INNHALD

Samandrag
1. Innleiing
2. Om verksemda - særlege tilhøve
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte område og funn
6. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag
Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

• Tuberkulosekontroll av asylsøkjarar under opphold i ordinere asylmottak
  av busette overføringsflyktningar og familieattforeina frå land med høg førekomst av tuberkulose
• Naudsynt helsehjelp og helseundersøking ved behov
  til asylsøkjarar under opphald i ordinere mottak
  til busette overføringsflyktningar og familieattforeina
• Tilsynet med miljøretta helsevern

Sogndal kommune har ca. 6600 innbyggjarar. Det statlege mottaket for asylsøkjarar er dreve av eit privat firma. Det er per dags dato 121 asylsøkjarar i mottaket, av desse er det 48 born. Bebuarane er spreidde i eigne leilegheiter og på hyblar rundt om i bygda. Alle barnefamiliane er busette på Kaupanger.

Når nye asylsøkjarar kjem til mottaket informerer leiaren om helsetilbodet i kommunen og om rettar i det norske samfunnet generelt. Ho hjelper dei og med å skaffe seg fastlege.

Ei helsesyster i kommunen har spesielt ansvar for flyktningar og asylsøkjarar, 20% stilling er sett av til helsekontrollar og vaksinering av asylbarna, og til å følgje opp tuberkulosestatus både for barn og vaksne. Helsestasjonen har fått delegert ansvar for å følgje opp tuberkulosearbeidet i kommunen i samarbeid med smittevernlege. Kommunen har inngått avtale med ein kommunelege som har avsett ein halv dag per veke, for å gi informasjon, og å gi helsehjelp til asylsøkjarar før dei har fått fastlege.

Flyktningekontoret er lagt til sosialavdelinga. Flyktningekonsulenten har ansvar for å gi melding om overføringsflyktningar og familieattforeina til helsetenesta. Det er oppretta ei tverrfagleg ansvarsgruppe for flyktningar som er administrert av flyktningekonsulenten, der er helsestasjonen representert saman med andre faggrupper.

Psykisk helsearbeid i kommunen er administrativt lagt til sosialavdelinga, og samarbeidet omkring personar med psykiske vanskar fungerer godt mellom legetenesta og andre deler av kommunen sit tilbod til denne gruppa. Det er inngått konkrete avtalar om oppfølging av dei som vert skrivne ut både frå BUP og vaksenpsykiatrien.

Både asylsøkjarar, flyktningar og familieattforeina får oppfølging av helsestasjon og jordmor ved graviditet og fødsel på lik linje med andre bebuarar i kommunen. Det er tilgang på helsepersonell av begge kjønn.

Tolketenesta for dei som treng slik hjelp i kommunen fungerer godt.

Det føreligg delegasjonsvedtak frå kommunestyret med omsyn til ansvaret for miljøretta helsevern i kommunen.

Følgjande avvik vart avdekka ved tilsynet:

Avvik 1:
Kommunehelsetenesta har ikkje eit system som sikrar at dei får tilsendt tuberkulosestatus for asylsøkjarar frå transittmottaket.

Avvik 2:
Kommunen har ikkje eit system som sikrar at opplysningar om tuberkulosestatus vert sendt vidare til ny bustadkommune før etter at asylsøkjar har etablert kontakt med helsetenesta i den nye bustadkommunen

Dato: 15.02.05

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Sogndal kommune i perioden 02.12.04 – 28.01.05. Revisjonen inngår som ein del av den planlagde tilsynsverksemda til Helsetilsynet i Sogn og Fjordane i år.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdera korleis verksemda nyttar internkontroll til å oppfylla krav frå styresmaktene. Revisjonen omfattar undersøking av om

• aktivitetar blir utførde slik dei er framstilte skriftleg og munnleg
• verksemda når måla sine og driv verksemda innanfor dei rammene styresmaktene har sett.

Ein systemrevisjon blir gjennomførd ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske tilhøva tilfredsstiller krava frå styresmaktene. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring.

Sogndal kommune har ca. 6600 innbyggjarar, og er skulesenter og regionsenter for Indre Sogn. Sogndal har den største vidaregåande skulen i fylket, og høgskulen i Sogn og Fjordane er lokalisert her med administrasjon og dei fleste studietilboda sine. Det statlege mottaket for asylsøkjarar er drive av Lopex, som står som fagleg ansvarleg for drifta. Det er per dags dato 121 asylsøkjarar i mottaket, av desse er det 48 born. Bebuarane er spreidde i eigne leilegheiter og på hyblar rundt om i bygda. Alle barnefamiliane er busette på Kaupanger.

Dagleg leiar for mottaket er utdanna hjelpepleiar med vidareutdanning i psykisk helsearbeid, ho har tidlegare vore tilsett som helseansvarleg ved mottaket. Det er ingen i tilsvarande stilling knytt til mottaket no. Når nye asylsøkjarar kjem til mottaket informerer leiaren om helsetilbodet i kommunen og om rettar i det norske samfunnet generelt. Ho hjelper dei og med å skaffe seg fastlege.

