Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Styring og ledelse, herunder internkontrollsystemet
• Kartlegging av hjelpebehov, herunder medvirkning
• Håndtering av henvendelser – et behov blir meldt
• Tilsynet er avgrenset til å gjelde kommunens virksomhet i hjemmebaserte tjenester etter sosialtjenesteloven kap. 4, Helsepersonelloven § 16.

Det ble gitt  to merknader i forhold til område 1; styring og ledelse, herunder internkontrollsystemet.

Dato: 1. juni 2004

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2 Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Horten kommune er bykommune med ca 24 600 innbyggere. Det er en høy andel av eldre i kommunen. I gruppen 67-79 år finner man 8,9% av befolkningen og 4,9 % er 80 år og eldre.

Horten er organisert som en to-nivå kommune. Det vil si at rådmannen med sine tre kommunalsjefer, har 53 enheter som rapporterer direkte til dem. Alle fullmakter i henhold til kommunelovens bestemmelser er lagt ut til den enkelte enhetsleder. Samordnings- og ressursstyringsenheten (SOR) er ”bestillerenheten” i et system basert på en bestiller- og utførermodell. Ved en slik organisering atskilles tjenesteproduksjonen fra vedtaksproduksjonen.

Den nye styringsformen ble vedtatt i 2003 og er fortsatt i en innkjøringsfase. De ansatte innen hjemmetjenesten har i tillegg vært igjennom en omfattende omorganisering av tjenesteproduksjonen med jobbing i prosjektgrupper. Dette har vært krevende for de ansatte, men prosessen og resultatene har allikevel blitt oppfattet som positiv av de fleste.

3 Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart og personelloversikt etter siste omorganisering for virksomheter involvert i hjemmebaserte tjenester
• Oversikt over pleiefaktor for hjemmebaserte tjenester
• Innholdsfortegnelsen over kommunens internkontrollsystem, samt del som angår hjemmebaserte tjenester
• Kopi av kommunens kvalitetshåndbok for hjemmebaserte tjenester
• Kopier av de ti siste vedtakene om tildeling av hjemmebaserte tjenester første kvartal 2004
• Kopi av prosedyrer og retningslinjer for behandling av søknadene
• Vakt- og turnuslister for medarbeidere i hjemmebaserte tjenester
• Oversikt over prosjekt ”Intern kontraktsstyring” for helseområdet i Horten kommune

Annen bakgrunnsinformasjon:

• Brev fra Norsk Sykepleierforbund med bekymringsmelding i forhold til å kunne gi nødvendig helsehjelp innenfor grensen av faglig forsvarlighet, mv av 17. februar 2002
• Påfølgende brevveksling med NSF og Horten kommune, m v

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Vestfold:

• Brev fra Arbeidstilsynet Telemark, Vestfold og Buskerud og Helsetilsynet i Vestfold med varsel om tilsyn med kommunens virksomhet i hjemmebaserte tjenester datert 25. februar 2004 til Horten kommune
• Brev av 20. april 2004 fra Horten kommune til Helsetilsynet i Vestfold med oversendelse av dokumenter
• Brev av 27. april 2004 fra Horten kommune til Helsetilsynet i Vestfold med oversendelse av ytterligere dokumenter
• Brev av 3. mai 2004 fra Helsetilsynet i Vestfold til Horten kommune med program for tilsyn med kommunens virksomhet i hjemmebaserte tjenester

4. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 25. februar 2004.

Åpningsmøte ble avholdt 25. mai 2004.

Intervjuer

Seks personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført;

• Gjennomgang av de ti siste vedtakene for tildeling av hjemmebaserte tjenester første kvartal 2004.

Sluttmøte ble avholdt 25. mai 2004.

Område 1:Styring og ledelse, herunder internkontrollsystemet.

Vi ønsket opplysninger om hvordan kommunen etter siste omorganisering har planlagt og organisert arbeidet i hjemmebaserte tjenester. Hjemmebaserte tjenester omfatter sosiale tjenester, pleie- og omsorgstjenester og omsorg i pasientens eget hjem.

Avvik:

Det ble ikke gitt noen avvik for det reviderte området.

Merknad 1
Avviksbehandlingen er ikke helt klarlagt i forhold til avvik som rapporteres fra enhetsnivå til nivå over enhetsnivå.

Merknaden er gjort med utgangspunkt i IK-forskriften § 4, bokstav g og/eller h (+) og Helsepersonelloven § 16.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Avvikssystemet brukes av de ansatte ved at de leverer inn avvik til nærmeste leder. De ansatte får ikke alltid tilbakemelding på om avviket er lukket
• Lederne på enhetsnivå savner et overordnet nivå eller en måte å samordne avvikene på

Merknad 2
Tjenesteproduksjonen er sårbar med hensyn til faglig forsvarlighet.

Merknaden er gjort med utgangspunkt i helsepersonelloven § 16, jf kommunehelsetjenesteloven § 1.3a og § 3-3.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det må til en hver tid leies inn vikarer og annen mer tilfeldig arbeidskraft for å dekke behovet for tjenesteytelser til brukere med registrert hjelpebehov fra hjemmebaserte tjenester
• Vikarer og annet mer tilfeldig engasjert personell vil ha mindre mulighet til, til enhver tid å, skaffe seg oversikt over brukergrupper og enkeltbrukere og deres behov og forventinger til tjenesteyting.

Område 2: Kartlegging av hjelpebehov, herunder medvirkning.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området

Område 3: Håndtering av henvendelser – et behov blir meldt.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området

6. Deltakere ved tilsynet
Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Vestfold deltok:
Seniorrådgiver Svein-Erik Ekeid (revisjonsleder), kvalitetsrådgiver Eli Anne Stenhaug (revisor) og konsulent Inger H. Henriksen (sekretær).