INNHOLD

Sammendrag
1 Innledning
2 Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3 Dokumentunderlag
4 Gjennomføring
5 Reviderte områder og funn
6 Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Område 1:

Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere

A. Opplysning, råd og veiledning

B. Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak (praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon)

C. Rettssikring av tilgangen til støttetiltak (praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon)

D. Midlertidig husvære

Område 2:

Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering

A. Oppfølging i behandlingsopplegg

B. Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold

Revisjonen avdekket 3 avvik. Disse er omhandlet i kapittel 5 i rapporten.

Avvikene er følgende:

• Kommunen kan ikke godtgjøre hvor ansvar for tildeling av tjenester til rusmiddelmisbrukere etter sotjl. § 4-2 a) og c) er plassert.
• Kommunen kan ikke godtgjøre at tjenestene etter sotjl. kap. 4 overfor rusmiddelmisbrukere er samordnet.
• Kommunen kan ikke godtgjøre at den har et system som sikrer nødvendige tiltak ved utskriving fra institusjon for rusmiddelmisbrukere.

Dato: 08.12.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Notodden kommune i perioden 24.06.04 – 30.09.04. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Ifølge organisasjonskart av 30.07.04, er kommunen organisert i en tre-nivå modell. Det er tre seksjoner underordnet Rådmannen. Disse er: seksjon for teknisk, seksjon for kultur og oppvekst, og seksjon for helse, omsorg og sosial. Seksjon for helse, omsorg og sosial er videre inndelt i 16 virksomheter, hvorav den ene omfatter psykisk helsevern og sosiale tjenester. Det er for tiden ingen leder av virksomhet for psykisk helsevern og sosiale tjenester på grunn av lang tids sykemelding.

All saksbehandling knyttet til enkeltvedtak på tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelsetjenesteloven er tillagt et tildelingskontor.

Rådmannen har sagt opp sin stilling. Konstituert Rådmann deltok på tilsynet.

Tilsynet hadde satt frist for oversendelse av dokumenter til 16.07.04, men mottok disse først 17.09.04. Etterspurte vedtak fra tildelingskontoret ble levert på tilsynsdagen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart, oppdatert 30.07.04.
• Funksjonsbeskrivelser – seksjonsleder og virksomhetsleder pr. 10.01.03.
• Rusmiddelpolitisk plan.
• Administrativt delegasjonsreglement av 20.05.03.
• Organisering av overordnet administrativ ledelse – kommunestyrets vedtak av 08.01.04, med vedlegg.
• Delegasjonsreglement for Notodden kommune, vedtatt 27.03.03.
• Rutinehåndbok, avdeling for sosiale tjenester.
• Oversikt over antall personer i rusinstitusjoner og på legemiddelassistert rehabilitering.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen, datert 24.06.04.
• Brev fra Notodden kommunen med etterspurt dokumentasjon, datert 14.09.04.
• Brev fra Fylkesmannen med program for gjennomføring av tilsynet, datert 24.09.04.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.06.04.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 30.09.04.

Intervjuer ble foretatt av 5 personer.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 7 enkeltvedtak på tjenester etter sotjl. kap. 4 ble utlevert og gjennomgått.

• 5 enkeltvedtak fattet etter sotjl. § 6-1, som omhandlet sotjl. § 4-2 d) ble gjennomgått..

Sluttmøte ble avholdt 30.09.04.

Område 1. Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere

A: Opplysning, råd og veiledning

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

B: Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak

Det ble gjort funn som ga grunnlag for to avvik:

Avvik 1
Kommunen kan ikke godtgjøre hvor ansvar for tildeling av tjenester til rusmiddelmisbrukere etter sotjl. § 4-2 a) og c) er plassert.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 2-1, første og annet ledd, jf. 6-1, jf. 4-2 a), c) og d).

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuene at det var ulik oppfatning av tildelingskontorets oppgaver vedrørende langtids rusmiddelmisbrukere.

Avvik 2
Kommunen kan ikke godtgjøre at tjenestene etter sotjl. kap. 4 overfor rusmiddelmisbrukere er samordnet.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 2-1, første og annet ledd, jf. 6-1, jf. 4-2 a), c) og d).

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuene at det ikke var faste møtepunkter mellom tildelingskontoret og sosialtjenesten.
• Det fremkom under intervjuene at det var svært ulike oppfatninger av tildelingskontorets oppgaver vedrørende sotjl. kap. 4 og rusmiddelmisbrukere.

C: Rettssikring av tilgangen til støttetiltak

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

D: Midlertidig husvære

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknader på dette området.

Område 2.Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering

A: Oppfølging i behandlingsopplegg

Det ble ikke gjort funn som ga grunnlag for avvik eller merknader på dette området.

B: Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold

Det ble gjort funn som ga grunnlag for ett avvik.

Avvik 3
Kommunen kan ikke godtgjøre at den har et system som sikrer nødvendige tiltak ved utskriving fra institusjon for rusmiddelmisbrukere.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven §§ 2-1, første og annet ledd, og 6-1, fjerde ledd, jf. første ledd, jf. 4-1.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuene at planlegging og gjennomføring av nødvendige tiltak ved utskriving var vilkårlig og avhenging av den enkelte saksbehandler.
• Det ble ikke fremlagt skriftlige rutiner for nødvendige tiltak ved utskrivning fra institusjon for rusmiddelmisbrukere.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Inger Tveit Espeland - revisjonsleder
Merethe Solstad - revisor
Trine Evensen - revisor