INNHOLD

Sammendrag
1. Innlending
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
7. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1. Sosiale tjenester, – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt, avlastning og omsorgslønn. (Lov om sosiale tjenester §§ 4-2 a, b, c, d og e, 4-3, jf §§ 2-1 og 8-1)

2. Individuell plan (Lov om sosiale tjenester § 4-3a)

3. Saksbehandlingsregler (Lov om sosiale tjenester § 8-1 og forvaltningslovens bestemmelser)

4. Internkontrollsystem (Lov om sosiale tjenester § 2-1 annet ledd og internkontrollforskriften)

Ved tilsynet ble det konstatert 3 avvik og det ble gitt 2 merknader.

Dato: 22.11.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Omsorgstjenesten i Gol kommune i perioden 07.10.04. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Omsorgsavdelinga er organisert med en avdelingsleder, som er direkte underlagt rådmannen. Videre blir Omsorgsavdelinga inndelt i tre områder, sone aust, sone vest og område for psykisk utviklingshemmede (arbeidssenter og boliger for psykisk utviklingshemmede).

Områdene har hver sin fagkonsulent. Fagkonsulentene i sone aust og sone vest har ansvar for daglig drift, fag og oppfølging av pasienter, ikke formelt lederansvar. Sone aust og vest har i tillegg ass.avd.leder med ansvar for fag og personal. Fagkonsulent for psykisk utviklingshemmede har ansvar for fag og personale og er personalets nærmeste leder.

Stillingen som konsulent for funksjonshemma skal overflyttes fra sosialavdelingen til omsorgsavdelinga, stillingen er foreløpig ikke overflyttet til omsorgsavdelinga.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning oversendt Fylkesmannen i Buskerud ved kommunens ekspedisjon 01.09.04:

• Oversikt over ansatte i Omsorgstjenesta.
• Organisasjonskart.
• Delegasjonsreglement for av Gol kommune
• Oversikt over rådmannens fullmakter til tjenestestedet
• Enkeltvedtak
• Opplæringsplan for omsorgsavdelinga for 2002
• Retningslinjer for tildeling av omsorgslønn, samt satser for omsorgslønn
• Målsetning for omsorgsavdelinga
• Opplæringsplan for 2002.

Dokumentasjon som Gol kommune ble bedt om å fremlegge under tilsynet 07.10.04:

• Klientmappen tilhørende 4 klienter som bor i omsorgsboliger med heldøgns omsorgstjenester.
• Opplæringsplan.
• Internkontrollsystem.
• Vedtaksmaler.
• Kvalitetshåndbok.
• Opplæringsplan for 2003.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Fylkesmannen i Buskeruds varsel om tilsyn 23.07.04
• Gol kommunes oversendelse av etterspurt dokumentasjon 01.09.04.
• Fylkesmannen i Buskeruds brev 15.09.04 med bl.a. program for tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: ble sendt kommunen v/rådmannen 22.07.04.

Formøte: ble ikke gjennomført ved dette tilsynet.

Åpningsmøte: åpningsmøte ble avholdt 07.10.04. Under dette møtet ble det gitt informasjon om revisjonens hensikt og omfang, den praktiske gjennomføringen av tilsynet, hvordan resultatene ville bli presentert i sluttmøtet og den skriftlige rapporten og videre oppfølging.

Intervjuer: Syv personer ble intervjuet.

Verifikasjoner: Gjennomgang av dokumentasjon som ble fremlagt under tilsynsbesøket, herunder klientmapper og stikkprøver på vedtak.

Sluttmøte: ble avholdt 07.10.04. Det ble gitt en oppsummering av tilsynet og resultatet av tilsynet ble presentert.

Avvik defineres som forhold som er i strid med myndighetenes krav i lov og forskrifter. Forhold som er beskrevet under "Avvik" skal utbedres.

Område 1:

Avvik 1
Gol kommune avslår søknader om sommeravlastning, begrunnet i personalmangel, økonomi og bolig.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens § 4-3 jf § 4-2 b.

Kommentarer:

Etter sosialtjenesteloven § 4-2 b skal de sosiale tjenester omfatte avlastningstiltak for personer og familier som har et særlig tyngende omsorgsarbeid.

