INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Området for tilsyn
4. Dokumentunderlag
5. Gjennomføring
6. Reviderte områder og funn
7. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen det reviderte området.

Systemrevisjonen omfattet følgende område:

• Saksbehandlingen når det gjelder tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-c.

Fylkesmannen avdekket følgende avvik:

I noen saker oppfyller ikke kommunen sosialtjenestelovens og forvaltningslovens krav knyttet til saksforberedelsen av enkeltvedtak.

Kommunen følger ikke alltid forvaltningslovens regler om utforming, begrunnelse og underretting av enkeltvedtak.

Kommunen iverksetter ikke alle vedtak.

Fylkesmannen fant ikke grunnlag for å komme med noen merknader.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ålesund kommune den 20. og 22. april 2004. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Fra 01.01.2004 har Ålesund kommune 2 ledernivå i kommunen – rådmann og virksomhetsledere. Det er i alt 82 virksomheter i kommunen hvorav 15 med oppgaver innenfor det som var området for tilsyn. To viktige utfordringer for kommunen er å sikre hjelpetrengende lik behandling uavhengig av hvor de bor i kommunen samt å sikre personer med behov for flere tjenester et helhetlig tjenestetilbud.

Området for tilsyn var begrenset til saksbehandlingen knyttet opp til tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-c, det vil si praktisk bistand, avlastingstiltak og støttekontakt.

Innenfor dette området ble det spesielt fokusert på:

• Saksforberedelse, herunder brukermedvirkning
• Utforming av vedtak, begrunnelse og underretting
• Omgjøring av enkeltvedtak.

Dokumentunderlag som var relevant for kontrollen:

• Organisajonsplan for administrativ organisering og organisasjonsoppbygging
• Organisasjonskart for virksomhet for helse- og sosial i Midtre distrikt
• Oversikt over ansatte med saksbehandlingsoppgaver relatert til sosialtjenesteloven § 4-2, bokstav a-c
• Delegasjonsvedtak datert 31.08.95 til rådmannen
• Vedtak av 18.01.96 om videredelegering av rådmannens myndighet
• Nytt vedtak av 09.01.04 om videredelegasjon av rådmannens myndighet til virksomhetslederne
• Et eksempel på delegering til myndiggjort medarbeider
• Prosedyrer for søknad om pleie- og omsorgstjenester, avlastning og støttekontakt
• 3 prosedyrer for registrering av avvik, prosedyre for oppretting og bruk av ansvarsgruppe, individuell plan
• Skjema for organisering av ansvarsgruppe og møtereferat, individuell plan, informert samtykk, klage på tjenester og søknad om brukerstyrt assistanse, avlasting og omsorgslønn
• Maler for innvilgelse og avslag av praktisk bistand og miljøarbeid
• Standardtekster vedrørende støttekontakt og avlastning
• ”Standard for praktisk bistand i Ålesund kommune”
• Standard informasjonsmateriell i form av utdrag av sosialtjenesteloven, forvaltningsloven og betalingsregulativet for kommunale omsorgstjenester
• 23 vedtak om praktisk bistand, hvorav 12 vedtak om praktisk bistand til personer med psykisk utviklingshemming
• 3 vedtak om avlastningstiltak
• 4 vedtak om støttekontakt.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.02.2004.

Åpningsmøte ble avholdt 20.04.2004.

Intervjuer:

8 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner:
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av mappene til 6 tjenestemottakere.

Sluttmøte ble avholdt 22.04.2004.

Avvik fra myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 2-1, andre ledd og forskrift om internkontroll for sosial- og helsetjenesten.

Kommentar:

Etter sosialtjenesteloven § 2-1, andre ledd skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter kapittel 4, 4A, 6 og 7 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Dette innebærer systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosialtjenesteloven. Herunder innebærer internkontroll at ansvarlig i virksomheten skal skaffe oversikt over områder i virksomheten der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav. Kommunen plikter å se til at internkontrollsystemet blir fulgt.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• virksomheten har et ufullstendig internkontrollsystem
• ved verifikasjon av eksisterende deler av internkontrollsystemet er det innenfor samme området forskjellige prosedyrer
• enkelte av prosedyrene brukes ikke.

Område 1: Saksforberedelse, herunder brukermedvirkning

Avvik 1
I noen saker oppfyller ikke kommunen sosialtjenestelovens og forvaltningslovens krav knyttet til saksforberedelsen av enkeltvedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Forvaltningsloven § 11a og sosialtjenesteloven §§ 8-4 og 8-1, jf forvaltningsloven §§ 16, 17 og 33.

