INNHOLD

Sammendrag
1. Innlending
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Opplysning, råd og veiledning
• Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon
• Midlertidig husvære
• Oppfølging i behandlingsopplegg
• Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold

Tilsynet avdekket 4 avvik og 1 merknad

Dato: 06.10.2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Lebesby kommune 21. og 22. september. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Kommunen har en administrativ organisering som består av rådmannen med 4 etater ledet av etatsjef under seg. Rådmannen og etatsjefene utgjør ledergruppen. Det er også opprettet politiske komiteer for de forskjellige etatene. På bakgrunn av budsjettmessige overskridelser ønsket kommunestyret en sterkere politisk styring over deler av sosialsektoren, og opprettet i 2003 et eget klient og barnevernutvalg. Samtidig ble vedtaksfullmakten som var gitt til sosialadministrasjonen trukket tilbake. Under tilsynet ble vi gjort oppmerksom på at deler av delegasjonen var tilbakeført administrasjonen, men at myndighetsgrensene fremdeles var uklare for sosialadministrasjonen.

Kommunen har den senere tiden hatt en vanskelig bemanningssituasjon på sosial og omsorgssektoren, men disse problemene ser nå etter hvert ut til å løse seg. Til tross for dette viser ansatte stor entusiasme og faglighet i arbeidet. Kommunen har laget en ruspolitisk handlingsplan som inneholder ruspolitiske retningslinjer og et forebyggende handlingsprogram. For å gjennomføre intensjonene i planen er det ansatt en samarbeidsinnovatør som også får i oppgave å se på det tverrfaglige samarbeidet på disse områdene.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kart over administrativ og politisk organisering
• Delegasjonsreglement
• Tertialrapport 2/03 med bl. a. opprettelse av klient- og barnevernsutvalg
• 2 dokumenter om standardisering av sosialhjelpssatser
• Alkohol –og ruspolitisk handlingsplan for 2002 – 2005
• Organisasjonskart vedr. forebyggende prosjektarbeid
• Stillingsbeskrivelse for samarbeidsinnovatør
• 2 rutinebeskrivelser for kommunelege vedr. tiltak for rusmiddelmisbrukere
• 2 vedtak vedr. plass i institusjon

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 12.07.2004
• Brev fra kommunen av 17.september vedlagt dokumenter
• Telefonisk kontakt flere ganger med ulike personer i kommunen med bl. a. avklaring av hvem som skulle intervjues.

På grunn av sent innkommet dokumentasjon og avklaringer med kommunen, ble tidsplan for tilsynet sendt først dagen før tilsynbesøket.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.07 2004

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 21. 09. 2004

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført: Gjennomgang av 5 klientmapper hvorav 3 gjaldt hjemmetjenester og 2 personer i institusjon

Sluttmøte ble avholdt 22.09.2004

Område 1: Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere.

A.     Opplysning, råd og veiledning

Myndighetskrav: Kommunen skal sikre rusmiddelmisbrukere opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer.

Myndighetskravet følger av lov om sosiale tjenester §§ 2-1 første og annet ledd, jf 6-1, jf 4-1.

Revisjonen omfattet organiseringen, tilgjengeligheten og innretningen av opplysningsvirksomheten, rådgivningen og veiledningen, og ikke kvaliteten på innholdet.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for avvik

Avvik 1.
Lebesby kommune kan ikke redegjøre i tilstrekkelig grad for hvor ansvaret for disse tjenestene er plassert og for hvordan de utføres.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 2-1 første og annet ledd, jf 6-1, jf 4-1.

Avviket er basert på intervjuer.

Kommentarer:

Plikten handler om opplysning, råd og veiledning til rusmiddelmisbrukere som trenger hjelpetiltak og behandling etter sosialtjenesteloven. Rusmiddelmisbrukere henvender seg til flere hjelpeinstanser i kommunen og de fleste av dem som var intervjuet mente det ut i fra dette var tilfeldig hvilken instans som ga slike tjenester. Det var heller ikke en klar oppfatning blant dem som var intervjuet om hvor ansvaret for tjenestene var plassert og hvordan de ble utført.

B.     Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak.

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at sosiale tjenester, herunder praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i omsorgsinstitusjon er innrettet slik at tjenestene representerer et reelt og tilgjengelig tilbud til rusmiddelmisbrukere.

Myndighetskravet følger av §§ 2-1 første og annet ledd, jf 6-1, jf 4-2 a, c og d.

Tjenester som rettet seg mot rusmiddelmisbrukeres familie, som avlastning etter 4-2 b, omsorgslønn etter 4-2 e og tjenester til familien etter 6-1 første ledd siste setning ikke var omfattet av tilsynet.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for merknad på dette området.

Merknad 1.
Kommunen mangler en overordnet forståelse av lovkravene og har ikke i nødvendig grad sikret en styrt koordinering av tjenestene. Dette medfører at tjenestene ikke i tilstrekkelig grad er gjort tilgjengelig for rusmiddelmisbrukerne.

