Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Opplysning , råd og veiledning
• Sosiale tjenester rettet direkte mot rusmiddelmisbrukere - praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon
• Midlertidig husvære
• Oppfølging i behandlingsopplegg
• Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold

Tilsynet ga 2 merknader

Dato: 14.12.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Grimstad kommune i perioden 02.04.04 - . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Helse- og sosialsektoren er organisert i 3 avdelinger: Helseavdelingen, sosialavdelingen og pleie- og omsorgsavdelingen. Disse avdelingene er igjen seksjonert. Pleie- og omsorgsavdelingen er organisert i 3 soner Stillingen som helse-og sosialsjef er ubesatt og blir vurdert i forbindelse med en pågående omorganiseringsprosess som kommunen opplyser trolig ikke vil bli fullført før til høsten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for helse- og sosialsektoren.
• Organisasjonskart sosialavdelingen
• Delegasjonsreglement for Grimstad kommune
• Rusforebyggende plan for Grimstad kommune
• Delegasjonsreglement for Grimstad kommune
• 13 vedtak om støttetiltak for rusmiddelmisbrukere

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Varsel om tilsyn fra Fylkesmannen datert 02.04.04.
• Brev fra kommunen vedlagt etterspurt dokumentasjon, mottatt 21.04.04.
• Brev fra Fylkesmannen der det etterspørres ytterligere dokumentasjon datert 10.05.04
• Brev fra Fylkesmannen med tidsskjema for gjennomføring av systemrevisjonen, datert 26.05.04
• Brev fra kommunen vedrørende grunnlagsmateriale med merknader til Fylkesmannens brev av 10.05.04. Vedlagt 6 søknader / vedtak.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 02.04.04

Åpningsmøte, intervjuer og sluttmøte ble avholdt 04.06.04.

4 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 6 søknader/vedtak om opphold på institusjon
• 1 vedtak om bruk av tvang etter lov om sosiale tjenester § 6-2.
• 1 søknad /vedtak om bolig etter lov om sosiale tjenester § 4-5.
• 1 søknad/vedtak om støttekontakt.
• 1 søknad/vedtak om praktisk bistand

Område 1:Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere.

A: Opplysning, råd og veiledning.

Det ble ikke gjort funn som gav grunnlag for avvik eller merknader innen dette området.

B: Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak.

Det ble gjort funn som gav grunnlag for 1 merknad.

Merknad:
Kommunen har ikke i nødvendig grad sikrer samhandling mellom de kommunale etater som har ansvaret for tjenester til rusmiddelmisbrukere ved å utarbeide skriftlige rutiner for hvordan dette skal ivaretas.

Merknaden er basert på følgende observasjoner.

• Under intervjuene ble det opplyst at kommunen har satset på å utvikle tilbudet sitt innen rusfeltet. Det ble beskrevet og konstatert at det fant sted samarbeid mellom ledere og ansatte. Det er ikke utarbeidet skriftlige rutiner for samhandling mellom avdelingene. Ved fravær, nyansettelse el., vil en være sårbar uten å ha skriftlige prosedyrer.

C: Rettsikring av tilgangen til støttetiltak.

Det ble ikke gjort funn som gav grunnlag for avvik eller merknader innen dette området.

D: Midlertidig husvære med kvalitetskrav:

Det ble ikke gjort funn som gav grunnlag for avvik eller merknader innen dette området.

Område 2: Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering.

A: Oppfølging i behandlingsopplegg, og

B: Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold

Det ble gjort funn som gav grunnlag for 1 merknad.

Merknad:
Kommunen har ikke i tilstrekkelig grad sikret samhandling mellom etatene som har ansvar for tjenester overfor rusmiddelmisbrukere ved å utarbeide skriftlige rutiner for hvordan dette skal ivaretas.

Merknaden er basert på følgende observasjoner.

• Tilsynet sitter med et inntrykk etter intervjuene at det samarbeides godt på leder- og saksbehandlernivå. De forskjellige avdelinger er informert om tiltak for den enkelte rusmiddelmisbruker og samarbeider om å finne tiltak for den enkelte klient. De intervjuede har gode kunnskaper om tiltak den enkelte rusmiddelmisbruker mottar uavhengig av avdeling. Manglende skriftlige rutiner gjør imidlertid systemet sårbart ved fravær, nyansettelse el.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Aust-Agder deltok:
Else Liaaen, rådgiver
Anne-Britt Dræge, rådgiver
Knut Kleven, Rådgiver