Formålet med avlastning er å gi nødvendig og regelmessig ferie og fritid, mulighet til å opprettholde gode familierelasjoner og bevare sosiale nettverk, samt hindre utmatting. Avlastning kan organiseres på ulike måter, men det er en forutsetning at søker tas med i planleggingen og utformingen av avlastningstilbudet.

Etter sosialtjenestelovens § 4-3 vil søker ha rettskrav på tjenester etter § 4-2 b dersom vilkårene i bestemmelsen er oppfylt. Dette innebærer at kommunens økonomiske situasjon, personell situasjon ikke gir grunnlag for verken avslag eller utsatt vurdering.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom av oversendte vedtak at foreldre som har søkt om sommeravlastning hadde fått avslag på sine søknader begrunnet i kommunens økonomiske situasjon, personell situasjon og mangel på boliger.

Avvik 2
De ansatte i omsorgsavdelinga er ikke kjent med innholdet i virksomhetens internkontrollsystem.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 2-1 annet ledd og Forskrift av 20 des. 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

Kommentarer:

I henhold til internkontrollforskriftens § 4 annet ledd bokstav c skal de ansvarlige for virksomheten sørge for at arbeidstaker har tilstrekkelig kunnskap om virksomhetens internkontroll.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuer at de ansatte ikke var kjent med innholdet i den internkontroll som gjelder for virksomheten. Videre fremkom det under intervjuene at internkontrollsystemet er lite tilgjengelig/tilpasset de ansattes behov.
• Det fremkom også under intervjuene at ledelsen i liten grad har lykkes med implementeringen av internkontrollsystemet overfor de ansatte.

Avvik 3
Gol kommune gir ikke nødvendig opplæring til sosialtjenestens personell.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4 bokstav c

Kommentarer:

Kommunen har ansvar for nødvendig opplæring av sosialtjenesten sitt personell, jfr sosialtjenesteloven § 2-3. Etter internkontrollforskriften skal de ansvarlige for virksomheten sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet. Dette innebærer at kommunen må ta stilling til hva som er nødvendig opplæring og iverksette opplæringstiltak i henhold til behov. Grunnlaget for dette vil være å skaffe oversikt over den faktiske kompetanse og definere sosialtjenesten sitt kompetansebehov. Opplæring skal sikre nødvendig kunnskap for forsvarlig tjenesteytelse

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuer at flere av de ansatte ikke hadde fått nødvendig opplæring i forbindelse med ansettelsen. Videre fremkom det under intervjuer at det ikke var gitt nødvendig opplæring i bruk av saksbehandlersystemet. Det fremkom også under intervjuer at avdelingsleder var lite kjent med tjenesteområdet. Det fremkom også under intervjuer at ledelsen i liten grad sørger for nødvendig veiledning til de ansatte.

Merknad defineres som forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndigheten mener det er nødvendig å påpeke. Forhold som er beskrevet under "Merknader" bør utbedres.

Merknad 1
Gol kommune sender ikke varsel til brukerne i forbindelse med at tjenestetilbudet endres.

Kommentar:

Det fremkom under intervjuer at det ikke sendes varsel til brukerne i forbindelse med at tjenestetilbudet endres.

Det er ikke fremlagt dokumentasjon som viser at det er rutiner eller praksis som sikrer slikt varsel.

Gransking av mapper viser at det er uklart hvorvidt kommunen har endret tjenestetilbudet slik at forhåndsvarsel skulle vært sendt.

Gransking av mapper viser at ønske om videreføring av tjenesten oppfattes som ny søknad.

Merknad 2
Det fremgår ikke av alle vedtak at vilkårbestemmelsen i § 4-3 er vurdert.

Kommentar:

Det fremkom både under intervjuer og ved gjennomgang av vedtak at det ved vurderingen av saken ikke blir vist til § 4-3 i sosialtjenesteloven.

Det ble opplyst under intervjuene at saksbehandlerprogrammet forutsetter at slik hjemmelshenvisning foretas, men dette er likevel ikke gjennomført i samtlige vedtak som er fremlagt.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Rådgiver Tom Tvenge (revisjonsleder), førstekonsulent Hanne Damsgaard (revisor) og rådgiver Anne-Lene E. Arnesen (revisor).