Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Saksbehandling ved tildeling og avslag på søknad om avlastning og støttekontakt
• Opplæring i behandling av saker etter lov om sosiale tjenester – område avlastning og støttekontakt

Det ble avdekket ett avvik og gitt en merknad.

Avvik 1
Bydel Grorud sikrer ikke godt nok at vedtakene oppfyller forvaltningslovens krav om begrunnelse og informasjon.

Merknad 1
Bydel Grorud har en praksis med hensyn til kartlegging og melding av kompetansebehov. Denne praksisen er imidlertid ikke nedfelt skriftlig gjennom rutiner/prosedyrer, noe som kan føre til at kartlegging og melding av behov for kompetanse blir tilfeldig og usystematisk, og at ikke alle medarbeiderne blir sikret tilstrekkelig opplæring.

Dato: 4. januar 2005

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved i perioden 181004 - 211204. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Som en følge av bydelsreformen ble bydel Romsås slått sammen med bydel Grorud fra 010104. Bydel Grorud har organisert tjenesten etter en bestiller- og utførermodell. Bestiller-enheten ble opprettet 010104. Sammenslåingen har medført arbeid med en harmonisering av tjenestene i bydelen. Bydelen har et budsjettunderskudd som ble opplyst å være på ca. kr 40 mill., og reell nedskjæring i 2005 antas å bli tilnærmet kr 30 mill.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Virksomhetens målsetting
• Oversikt over internkontrollen for tjenesten
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement – dokumentasjon på hvordan vedtaksmyndighet på feltet er organisert
• Prosedyrer for saksbehandling ved søknader om avlastning og støttekontakt
• Søknader, saksutredning og vedtak for de 10 siste saker om avlastning
• Søknader, saksutreding og vedtak for de 10 siste saker om støttekontakt
• Utlysningstekst for stilling avdelingssjef, Bestillerenheten
• Utlysningstekst for stilling fagkonsulent – funksjonshemmede, Bestillerenheten
• Oversikt over personell med navn og stilling for den enkelte i eller i tilknytning til enheten som behandler saker om sosiale tjenester – område avlastning og støttekontakt.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av181004
• Brev av 201004 fra Grorud bydel med spørsmål om endring av tidspunkt for tilsynet
• Brev av 281004 fra Fylkesmannen om endring av tidspunkt for tilsynet
• Oversendelse av 031104 av saksdokumenter fra kommunen
• Program for tilsynet av 291104

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.10.2004.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 14.12.2004.

Intervjuer

3 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 5 mapper m/ vedtak avslag/delvis avslag avlastning fattet i 2004
• 5 mapper m/vedtak avslag/delvis avslag støttekontakt fattet i 2004
• 4 mapper støttekontakt/avlastning med bydelens egen omgjøring etter klage i 2004
• Oversikt over opplæring siste året

Fylkesmannen ba om å få forelagt avviksmeldinger for 2004, opplæringsplan for 2004 og 5 mapper m/vedtak støttekontakt/avlastning som er endret uten klage i 2004. Bydelen hadde ikke slike dokumenter/saker.

Sluttmøte ble avholdt 17.12.2004.

Område 1: Saksbehandling ved tildeling og avslag på søknad om avlastning og støttekontakt

Avvik 1
Bydel Grorud sikrer ikke godt nok at vedtakene oppfyller forvaltningslovens krav om begrunnelse og informasjon.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 8-1, jf. forvaltningsloven § 25 tredje ledd og samme lovs § 27 tredje og fjerde ledd, jf. internkontrollforskriften § 4 c og g.

Avviket er basert på følgende informasjon og observasjoner: Det framkom i intervjuer, gransking av dokumenter og verifikasjoner at mange vedtak er mangelfulle med hensyn til begrunnelse og informasjon om

•  de hovedhensyn som er lagt til grunn ved skjønnsutøvelsen, jf. forvaltningsloven § 25 tredje ledd
• retten til å se sakens dokumenter, jf. forvaltningsloven § 27 tredje ledd
• adgangen til å søke fritt rettsråd, jf. forvaltningsloven § 27 fjerde ledd
• adgangen til å få tilkjent sakskostnader, jf. forvaltningsloven § 27 fjerde ledd

Område 2: Opplæring i behandling av saker etter lov om sosiale tjenester – område avlastning og støttekontakt

Merknad 1
Bydel Grorud har en praksis med hensyn til kartlegging og melding av kompetansebehov. Denne praksisen er imidlertid ikke nedfelt skriftlig gjennom rutiner/prosedyrer, noe som kan føre til at kartlegging og melding av behov for kompetanse blir tilfeldig og usystematisk, og at ikke alle medarbeiderne blir sikret tilstrekkelig opplæring.

Merknaden er basert på følgende informasjon og observasjon:

• I intervjuer, ved gransking av dokumenter og verifikasjoner framkom at det ikke foreligger skriftlige rutiner/prosedyrer for kartlegging av kompetansebehov, og at bydelen ikke har en opplæringsplan. I intervjuer ble det opplyst at behov for opplæring ble fanget opp av avdelingssjef gjennom det daglige arbeidet, og ved at medarbeiderne meldte ønske om kurs/opplæring ved behov.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:

Kristin Marie Knutson, førstekonsulent, observatør

Øivind Pedersen, rådgiver, revisor

Marit Thorseth, rådgiver, revisjonsleder