INNHOLD

Samandrag
1 Innleiing
2 Om verksemda - særlege tilfeller
3 Dokumentunderlag
4 Gjennomføring
5 Reviderte områder og funn
6 Deltakarar ved tilsynet

Samandrag
Denne rapporten omtalar avvik og merknader som er påpeika innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områder:

Tenester etter § 4-2 bokstav a-c i sosialtenestelova og saksbehandlinga.

Fylkesmannen avdekka følgjande avvik:

I enkelte tilfeller der det først og fremst er behov for avlasting, vert det i staden gjort vedtak med tilbod om korttidsopphald i institusjon

Kommunen sett ikkje i verk alle vedtak

Det er tilfeller der reglane om teieplikt blir brote

Det er tilfeller der sosialtenestelova og forvaltningslova sine krav til saksførebuinga av enkeltvedtak ikkje vert følgde

Kommunen følgjer ikkje fullt ut forvaltningslova sine regler om utforming, grunngjeving og underretting av enkeltvedtak

Ørskog kommune har ikkje eit heilskapleg og implementert internkontrollsystem.

Det vart funne grunnlag for følgjande merknad:

- Det går ikkje fram av vedtaka at dei er unntatt frå offentlegheit.

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon med Ørskog kommune 10. og 14. mai 2004. Revisjonen inngår som ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Fylkesmannen i Møre og Romsdal i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda nyttar internkontroll til å oppfylle krav frå styresmaktene. Revisjonen omfattar undersøking av om:

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomførd ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om eventuelle fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilfeller som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring.

§ 4-2 bokstav a-c i sosialtenestelova omhandlar praktisk bistand, avlasting og støttetiltak til dei som etter sosialtenestelova § 4-3 er hjelpetrengjande.

Dokumentasjon frå kommunen med relevans for kontrollen:

• organisasjonskart for kommunen
• organisasjonskart for avdeling for pleie og omsorg
• organisasjonskart for sosial- og barneverntenesta
• delegasjonsreglement for Ørskog kommune vedteke i K-sak 79/03
• udatert mellombels kommunestyrevedtak i samband med ny lov om sosiale tenester og ny barnevernlov for det som gjeld politiske mynde, administrasjon og avgjerdmynde
• delegasjonsreglement for delegert mynde i helse- og sosialsektoren
• oversikt over oppgåvedeling mellom sosialavdeling og klientutvalet
• reglement for vedtaksnemnd i pleie- og omsorg
• prosedyrar for tildeling av heimehjelp og kartlegging av behov for heimehjelp og arbeidsbeskriving
• 5 vedtak for tildeling av praktisk bistand
• 10 vedtak om støttekontakt og/eller avlasting
• 5 vedtak om reduksjon av tilbod om støttekontakt til personar med varig behov for hjelp

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart send ut 22.03.04.

Opningsmøte vart halde 11.05.04.

Intervju, 6 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde:
Gransking av mappene til 4 personar som er hjelpetrengjande etter sosialtenestelova § 4-3 og perm for kvalitetssikring (system og prosedyrar) for bu- og habiliteringstenestane.

Sluttmøte vart halde den 14.05.04.

Område 1: Tenester etter § 4-2 bokstav a-c i sosialtenestelova

Avvik 1
I enkelte tilfeller der det først og fremst er behov for avlasting, vert det i staden gjort vedtak med tilbod om korttidsopphald i institusjon.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Sosialtenestelova § 4-2 bokstav b, jf § 4-3.

Kommentar:

Etter lov om sosiale tenester § 4-2 bokstav b, jf § 4-3 kan personar som har et særleg tyngande omsorgsarbeid, ha rett på avlasting. Dersom kommunen tilbyr korttidsplass i institusjon og hovudformålet med opphaldet er avlasting for pårørande, skal vedtaket heimlast i sosialtenestelova § 4-2 b og ikkje i bokstav d eller kommunehelsetenestelova. Kva det er søkt om og korleis ei teneste vert heimla, får innverknad på saksførebuinga og krava til grunngjeving av vedtak. Kva opphaldet i institusjon vert gitt som, avgjer også om kommunen kan krevje betaling for tenesta. Kommunen kan ikkje krevje betaling for avlasting, jf § 8-2, nr 3 i forskrift av 04.12.92, som sist vert endra 06.12.95.