Kommentar:

Det følger av forvaltningsloven § 11a at saker skal forberedes og avgjøres uten ugrunnet opphold. Dersom det kan forventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det snarest mulig gis et foreløpig svar. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar dersom henvendelsen ikke kan besvares innen en måned etter at den er mottatt. Ved behandling av klager på enkeltvedtak, skal sakens dokumenter sendes klageinstansen så snart saken er tilrettelagt med mindre underinstansen omgjør eller avviser klagen, jf forvaltningsloven § 33, fjerde ledd.

Av forvaltningsloven § 17 fremgår det at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Det følger videre av § 8-4 i sosialtjenesteloven at kommunen plikter å rådføre seg med klienten. Videre fremgår det av forvaltningsloven § 16 at en part som ikke allerede ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saken, skal varsles før vedtak treffes og gis høve til å uttale seg innen en nærmere angitt frist.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I intervju og ved gjennomgang av saksmapper kom det fram at saksbehandlingstiden i noen saker ikke tilfredstiller forvaltningslovens regel om at vedtak skal treffes uten ugrunnet opphold.
• I intervju og ved gjennomgang av saksmapper kom det fram at det ikke alltid gis foreløpige svar i saker som ikke besvares innen en måned etter at den er mottatt.
• I intervju og ved gjennomgang av saksmapper kom det fram at klagesaker som har vært behandlet i klagenemda og som skal sendes til fylkesmannen, ikke straks blir videresendt.
• I intervju og ved gjennomgang av saksmapper kom det fram at kommunen ikke alltid rådfører seg med parten før vedtak om forlengelse av hjelpetiltak fattes.

Område 2: Utforming av vedtak, begrunnelse og underretting

Avvik 1
Kommunen følger ikke alltid forvaltningslovens regler om utforming, begrunnelse og underretting av enkeltvedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 8-1, jf forvaltningslovens §§ 23, 25 og 27.

Kommentar:

Etter forvaltningsloven §§ 23 og 24 skal enkeltvedtak som utgangspunkt være skriftlige og de skal begrunnes samtidig med at vedtak fattes. Samme lovs § 25 stiller krav om at begrunnelsen som hovedregel skal inneholde en henvisning til de regler vedtaket bygger på, beskrivelse av de faktiske forhold og beskrivelse av de hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøving av skjønn. Etter forvaltningsloven § 27 skal underretting om vedtak blant annet inneholde opplysninger om retten til å se sakens dokumenter.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I enkelte tilfeller blir det ikke fattet skriftlige vedtak. I andre tilfeller kan det ta uforholdsmessig lang tid før vedtak bekreftes skriftlig.
• Flere begrunnelser inneholder mangelfull faktabeskrivelse. Blant annet mangler de en beskrivelse av hva det søkes om av tjenester (art og omfang) og hvilke behov kommunen legger til grunn at tjenestemottakeren har.
• Flere begrunnelser mangler en redegjørelse for momenter i skjønnsutøvelsen. Dette gjelder fortrinnsvis momenter av betydningen for tjenestens omfang.
• Det fremgår ikke av enkelte vedtak at det er foretatt en individuell og konkret vurdering.
• Flere underrettinger inneholder ikke opplysninger om retten til å se sakens dokumenter.
• Det gis tillegginformasjon i underretting om vedtak som ikke er relevant.

Område 3: Gjennomføring av enkeltvedtak

Avvik 1
Kommunen iverksetter ikke alle vedtak.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Ulovfestet forvaltningsrett om at forvaltningsvedtak iverksettes straks.

Kommentar:

Utgangspunktet er at virkningene av et forvaltningsvedtak inntrer fra det tidspunkt vedtaket er truffet og meddelt vedkommende part. Vedtaket skal da straks kunne gjennomføres. Dette følger av ulovfestet forvaltningsrett og indirekte av forvaltningsloven § 42 om utsatt iverksetting av vedtak. Overfor personer som er i en slik situasjon som beskrevet i sosialtjenestelovens § 4-3, er det spesielt viktig av vedtak iverksettes straks.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen iverksetter ikke alle vedtak straks på grunn av manglende tilgang på blant annet avlastningstiltak og støttekontakter.

Område 4: Omgjøring av enkeltvedtak

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Sissel Tho, avdelingsdirektør
Hilde Kristin Haugen, førstekonsulent
Aase Årsbog Dyrset, rådgiver
Christine Colban, rådgiver

Dato: 7. mai 2004