester mv § 6-1 fjerde ledd, jf § 6-1 første ledd, og §§ 2-1 og 4-1.

Det ble gitt 2 avvik og 2 merknader ved tilsynet.

Dato: 3. november 2004

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Østre Toten kommune i perioden 7. september 2004. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år. Melding om tilsynet ble sendt 25. juni. Sluttmøte ble holdt 7. september.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Østre Toten kommune hadde 14.649 innbyggere pr. 01.01.2003 (kilde SSB). Kommunen har ny organisering gjeldende fra 1.august 2004, med rådmann og 4 kommunalsjefer – 1 for samfunn, 2 for resultatenhetene og 1 for støtte. I tillegg er det 1 leder for hver av i alt 13 resultatenheter: barnehage, brann, helse, kultur, 4 pleie- og omsorgsdistrikt, sykehjemmet, skole/barnevern, sosial, teknisk drift og voksenopplæring. Nåværende helsesjef var fram til 01.09.2004 pleie- og omsorgsleder. Delegasjonsreglementet er under revurdering.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige driften og andre forhold av betydning:

• Ruspolitisk handlingsplan for perioden 2004-2008
• Organisasjonskart for sosialtjenesten d. 01.03.1999, notat vedr. organiseringen og nytt organisasjonskart, gjeldende fra 01.09.2004
• Arbeidsbeskrivelse for ruskoordinator (stillingen ikke besatt)
• 5 enkeltvedtak oversendt fra sosialtjenesten (4 brukere med vedtak om plass i institusjon, støttekontakt og hjelp til bolig (depositum og flyttehjelp))
• 7 enkeltvedtak oversendt fra pleie- og omsorgstjenesten (5 brukere med vedtak om støttekontakt, hjemmehjelp, hjemmesykepleie og TT-kort)
• Lagt fram på dagen for tilsynet:
• Lederavtale mellom leder av resultatenhet helse og rådmannen v/aktuell kommunalsjef

Ettersendt 17. september og 24. september 2004:

• Retningslinjer mv for tildeling av støttekontakt
• Brev og dokumenter vedr delegering av myndighet etter lov om sosiale tjenester
• Lederavtaler for pleie og omsorgssjefene i Skreia og Lena distrikt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• brev fra fylkesmannen d. 29.06.2004 vedr dato for tilsynet
• oversendelse av dokumentasjon fra sosialtjenesten, mottatt 09.07.2004
• brev til kommunen d. 28.07.2004 vedr endring av dato for tilsynet
• brev til kommunen d. 20.08.2004 med dagsplan mv for tilsynet
• oversendelse av dokumentasjon fra pleie- og omsorgsavdelingen, mottatt 25.08.2004

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25. juni 2004.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 7. september 2004. Under møtet ble det gitt informasjon om revisjonens hensikt og omfang, praktiske gjennomføring, hvordan resultatene ville bli presentert i sluttmøtet, i skriftlig rapport og videre oppfølging.

Intervjuer: 8 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner: Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av 4 mapper tilknyttet vedtak oversendt fra sosialtjenesten
• gjennomgang av 5 mapper tilknyttet vedtak oversendt fra pleie- og omsorgstjenesten
• mapper tilhørende 7 øvrige brukere av sosialtjenesten – herunder 2 som også fikk tjenester fra pleie- og omsorgstjenesten
• gjennomgang av journaldelen i sosialtjenestens dataprogram for 4 brukere

Sluttmøte ble avholdt 7. september 2004

Område 1: Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere

Myndighetskrav:

• ”At kommunen sikrer rusmiddelmisbrukere opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer”

Merknad 1:
Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder å gi den enkelte rusmiddelmisbruker opplysning, råd og veiledning om det samlede tilbudet kommunen har

Kommentar: Veiledningsplikten gjelder alle rusmiddelmisbrukere, også de som ikke søker om behandling. Veiledningsplikten etter § 4-1 går utover den generelle informasjonsplikten, og skal innrettes mot den enkelte rusmiddelmisbrukeren og han/hennes behov.

Hvis ikke sosialtjenesten kan gi informasjon selv, må de sørge for at andre gjør det.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• sosialtjenesten har et viktig ansvar for å gi informasjonen, men har iht tilsendte vedtak telefontid bare 4 timer pr uke
• det blir opplyst i flere intervju at pleie- og omsorgstjenesten i liten grad forbindes med tilbud til brukergruppa, og at informasjon fra denne tjenesten blir lite etterspurt av rusmiddelmisbrukere

i sosialtjenestens vedtak etter § 4-2 og § 6-1 blir det gitt generell informasjon om økonomisk sosialhjelp etter kapittel 5, men ikke om kommunens tjenester etter kapittel 4 og kapittel 6

Myndighetskrav:

• ”At kommunen sikrer at sosiale tjenester, herunder praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i omsorgsinstitusjon, er innrettet slik at tjenestene representerer et reelt og tilgjengelig tilbud til rusmiddelmisbrukere”

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke at den enkelte rusmiddelmisbruker får et helhetlig hjelpetilbud, i form av støttekontakt, hjemmetjenester eller plass i omsorgsinstitusjon

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf § 4-2 bokstav a, c og d

Kommentarer: Den som fyller vilkårene etter § 4-3, har rett på tjenester etter § 4-2, uavhengig av årsaken til hjelpebehovet. Hjelp kan ikke avslås eller utsettes på grunn av begrensninger for eksempel i form av kunnskap om brukergruppa, eller fordi det er vanskelig å tilrettelegge tilbudene.