Merknaden er basert på intervjuer og dokumentinnsyn.

C.     Rettssikringen av tilgangen til støttetiltak.

Myndighetskravet følger av §§ 2-1 første og annet ledd, jf 6-1, jf 4-2 a, c og d, § 4-3, jf 8-1.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for avvik

Avvik 2.
Kommunen sikrer ikke at rusmiddelmisbrukere som søker om tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester får tildelt tjenester i samsvar med lovens bestemmelser.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 2-1 første og annet ledd, jf.6-1,jf 4-2a og c, § 4-3,jf 8-1

Avviket er basert på intervjuer og gjennomgang av klientmapper.

Kommentarer:

Kommunen kan ikke godtgjøre at søknaden blir identifisert, nedtegnet, vurdert, behandlet og avgjort i henhold til sosialtjenestelovens § 8-1.

Sosialtjenesteloven § 6-1, og kap 4 fremstiller hvilke tjenester rusmiddelmisbrukere kan ha behov for . Ved gjennomgang av klientmapper framkommer det at det gis tjenester til rusmiddelmisbrukere uten at dette er i samsvar med vedtak for tjenesten. I noen saker er det ikke fattet enkeltvedtak i forhold til tjenestene, og der det er fattet vedtak er det ved vedtaksdatos slutt ikke fulgt opp med nye vedtak selv om det fremdeles gis tjenester. I flere saker om tildeling av støttekontakt er det ikke fattet vedtak kun en kontrakt. Det er positivt at kommunen gir tjenester i form av hjemmetjenester og støttekontakter, men kommunen må sikre at lovens vurderingstema framkommer i vedtaksform og er i samsvar med lovens bestemmelser. Dette gir også en mer reell mulighet til å kunne klage på vedtaket.

D. Midlertidig husvære med kvalitetskrav.

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere med behov for bolig tilbys et midlertidig husvære som oppfyller minimumskrav til forsvarlig standard og kvalitet.

Myndighetskravet følger av §§ 2-1 første og annet ledd, jf 4-5.

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknader.

Område 2: Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering.

A: Oppfølging i behandlingsopplegg

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere som er under behandling følges opp ved at det gjennomføres samtaler, om nødvendig ved hjemmebesøk.

Myndighetskravet følger av lov om sosiale tjenester §2-1 første og annet ledd og § 6-1 fjerde ledd, jf første ledd jf 4-1

Dette myndighetskravet omfatter kommunens oppfølging under behandling både i og utenfor institusjon. Revisjonen har ikke omfattet innholdet i behandlingen, kun hvordan kommunen har sikret oppgaven med å følge opp slik behandling.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for avvik.

Avvik 3.
Kommunen sikrer ikke systematisk oppfølging av rusmiddelmisbrukere under behandling.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens § 2-1 første og annet ledd og § 6-1 fjerde ledd jf første ledd, jf 4-1

Avviket er basert på intervju og ved gjennomgang av saksmapper.

Kommentarer:

Kommunen har ikke noe system eller rutiner for hvordan rusmiddelmisbrukere under behandling følges opp. Det opplyses under intervju om sporadisk kontakt i enkelte tilfeller under institusjonsopphold, men kommunen har ikke hatt et bevisst forhold til å systematisere kontakten eller ansvarliggjøre hjelpeinstanser i kommunen .

B. Nødvendige tiltak ved avslutningen av et institusjonsopphold.

Myndighetskrav: Kommunen sikrer at rusmiddelmisbrukere følges opp under institusjonsopphold og det legges til rette for nødvendige tiltak ved avslutningen av et institusjonsopphold.

Myndighetskravet følger av § 2-1 første og annet ledd og § 6-1 fjerde ledd, jf første ledd jf 4-1

Det ble gjort funn som ga grunnlag for avvik.

Avvik 4.
Kommunen sikrer ikke i tilstrekkelig grad at rusmiddelmisbrukere følges opp og at det legges til rette for nødvendige tiltak ved avslutningen av et institusjonsopphold.

Avviket følger av :

• Sosialtjenesteloven § 2-1 første og annet ledd og § 6-1 fjerde ledd, jf første ledd, jf 4-1

Avviket er basert på intervju og gjennomgang av klientmapper.

Kommentarer:

Kommunen har ikke noe system eller rutiner for hvordan rusmiddelmisbrukere følges opp etter avsluttet institusjonsopphold. Det opplyses at det er tilfeldig hvilken oppfølging rusmiddelmisbrukeren får ut i fra hvilken instans vedkommende kommer i kontakt med.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Seksjonsleder Liv Tove Elvenes (revisjonsleder)
Rådgiver Linda Kråkenes (revisor)
Førstekonsulent Tyra V. Mannsverk (revisor)