INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Avvik
6. Merknader
7. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1. Sosiale tjenester, – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt, avlastning og omsorgslønn. (Lov om sosiale tjenester §§ 4-2 a, b, c, d og e, 4-3, jf §§ 2-1 og 8-1)

2. Individuell plan (Lov om sosiale tjenester § 4-3a)

3. Saksbehandlingsregler (Lov om sosiale tjenester § 8-1 og forvaltningslovens bestemmelser)

4. Internkontrollsystem (Lov om sosiale tjenester § 2-1 annet ledd og internkontrollforskriften)

Ved tilsynet ble det konstatert 4 avvik og det ble gitt 2 merknader.

Dato: 06. oktober 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nore og Uvdal kommune, virksomheten Pleie, rehabilitering og omsorg 6. oktober 2004. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Nore og Uvdal kommune er organisert i ulike tjenestesteder relatert til de brukerrettede tjenestene. Dette er en to-nivå modell, som ledes av rådmann og rådmannsteamet bestående av rådmannen og 1 kommunalsjef/assisterende rådmann. Pleie, rehabilitering, og omsorg ledes av en fagsjef og er inndelt i to enheter for hjemmebaserte tjenester og to enheter for institusjonstjenester med hver sine enhetsledere.

Det ble under tilsynsbesøket opplyst at støttekontaktordningen administreres av Virksomheten Helse, sosial og barnevern

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning oversendt Fylkesmannen i Buskerud ved kommunens ekspedisjon 01.09.04:

• Oversikt over ansatte i sosialtjenesten.
• Organisasjonskart.
• Delegasjonsreglement vedtatt av Nore og Uvdal kommunestyre 24.04.95
• Oversikt over rådmannens fullmakter til tjenestestedet Sosial- og barnevern
• Enkeltvedtak
• Opplæringsplan for fagavdelingen PRO for 2003/2004
• Retningslinjer for tildeling av omsorgslønn og avlastning
• Målsetning for PRO

Dokumentasjon som Nore og Uvdal kommune ble bedt om å fremlegge under tilsynet 06.10.04:

• Klientmappen tilhørende 4 klienter som bor i omsorgsboliger med heldøgns omsorgstjenester.
• Opplæringsplan
• Internkontrollsystem
• Vedtaksmaler
• Kvalitetshåndbok

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Fylkesmannen i Buskeruds varsel om tilsyn 22.07.04
• Nore og Uvdal kommunes oversendelse av etterspurt dokumentasjon 01.09.04.
• Fylkesmannen i Buskeruds brev 14.09.04 med bl.a. program for tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: ble sendt kommunen v/rådmannen 22.07.04.

Formøte: ble ikke gjennomført ved dette tilsynet.

Åpningsmøte: åpningsmøte ble avholdt 06.10.04. Under dette møtet ble det gitt informasjon om revisjonens hensikt og omfang, den praktiske gjennomføringen av tilsynet, hvordan resultatene ville bli presentert i sluttmøtet og den skriftlige rapporten og videre oppfølging.

Intervjuer: Syv personer ble intervjuet.

Verifikasjoner: Gjennomgang av dokumentasjon som ble fremlagt under tilsynsbesøket, herunder klientmapper og stikkprøver på vedtak.

Sluttmøte: ble avholdt 06.10.04. Det ble gitt en oppsummering av tilsynet og resultatet av tilsynet ble presentert.

Avvik defineres som forhold som er i strid med myndighetenes krav i lov og forskrifter. Forhold som er beskrevet under "Avvik" skal utbedres.

Avvik 1
I Nore og Uvdal kommune er det uenighet blant virksomhetene om hvem som skal treffe vedtak om tildeling av støttekontakt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens § 2-1 og forskrift av 20.12.02 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 bokstav a.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 2-1, annet ledd skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Internkontroll innebærer bl.a at det klart skal fremgå hvordan myndighet til å treffe avgjørelser er fordelt i kommunen.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuer at myndighet til å fatte vedtak om støttekontakt etter sosialtjenestelovens § 4-2 c er plassert hos virksomheten Helse, sosial og barnevern i kommunen.
• Dokumentgransking viser at virksomheten Helse, Sosial, og Barnevern mener at ansvaret for å fatte vedtak om støttekontakt er plassert i PRO avdelingen.

Avvik 2
Nore og Uvdal kommune gir avslag på søknad om støttekontakt begrunnet i kommunens økonomi.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens § 4-3 jfr § 4-2 c.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 4-3 vil søker ha rettskrav på tjenester etter § 4-2 c dersom vilkårene i bestemmelsen er oppfylt. Dette innebærer at kommunens økonomiske situasjon ikke gir grunnlag for verken avslag eller utsatt vurdering.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuer at det ikke innvilges støttekontakt når budsjettet for dette formål er oppbrukt.
• Dokumentgransking avdekker at behov for støttekontakt ikke vurderes eller innvilges på grunn av manglende midler til dette på søknadstidspunktet.

