INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Saksbehandling ved tildeling og avslag på søknad om avlastning og støttekontakt
• Opplæring i behandling av saker etter lov om sosiale tjenester - område avlastning og støttekontakt

Det ble avdekket tre avvik og gitt to merknader.

Avvik 1
Vedtakene oppfyller ikke forvaltningslovens krav om begrunnelse og informasjon.

Avvik 2
I vedtakene er det stilt vilkår for tjenesten som ikke er i samsvar med sosialtjenestelovens krav.

Avvik 3
Nesodden kommune ivaretar ikke godt nok sitt ansvar for nødvendig opplæring av sosial-tjenestens personell med hensyn til saksbehandling.

Merknad 1
Nesodden kommune synes å praktisere lite skriftlighet i saksbehandlingen. Dette kan for-årsake usikkerhet i forhold til hva det faktisk søkes om og hvilke faktiske opplysninger som ligger til grunn for vurderingen av søknaden. Dette kan føre til vilkårlig saksbehandling og sette brukers rettssikkerhet i fare.

Merknad 2
Behandling av søknader om avlastning er organisert slik at det kan føre til at det forvaltnings-rettslige prinsipp om likebehandling ikke blir oppfylt.

Dato: 5. januar 2005

Den foreløpige rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Nesodden kommune i perioden 140604 – 050105. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsyns-virksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Nesodden kommunes sosialavdeling, seksjon tiltak/sysselsetting og integrering, behandler søknader om støttekontakt og individuell/privat avlastning. Pleie- og omsorgsavdelingen, seksjon Bergertoppen avlastningsbolig, behandler søknader om avlastning i institusjon/bolig.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Siste årsmelding
• Virksomhetens målsetting
• Delegasjonsreglement og annen dokumentasjon på hvordan vedtaksmyndighet på feltet er organisert
• Oversikt over internkontrollen for tjenesten – pleie- og omsorg
• Opplæringsplan – pleie- og omsorg
• Stillingsbeskrivelser/stillingsinstrukser
• Oversikt over personell med navn og stilling for den enkelte i eller i tilknytning til enheten som behandler saker om sosiale tjenester – område avlastning og støttekontakt
• Prosedyrer for saksbehandling ved søknader om avlastning – pleie- og omsorg
• Søknader, saksutredning og vedtak for de 10 siste saker om avlastning
• Søknader, saksutredning og vedtak for de 10 siste saker om støttekontakt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 140604
• Brev av 230704 fra Nesodden kommune med spørsmål om endring av tidspunkt for tilsynet
• Brev av 070904 fra Fylkesmannen om endring av tidspunkt for tilsynet
• Oversendelse av 280704 av saksdokumenter fra kommunen
• Oversendelse av 290704 av saksdokumenter fra kommunen
• Program for tilsynet av 230904

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 140604.

Åpningsmøte ble avholdt 121004.

Intervjuer

5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Seksjon tiltak/sysselsetting og integrering: Prosedyrer for saksbehandling ved søknader om avlastning og støttekontakt
• Seksjon tiltak/sysselsetting og integrering: Handlingsplan 2004 – 2005
• 5 vedtak støttekontakt
• 5 vedtak avlastning

Sluttmøte ble avholdt 141004.

Område 1: Saksbehandling ved tildeling og avslag på søknad om avlastning og støttekontakt.

Avvik 1
Vedtakene oppfyller ikke forvaltningslovens krav om begrunnelse og informasjon.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 8-1, jfr. forvaltningsloven § 25 andre og tredje ledd og samme lovs § 27 tredje ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner: Det framkom i intervjuer og ved gransking av dokumenter at vedtakene er mangelfulle med hensyn til begrunnelse og informasjon om

• de faktiske forhold vedtaket bygger på
• de hovedhensyn som er lagt til grunn ved skjønnsutøvelsen
• opplysning om retten til å se sakens dokumenter, jfr. forvaltningsloven §§ 18 og 19

Avvik 2
I vedtakene er det stilt vilkår for tjenesten som ikke er i samsvar med sosialtjenestelovens krav.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 4-3, jfr. § 4-2 b og c.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Gjennom dokumentgransking ble det avdekket at avtale om arbeidsforhold med avlaster/støttekontakt framkommer i vedtakene som vilkår for tjenesten. Dette er ikke et vilkår i medhold av sosialtjenesteloven, men informasjon som omhandler privatrettslige forhold mellom kommunen og avlaster/støttekontakt.

Merknad 1
Nesodden kommune synes å praktisere lite skriftlighet i saksbehandlingen. Dette kan for-årsake usikkerhet i forhold til hva det faktisk søkes om og hvilke faktiske opplysninger som ligger til grunn for vurderingen av søknaden. Dette kan føre til vilkårlig saksbehandling og sette brukers rettssikkerhet i fare.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• I intervjuer og gjennom dokumentgransking gis et inntrykk av at mye av saksbehandlingen foregår muntlig. I dokumentene oversendt fra kommunen forelå ikke etterspurt saksutredning ved behandling av søknad om avlastning og støttekontakt, og det framkom ikke av intervjuene at saksutredning ble utarbeidet ved behandling av søknader.

Merknad 2
Behandling av søknader om avlastning er organisert slik at det kan føre til at det forvaltnings-rettslige prinsipp om likebehandling ikke blir oppfylt.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Gjennom intervju og dokumentgransking framkom at søknad om individuell/privat avlastning behandles i sosialavdelingen, og søknad om institusjon/boligavlastning behandles i pleie- og omsorgsavdelingen. Disse avdelingene har forskjellige rutiner for saksbehandling.

Område 2: Opplæring i behandling av saker etter lov om sosiale tjenester - område avlastning og støttekontakt.

Avvik 1
Nesodden kommune ivaretar ikke godt nok sitt ansvar for nødvendig opplæring av sosial-tjenestens personell med hensyn til saksbehandling.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 2-3 og internkontroll-forskriften § 4 c.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I intervjuer og gjennom dokumentgransking framkommer et stort behov for opplæring i forvaltningslovens regler om saksbehandling. Det framkommer imidlertid at aktuelle saksbehandlere skal på kurs i forvaltningsloven og sosial-tjenesteloven.

Det ble ikke påpekt merknader på dette området.

6. Deltakere ved tilsynet
Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:

Rådgiver Marit Thorseth, revisjonsleder
Seksjonssjef Bente Rygg, revisor
Rådgiver Anne-Lisa Endal, observatør