INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Avvik
6. Merknader
7. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1. Opplysning råd og veiledning (Lov om sosiale tjenester m.v § 4-1, jf § 2-1

2. Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon (Lov om sosiale tjenester §§ 4-2 a, c og d, 4-3, jf §§ 2-1 og 8-1)

3. Midlertidig husvære (Lov om sosiale tjenester m.v § 4-5, jf §§ 2-1 og 4-2 og sosialdepartementets rundskriv U-5/2003 ”Veileder for kvalitetskrav til midlertidig husvære etter lov om sosiale tjenester § 4-5”)

4. Oppfølging i behandlingsopplegg (Lov om sosiale tjenester § 6-1 fjerde ledd, jf første ledd, §§ 2-1 og 4-1)

5. Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold (Lov om sosiale tjenester § 6-1 fjerde ledd, jf første ledd, §§ 2-1 og 4-1)

Ved tilsynet ble det ikke konstatert noen avvik men det ble gitt en merknad.

Dato: 3. november 2004

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nedre Eiker kommune, Etat Helse – og omsorg, virksomhetene sosialtjenesten og bestillerenheten 3. november 2004. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år og er også en del av det landsomfattende tilsynet rettet mot kommunenes tjenester etter sosialtjenesteloven fastsatt av Helsetilsynet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Nedre Eiker kommune er organisert i tre ulike etater. Dette er en ulike seksjoner relatert til de brukerrettede tjenestene. Dette er en to-nivå modell, som ledes av rådmann og rådmannsteamet bestående av rådmannen og tre etatssjefer. Samlet er det 48 virksomheter i kommunen. Etaten Helse- og omsorg har 19 underliggende virksomheter. Virksomheten sosiale tjenester har bl. a følgende ansvarsområder:

• Virksomheten sosiale tjenester
• Bestillerteamet
• Psykiatritjenesten

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning ble oversendt Fylkesmannen i Buskerud ved kommunens ekspedisjon 29.09.04 og 18.10.04. Noe ble også overlevert under tilsynsbesøket:

• Oversikt over ansatte i etater og virksomheter i kommunen.
• Organisasjonskart.
• Oversikt over organiseringen av virksomheten sosiale tjenester
• Delegasjon av vedtaksmyndighet – vedtaksprotokoll 01.08.01
• Delegasjon av vedtaksmyndighet – vedtaksprotokoll 01.11.04
• Reglement for videredelegering fra rådmannen til etatsjefer og virksomhetsledere i Nedre Eiker kommune
• Lederavtale mellom virksomhetsleder og etatssjef i H/O
• Utvalgssak 27.10.04
• Uskrift fra intranett vedrørende bestillerenheten
• Egensøknad for pleie – rehabilitering og omsorgstjenester
• Rutiner for innleggelse ved tvang
• Rutiner for frivillig rusbehandling
• Rutiner for håndtering av personer på sosialkontoret
• Rutiner for tildeling av aktivitetspenger
• Rutiner for lommepenger under institusjonsopphold
• Rutiner for å skaffe midlertidig husvære
• Rutiner vedrørende gravide rusmisbrukere
• Rutiner – ansvar etter utflytting fra institusjon
• Ruspolitisk handlingsplan 2004-2007
• Prosjektdirektiv – Lev Vel prosjektet
• Utvalgssak – sluttrapport prosjekt videreutvikling av sosialtjenesten 1999-2000
• Brosjyre Lev Vel prosjektet
• Brosjyre prosjekt bostedsløse
• Informasjonsbrosjyre til foreldre
• Informasjonsbrosjyre om individuell plan
• 5 vedtak relatert til midlertidig bolig

Dokumentasjon som Nedre Eiker kommune ble bedt om å fremlegge under tilsynet 03.11.04:

• Klientmappen tilhørende 5 klienter som bor i egen eller kommunal bolig etter institusjonsopphold
• Klientmappen tilhørende 2 klienter som nå oppholder seg i rusinstitusjon
• Klientmappen tilhørende de 5 siste klientene som har vært i rusinstitusjon
• Mappene til de 5 siste rusmiddelmisbrukerne som fikk innvilget praktisk bistand og opplæring, og/eller støttekontakt, og/eller plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester.
• 2 klientmapper hvor det er fattet vedtak om midlertidig husvære etter § 4-5.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Fylkesmannen i Buskeruds varsel om tilsyn 13.05.04
• Nedre Eiker kommunes oversendelse av etterspurt dokumentasjon 30.06.04 og 03.08.04.
• Fylkesmannen i Buskeruds brev 11.08.04 med bl.a. program for tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: ble sendt kommunen v/rådmannen 17.08.04.

Formøte: ble ikke gjennomført ved dette tilsynet.

Åpningsmøte: åpningsmøte ble avholdt 03.11.04. Under dette møtet ble det gitt informasjon om revisjonens hensikt og omfang, den praktiske gjennomføringen av tilsynet, hvordan resultatene ville bli presentert i sluttmøtet og den skriftlige rapporten og videre oppfølging.

Intervjuer: 6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner: Gjennomgang av dokumentasjon som ble fremlagt under tilsynsbesøket, herunder klientmapper og stikkprøver på vedtak, journalnotat og ansvarsgruppemøter.

Sluttmøte: ble avholdt 03.11.04. Det ble gitt en oppsummering av tilsynet og resultatet av tilsynet ble presentert.

Avvik defineres som forhold som er i strid med myndighetenes krav i lov og forskrifter. Forhold som er beskrevet under "Avvik" skal utbedres.

Det ble ikke funnet noen avvik under de reviderte områdene.

Merknad defineres som forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men som tilsynsmyndigheten mener det er nødvendig å påpeke. Forhold som er beskrevet under "Merknader" bør utbedres.

Merknad 1
Miljøarbeidertjenester som blir gitt den enkelte må fremgå av et kommunalt vedtak.

Kommentar:

Det fremkom under intervjuer at det nå vil bli gitt miljøarbeidertjenester som i realiteten er tjenester etter § 4-2 a og c uten at det fattes vedtak. Ordningen med miljøarbeidertjenester nylig er igangsatt i forbindelse med prosjekt bostedsløse. Fylkesmannen er av den oppfatning at dersom Nedre Eiker kommune opprettholder og viderefører planlagte praksis hvor det blir gitt denne form for tjenester uten at det fattes vedtak, vil dette resultere i brudd på fastsatte myndighetskrav.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl (revisjonsleder) og rådgiver Anne-Lene E. Arnesen (revisor).