Avvik 3
Nore og Uvdal kommune sender forhåndsvarsel uten at det er vurdert om tjenestetilbudet skal endres. Det er heller ikke gitt frist for uttalelse eller gitt informasjon om betydningen av at det er sendt forhåndsvarsel.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningslovens § 16, jf sosialtjenestelovens § 8-1.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 8-1 annet ledd skal tildeling av sosiale tjenester regnes som enkeltvedtak, og forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak vil komme til anvendelse fullt ut. I kravet til forhåndsvarsling, jf fvl § 16 ligger det implisitt at kommunen ikke skal sende forhåndsvarsel før det er vurdert hvorvidt tjenestemottaker kan påregne en reduksjon i tjenestetilbudet. Dersom kommunen mener det foreligger en slik risiko på det tidspunktet varselet sendes ut, må det settes en konkret frist for uttalelse slik at brukeren får anledning til å ivareta sine interesser i saken på en reell måte.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Dokumentgransking viser at det ikke er gitt informasjon om hva det innebærer at sosialtjenesten har sendt forhåndsvarsel etter forvaltningslovens § 16.
• Det fremkom under intervjuer at det ikke ble gitt informasjon om betydningen av forhåndsvarselet.
• Det fremkom under intervjuene at det blir sendt forhåndsvarsel på et trinn i saksbehandlingen der det ikke er tatt stilling til om det i det hele tatt vil bli noen endring i vedtaket.

Avvik 4
Nore og Uvdal kommune sender melding om vedtak til søker som mangler begrunnelse.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningslovens § 24, jf sosialtjenestelovens § 8-1.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 8-1 annet ledd skal tildeling av sosiale tjenester regnes som enkeltvedtak, og forvaltningslovens bestemmelser om enkeltvedtak vil komme til anvendelse fullt ut. Det fremgår av forvaltningslovens § 24 at begrunnelsen for vedtaket skal gis samtidig som vedtaket treffes. Dersom kommunen opererer med både vedtak og melding om vedtak, må begge dokumentene oversendes søker slik at vedkommende får begrunnelsen for den avgjørelse som er tatt.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom både under intervjuer og ved gjennomgang av vedtak at det i meldingen om vedtak som blir sendt klienten ikke er gitt noen form for begrunnelse for vedtaket selv om tilfredsstillende begrunnelse er utarbeidet og oppbevares i klientmappen.

Merknad defineres som forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndigheten mener det er nødvendig å påpeke. Forhold som er beskrevet under "Merknader" bør utbedres.

Merknad 1
Det fremgår ikke av alle vedtak som ble fremlagt at vilkårsbestemmelsen i sosialtjenestelovens § 4-3 er vurdert selv om det i vedtaksmalene fremgår at dette skal gjøres.

Kommentar:

Det følger av sosialtjenestelovens § 4-3 at personer som fyller vilkårene i denne bestemmelsen har krav på tjenester etter § 4-2 bokstav a-d. Dette innebærer at sosialtjenesten må vurdere om vilkårene i § 4-3 er oppfylt før det tas stilling til hvilke konkrete tjenester som innvilges. Denne vurderingen må derfor fremgå av vedtaket og hjemmelshenvisningen må være fullstendig og korrekt, jf forvaltningslovens § 25. Når fylkesmannen har funnet å definere dette funnet som merknad, har dette sammenheng med at det bare i enkelte av de fremlagte vedtakene manglet fullstendig hjemmelshenvisning. Videre var det i fremlagte nye vedtaksmalen henvist til korrekt hjemmelsgrunnlag.

Merknad 2
De ansatte i PRO avdelingen er i liten grad kjent med innholdet i virksomhetens internkontrollsystem.

Kommentar:

Det følger av sosialtjenestelovens § 2-1 annet ledd at kommunen skal føre internkontroll for å sikre at virksomheter og tjenester etter kapittel 4 er i samsvar med lov og forskrift. Videre fremgår det av internkontrollforskriftens § 4 annet ledd bokstav c at de ansvarlige for virksomheten skal sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap om virksomhetens internkontroll. Fylkesmannen fant at de ansatte i liten grad var kjent med innholdet i internkontrollsystemet.

Det kan synes som om internkontrollsystemet er lite tilgjengelig/tilpasset de ansattes behov, og at ledelsen i liten grad har lykkes med implementeringen av internkontrollsystemet overfor de ansatte.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Rådgiver Tom Tvenge (revisjonsleder), førstekonsulent Hanne Damsgaard (revisor) og rådgiver Anne-Lene E. Arnesen (revisor).