INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet


Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Saksbehandling ved tildeling og avslag på søknad om avlastning og støttekontakt
• Opplæring i behandling av saker etter lov om sosiale tjenester – område avlastning og støttekontakt

Det ble avdekket ett avvik.

Avvik 1

Lørenskog kommune har ikke et system som i tilstrekkelig grad sikrer at vedtak oppfyller forvaltningslovens krav om informasjon.

Dato: 03.12.04

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Lørenskog kommune i perioden 21.09.04 – 10.12.04. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Sosialtjenesten i Lørenskog kommune v/Mottaks- og utredningskontoret behandler søknader om støttekontakt og individuell/privat avlastning.

Tilsynsmyndigheten ba om avviksmeldinger for siste halvår, men virksomheten oppga at de ikke hadde dette.

Det ble opplyst at det var god kommunikasjon mellom Mottaks- og utredingsavdelingen og utøverenheten.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Virksomhetens målsetting, Virksomhetsplan 2004 for pleie- og omsorgstjenesten
• Oversikt over internkontroll for tjenesten
• Organisasjonskart
• Delegasjonsreglement
• Opplæringsplan
• Prosedyrer for saksbehandling ved søknad/klage ang. avlastning og støttekontakt
• Årsmelding for Lørenskog kommune 2003
• Bemanningsoversikt for personell som behandler saker vedr. avlastning og støttekontakt
• Forslag til ny organisasjonsplan for pleie- og omsorgstjenesten i Lørenskog kommune
• Søknader, saksutredning og vedtak for de 10 siste saker om avlastning
• Søknader, saksutredning og vedtak for de 10 siste saker om støttekontakt

Dokumenter mottatt under tilsynsbesøket:

• Innkalling og referat fra kvartalsmøter med støttekontakter og avlastere
• Oversikt over opplæringsaktiviteter med antall deltakere i pleie- og omsorgssektoren i 2004

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn datert 21.09.04
• Oversendelse datert 21.10.04 av saksdokumenter fra kommunen
• Program for tilsynet av 12.11.04

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.09.04

Åpningsmøte ble avholdt 23.11.04.

Intervjuer

6 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• 5 mapper med avslag/delvis avslag på søknad om støttekontakt
• 5 mapper med avslag/delvis avslag på søknad om avlastning

Sluttmøte ble avholdt 24.11.04.

Område 1: Saksbehandling ved tildeling og avslag på søknad om avlastning og støttekontakt.

Avvik 1
Lørenskog kommune har ikke et system som i tilstrekkelig grad sikrer at vedtak oppfyller forvaltningslovens krav om informasjon.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §8-1, jfr. forvaltningslovens § 27 tredje og fjerde ledd, jfr. Internkontrollforskriften § 4 bokstav c og g.

Avviket er basert på følgende observasjoner:
Det framkom i intervjuer, gransking av tilsendte dokumenter og verifikasjoner, at vedtak er mangelfulle med hensyn til informasjon om retten til:

• Å se sakens dokumenter, jfr. forvaltningsloven §§ 18 og 19
• Adgang til å søke om fritt rettsråd, jfr. forvaltningsloven § 27
• Forvaltningsorganets veiledningsplikt, jfr. forvaltningsloven § 11
• Adgang til å få tilkjent sakskostnader, jfr. forvaltningsloven § 36

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Arnfinn Løvik, revisjonsleder
Marit Thorseth, revisor
Signe-Else Bjørnstad, observatør
Annette Rygg, observatør