Avviket er basert på følgjande observasjon:

• i intervju kom det fram at søknader frå personar med tyngjande omsorgsarbeid for eldre med behov for avlasting, ikkje fekk vedtak om avlasting, jf §4-2 bokstav b. I slike saker vart det i staden kun gjeve tilbod om korttidsopphald i institusjon, jf § 4-2 bokstav d.

Avvik 2
Kommunen sett ikkje i verk alle enkeltvedtak etter sosialtenestelova.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Sosialtenestelova § 4-2 bokstav b og c, jf § 4-3 og ulovfesta forvaltningsrett om at vedtak skal setjast i verk straks.

Kommentar:

Det går fram av sosialtenestelova § 4-3 at personar som er i ein situasjon som er skildra, har rett på tenester etter § 4-2 bokstav a-d. Utgangspunktet er at verknadene av eit forvaltningsvedtak gjeld frå det tidspunkt vedtaket er fatta og meddelt vedkommande part. Dette følgjer av ulovfestet forvaltningsrett og indirekte av forvaltningsloven § 42 om utsett iverksetting av vedtak. Overfor personar som er i ein slik situasjon som skildra i sosialtenestelova § 4-3, er det spesielt viktig at vedtak vert sett i verk straks. I dei tilfella der kommunen ikkje greier å få sett i verk eit vedtak straks, må den sjå til at hjelpebehovet mellombels vert dekt på anna måte.

Avviket er basert på følgjande observasjon:

• i intervju kom det fram at kommunen ikkje sett i verk alle vedtak straks på grunn av manglande tilgang på avlastingstiltak og støttekontaktar. Det vart vidare opplyst at det i påvente av at vedtaket blei sett i verk, ikkje blei fatta eit mellombels vedtak om anna hjelp.

Område 2: Saksbehandlinga

Avvik 1
Det er tilfeller der sosialtenestelova og forvaltningslova sine krav til saksførebuinga av enkeltvedtak ikkje vert følgde.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Sosialtenestelova § 8-1, jf forvaltningslova §§ 11 og 16.

Kommentar:

Det følgjer av § 8-1 i sosialtenestelova, jf § 11 i forvaltningslova at eit forvaltningsorgan innanfor sitt saksområde har ein alminnelig rettleiingsplikt. Formålet med rettleiinga skal være å gi partar og andre interesserte moglegheit til å ivareta sine tarv i bestemte saker på best mogleg måte.

Etter § 16 i forvaltningslova skal eit forvaltningsorgan varsle ein part som ikkje allereie ved søknad eller på annen måte har uttalt seg i saka, før vedtak vert fatta og vedkommande skal gis høve til å uttale seg innan ein nærare fastsett frist.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• når det gjeld tenester etter sosialtenestelova § 4-2 som vedtaksnemnda for pleie- og omsorgstenester gjer vedtak om, har kommunen eit eige skjema der det ikkje er informert om at ein kan søke om avlasting. I intervju kom det fram at det heller ikkje blei gitt informasjon om denne moglegheita på anna måte
• i intervju og ved gjennomgang av ei saksmappe kom det fram at kommunen ikkje alltid varslar parten før vedtak om forlenging av hjelpetiltak vert fatta.

Avvik 2
Kommunen følgjer ikkje fullt ut forvaltningslova sine regler om utforming, grunngjeving og underretting av enkeltvedtak.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Sosialtenestelova § 8-1, jf forvaltningslova §§ 23 - 25 og 27.