Rusmiddelmisbrukere er ei gruppe der evnen til å dra omsorg for seg selv og avhengighet av hjelp varierer. Skal tjenestene være tilgjengelige, forutsetter det internt samarbeid i kommunen. Ellers står en i fare for at tjenester tildeles med utgangspunkt i det tilbudet de enkelte deltjenestene har, men uten at kommunen sikrer dekning av hjelpebehovet.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• mappegjennomgangen viser eksempler på store omsorgs- og tilsynsbehov, men uten at det framgår at hjelpetiltak har blitt satt inn
• det blir opplyst i flere intervju at kommunen pr i dag ikke kan dekke behov for heldøgns omsorgstjeneste for alle grupper av rusmiddelmisbrukere
• det blir opplyst i flere intervju at det er vanskelig å skaffe støttekontakter, men det framkommer verken i intervju eller ved mappegjennomgang at alternative hjelpetiltak har blitt vurdert eller satt inn
• det opplyses i flere intervju at det ikke er rutiner som sikrer at det blir foretatt en samlet vurdering av hjelpebehovet til rusmiddelmisbrukere
• det framgår av mappegjennomgang at henvisning blir sendt mellom ulike avdelinger, men ikke at det samlede tilbudet blir vurdert ved tjenestetildelingen

Myndighetskrav:

• ”At kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere som søker sosiale tjenester hjemlet i § 4-2 får tildelt tjenester i samsvar med sosialtjenestelovens bestemmelser om enkeltvedtak”

Avvik 2:
Kommunen hadde ikke en klar fordeling av myndighet vedrørende tildeling av tjenester etter § 4-2 da vedtakene ble fattet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 2-1, jf. forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten § 4 bokstav a

Kommentar: I henhold til forskrift om internkontroll skal det gå klart fram hvordan ansvar, oppgaver og myndighet i virksomheten er fordelt. Selv om loven i seg selv ikke stiller krav til skriftlighet, må kommunen sikre seg at det er ikke er uklarheter i organisasjonen om hvordan ansvar, oppgaver og myndigheten er fordelt.

Avviket bygger på følgende observasjoner:

• tilsendte opplysninger om at helse- og sosialsjefen har delegert myndigheten etter kapittel 4 både til leder av sosialtjenesten og til leder av pleie- og omsorgstjenesten
• tilsendte opplysninger om at kommunestyret har delegert myndighet til å fatte vedtak etter § 4-2 c til kultursjefen, sosialleder, distriktslederne og ledende psykiatrisk sykepleier, men uten at det var kjent i organisasjonen hvordan dette skulle praktiseres.

Myndighetskrav: ¨

• ”At kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere med behov for bolig tilbys et midlertidig husvære som oppfyller minimumskrav til forsvarlig standard og kvalitet”

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 2: Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering.

Myndighetskrav:

• ”At kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere som er under behandling følges opp ved at det gjennomføres samtaler, og om nødvendig hjemmebesøk”

Merknad 2:
Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder å gi rusmiddelmisbrukere under behandling en samordnet oppfølging av kommunale tjenester.

Kommentar: Plikten til oppfølging gjelder både personer under poliklinisk behandling og personer som er under behandling i institusjon. Kommunen har en selvstendig plikt til å følge opp. Oppfølgingen skal sikre samhandling mellom kommunen og spesialisthelsetjenesten, men også samhandling mellom ulike deler av hjelpeapparatet innad i kommunen.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• opplysninger i mappe om deltagere i ansvarsgrupper
• opplysninger i flere intervju om at ansvaret for oppfølging ligger hos den enkelte saksbehandler, men uten at det foreligger noen felles rutiner, eller at de enkelte saksbehandlerne vet hva andre gjør
• opplysninger i intervju om at kommunen pr i dag har liten kapasitet til å utarbeide individuelle planer
• opplysninger i intervju om mangelfull informasjon innad i kommunen om oppfølgingen i enkeltsaker

Myndighetskrav:

• ”At kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere følges opp under institusjonsopphold og at det legges til rette nødvendige tiltak ved avslutning av oppholdet”

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
rådgiver Kari Skjønsberg (revisjonsleder)
seniorrådgiver Toril I. Jevne (revisor)
førstekonsulent Tone Huuse Svesengen (revisor)