Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

Sammendrag
Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• saksbehandling ved tildeling av tjenester om praktisk bistand (sostj.l § 4-2, bokstav a)
• saksbehandling ved klage på vedtak om sosiale tjenester (sostj.l § 4-2, bokstav a)

Rapporten inneholder ett avvik og en merknad. Avviket omhandler rettsikkerheten ved søknad og klage på vedtak om sosiale tjenester. Merknaden omhandler brukermedvirkning.

Fylkesmannen vil innledningsvis påpeke at de avvik og merknader som fremkommer i rapporten betraktes som enkle å lukke. Gjennom intervjuene kom det klart frem at de ansatte er opptatt av å ivareta brukernes interesser, noe som er et viktig grunnlag bl.a. for å få god brukermedvirkning.

I det det vises til brev av 07.02.05 fra Arendal kommune, anser en at de tiltak som iverksettes i forhold til avviket, er tilstrekkelig for at det er lukket. Det er derfor ikke nødvendig med ytterligere tilbakemeldinger på denne rapporten. En anser også de andre kommentarene som positive i forthold til videre samarbeid med kommunen.

Dato:

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Arendal kommune omsorg øst i perioden 28.09.04 - . Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Arendal kommune omsorg øst utfører tjenester etter sosialtjenesteloven og kommunehelseloven. Omsorg øst ledes av enhetsleder Jan M. Sørlie. Ledere for hjemmebaserte tjenester, som utfører den tjenesten som ble vurdert i denne sammenheng, er Kristian Lindaas i hjemmetjenesten Moland, og Inger Berit Nordberg i hjemmetjenesten Tromøy.

Arendal kommune har organisert seg etter en bestiller – utfører modell. Det er opprettet et tjenestekontor som fatter vedtak om tjenester i hele kommunen, og de forskjellige enhetene utfører tjenestene. Tjenestekontoret er administrativt underlagt Rehabiliteringsavdelingen.

Fylkesmannen legger til grunn at en slik organisering setter særskilte krav til samarbeid og flyt av informasjon. Dette har etter en risiko- og sårbarhetsanalyse vært en av grunnene for valg av dette tilsynsobjektet.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• delegering av vedtaksmyndighet fra enhetsleder til fagkonsulentene i Tjenestekontoret
• organisasjonskart omsorg øst
• fem anonyme vedtak om tjenester
• anonym rapport fra et vurderingsbesøk hos en som søker tjenester
• søknadsskjema om tjenester fra omsorg, psykiatri og rehabilitering
• handlingsplan 2005 – 2008
• serviceerklæring fra omsorg øst

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen i Aust-Agder:

• varsel om tilsyn fra Fylkesmannen 28.09.04
• oversendelse av dokumenter fra Arendal kommune 14.10.04
• oversendelse av program for tilsynet fra Fylkesmannen 26.10.04

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.09.04.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 05.11.04 kl. 08.30 – 09.15

Intervjuer

Fem personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• gjennomgang av de tilsendte dokumenter

Sluttmøte ble avholdt 05.11.04 kl. 14.15 – 15.00

Område 1 og 2: Saksbehandling ved tildeling av tjenester om praktisk bistand og ved klage på vedtak om sosiale tjenester.

Avvik 1
Rettsikkerheten ved endring av behov for tjenester er ikke dokumentert ivaretatt. Det samme gjelder ved klagebehandling.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Internkontrollforskriften § 3: Internkontroll.
• Lov om sosiale tjenester § 2-3: Kommunen har ansvaret for nødvendig opplæring av sosialtjenestens personell.
• Lov om sosial tjenester § 4-1: Sosialtjenesten skal gi opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å å løse eller forebygge sosial problemer.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 11: Forvaltningsorganene har innenfor sitt saksområde en alminnelig veiledningsplikt. Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å ivareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 17: Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes.
• Helsedepartementets forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 3: I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Ved intervjuene fremkom det at kommunen ikke har systemer som sikrer at tjenesteutøverne har nødvendig kompetanse som sikrer korrekt informasjon til bruker slik at rettsikkerheten blir ivaretatt.
• Det forligger ingen sikre føringer på hvordan informasjonen mellom de som utøver tjenestene, deres ledere og Tjenestekontoret skal foregå. Det ble beskrevet usikkerhet om rutiner og systemene for hvordan de forskjellige leddene skal kommunisere for at en sak skal bli tilstrekkelig opplyst.
• De som utfører tjenestene har ikke alltid kjennskap til oppdraget gitt i vedtaket. Oppdraget blir gitt i arbeidsliste fra dag til dag. Utførelsen av tjenesten blir ofte avtalt med brukeren uten hensyn til saksbehandling og vedtak.

Merknad 1
Brukere, evt. pårørende/verge/hjelpeverge kan i større grad enn ved dagens ordning tas med på råd ved utforming eller endring av tjenestetilbudet før vedtakene fattes.

Brukermedvirkningsperspektivet ivaretas ved at brukerne blir besøkt av Tjenestekontoret som foretar en vurdering før det fattes vedtak. Fylkesmannen er av den oppfatning at brukermedvirkningsbegrepet slik det ønskes forstått i henhold til sentrale føringer, ikke er tilstrekkelig gjennomdrøftet. Ved bruk av for eksempel individuell plan vil elementer derfra i stor grad gi innsyn i brukerperspektivet.

Det vises i forhold til denne merknaden til:

• Lov om sosial tjenester § 8-4: Tjenestetilbudet skal så langt som mulig utformes i samarbeid med klienten. Det skal legges stor vekt på hva klienten mener.
• Sosial- og helsedepartementets forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene § 3: Kommunen skal etablere et system av prosedyrer som søker å sikre at (...) brukere av pleie- og omsorgstjenester, og evt. pårørende/verge/hjelpeverge, tas med på råd ved utforming av eller endring av tjenestetilbudet. Den enkelte bruker gis medbestemmelse i forbindelse med den daglige utførelse av tjenestene.
• Veileder for individuell plan 2001, I-1026

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Aust-Agder deltok:
Ester Hassel, revisor 
Egil Nordlie, revisjonsleder