Kommentar:

Etter §§ 23 og 24 i forvaltningslova skal enkeltvedtak som utgangspunkt være skriftlege og grunngjevast samstundes med at vedtak vert fatta. Eit forvaltningsorgan kan la være å gi grunngjeving samstundes dersom søkjar får det som det vert søkt om og det ikkje er grunn til å tru at nokon part er misfornøgd med vedtaket. Forvaltningslova § 25 stiller krav om at grunngjevinga som hovudregel skal vise til dei reglane vedtaket bygger på, ei skildring av dei faktiske høve og ei skildring av dei hovudomsyn som har vore avgjerande ved utøving av skjønn. Etter § 27 i forvaltningslova skal underretting om vedtak blant anna innehalde opplysningar om retten til å sjå saka si dokument.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• i intervju og ved gjennomgang av saksmapper kom det fram at i enkelte tilfeller blir det ikkje fatta skriftlige vedtak.
• fleire grunngjevingar inneheld mangelfull faktaskildring. Blant anna manglar dei ei skildring av kva det er søkt om av tenester (art og omfang) og kva for behov kommunen legger til grunn at tenestemottakaren har
• fleire grunngjevingar manglar ei utgreiing for moment i skjønnsutøvinga. Det gjelder helst moment som har noko å seie for tenesta si omfang.
• underrettingane inneheld ikkje opplysningar om retten til å sjå saka si dokument

Avvik 3
Det er tilfeller der reglane om teieplikt blir brote.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Sosialtenestelova § 8-8 jf forvaltningslova §§ 13 – 13e.

Kommentar:

Det følgjer av sosialtenestelova § 8-8 og forvaltningslova § 13 at alle som utfører teneste eller arbeid for sosialtenesta har teieplikt om mellom anna ”noens personlige forhold”. Reglane skal hindre at opplysningar som vert omfatta av reglane om teieplikt, vert spreidde til andre enn dei som har behov for opplysningane i samband med utføring av sitt arbeid. Til dømes skal kommunekassa berre ha kopi av vedtak om eigenbetaling.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• av tilsende vedtak går det fram at kopi av vedtak om praktisk bistand blir sendt kommunekassa
• i intervju kom det fram at kommunen innhentar opplysningar frå andre etatar utan at det fyrst vert innhenta eit informert samtykke.

Merknad 1
Det går ikkje fram av vedtaka at dei er unntatt frå offentlegheit.

Kommentar:

Etter § 8-8 i sosialtenestelova har alle som utførar teneste eller arbeid for sosialtenesta teieplikt og etter § 5 i offentligheitslova er opplysningar som er undergitt teieplikt unntatt frå offentlegheit. Tenesta bør difor påføre dokument med opplysningar som er undergitt teieplikt, at dei er unntatt frå offentlegheit. Dette for å sikre at teieplikta ikkje vert brote.

Merknaden er basert på følgjande observasjon:

• Dokument med vedtak, grunngjeving og underretting inneheld ikkje opplysning om at det er unntatt frå offentlegheit.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Sosialtenestelova § 2-1, andre ledd og forskrift om internkontroll for sosial- og helsetenesta.

Kommentar:

Etter sosialtenestelova § 2-1, andre ledd skal kommunen føre internkontroll for å sikre at verksemd og tenester etter kapittel 4, 4A, 6 og 7 i sosialtenestelova er i samsvar med krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift. Dette medfører systematiske tiltak som skal sikre at aktivitetar i verksemda vert planlagt, organisert, utført og haldne vedlike i samsvar med krav fastsett i eller i medhald av sosialtenestelova. Internkontroll medfører og at ansvarleg i verksemda skal skaffe oversikt over områder i verksemda der det er fare for svikt eller mangel på at krav frå styremaktene vert oppfølgde. Kommunen plikter å sjå til at internkontrollsystemet blir følgt.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• verksemda har eit ufullstendig internkontrollsystem
• enkelte av prosedyrane vert ikkje brukt

6 Deltakarar ved tilsynet
Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involverte i revisjonen.

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte og over personar som vart intervjua.

Dato: 07.06.2004