Ei helsesyster i kommunen har spesielt ansvar for flyktningar og asylsøkjarar, 20% stilling er sett av til helsekontrollar og vaksinering av asylbarna, og til å følgje opp tuberkulosestatus både for barn og vaksne. Opplysningar om tuberkulosestatus frå transittmottaket til asylmottaket kjem til mottaksleiar, eller ved at asylsøkjarane leverer inn kopi av sine helsekort til mottaket. Mottaket formidlar desse opplysningane vidare til helsestasjonen. Helsestasjonen har fått delegert ansvar for å følgje opp tuberkulosearbeidet i kommunen i samarbeid med smittevernlege. Kommunen har inngått avtale med ein kommunelege som har avsett ein halv dag per veke, for å gi informasjon og å gi helsehjelp til asylsøkjarar før dei har fått fastlege.

Flyktningekontoret er lagt til sosialavdelinga. Flyktningekonsulenten har ansvar for å gi melding om overføringsflyktningar og familieattforeina til helsetenesta. Flyktningekonsulenten hjelper til med å skaffe fastlege til nytilflytta og sender oppdatert liste over flyktningar og familieattforeina til helsetenesta med visse mellomrom. Det vert opplyst at samarbeidet mellom politiet og sosialetaten fungerer godt. Det er laga introduksjonsprogram for 12 av 30 busette flyktningar.

Det er oppretta ei tverrfagleg ansvarsgruppe for flyktningar som er administrert av flyktningekonsulenten, der er helsestasjonen representert saman med andre faggrupper.

Psykisk helsearbeid i kommunen er administrativt lagt til sosialavdelinga, og samarbeidet omkring personar med psykiske vanskar fungerer godt mellom legetenesta og andre deler av kommunen sit tilbod til denne gruppa. Det er inngått konkrete avtalar om oppfølging av dei som vert skrivne ut både frå BUP og vaksenpsykiatrien.

Både asylsøkjarar, flyktningar og familieattforeina får oppfølging av helsestasjon og jordmor ved graviditet og fødsel på lik linje med andre bebuarar i kommunen. Det er tilgang på helsepersonell av begge kjønn.

Tolketenesta for dei som treng slik hjelp i kommunen fungerer godt.

Det føreligg delegasjonsvedtak frå kommunestyret med omsyn til ansvaret for miljøretta helsevern i kommunen. Kommunen har ikkje ført tilsyn med miljøretta helsevern i bustadene til asylsøkjarane, men opplever at miljøomsyn vert fylgt opp av dei som driv mottaket og har inngått kontraktar med huseigarane.

Kommunen har ikkje etablert eigne vidareutdanningskurs for personell som arbeider med denne gruppa, men personell som arbeider med flyktningar og asylsøkjarar har delteke på faglege samlingar på nasjonalt og regionalt nivå.

Dokumentasjon frå verksemda sjølv:

• Organisasjonskart
• Stillingsomtalar- kommunelege smittevern og asyl, helsesøster – asyl
• Smittevernplan vedlagt metodebok
• Tuberkulosekontrollprogram og prosedyrar
• Delegasjonsvedtak om ansvars- og oppgåvedeling innan miljøretta helsevern
• Oversikt over personell som har oppgåver med å sikre og å utføre helsetenester til asylsøkjarar og flyktningar

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Sogn og Fjordane:

• Varsel om tilsyn 02.12.04.
• Tilbakemelding og oversending av dokumentasjon frå kommunen 10.01.05
• Oppsett av dagsorden for tilsynet sendt til kommunen 19.01.05.

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart send ut 02.12.04.

Formøte vart ikkje halde.

Opningsmøte vart halde 28.01.05 klokka 09.00 – 09.30.

Intervju
7 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde:
Journalar for dei 10 siste overføringsflyktningane som er busette i kommunen med omsyn til om tuberkulose status er sjekka

• Om det er gjennomført tuberkuloseundersøking innan fastsett tid for dei ulike gruppene
• Om dei er vidaresende til naudsynleg oppfølging, dersom det har vore sjukdomsteikn ved undersøkinga av tuberkulosestatus

Journalar for ca. 20 personar som er komne gjennom familieattforeining eller er direkte busette flyktningar frå høgendemiske land

• Om det er dokumentert at det er gjennomført individuelle samtalar og vurdert behov for helsetenester
• Om det er dokumentasjon på målretta undersøkingar og tilbod om helseundersøking
• Om det er dokumentert at det er brukt tolk

Journalar for dei siste personane som er flytta frå asylmottaket til ein annan kommune

• Om det låg føre dokumentasjon på at resultat frå tuberkulose status vert vidaresendt til ny bustadkommune

Journalar for dei 20 siste ankomne som er busette på asylmottaket.

• Om tubekuloseundersøkinga er gjennomført innan 14 dagar
• Om personar med teikn til tuberkuløs sjukdom vert vidaresendt til naudsynt oppfølging
• Korleis resultat frå transittmottak vert registrert i kommunehelsetenesta

Sluttmøte var halde 28.01. klokka 15.00 – 15.30.

Område 1: Tuberkulosekontroll

Avvik 1:
Kommunehelsetenesta har ikkje eit system som sikrar at dei får tilsendt tuberkulosestatus for asylsøkjarar direkte frå transittmottaket.

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Forskrift om tuberkulosekontroll §§ 3-1, 3-2.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Helseopplysningar om smitte- og tuberkulosestatus for asylsøkjarar frå transittmottak og eventuelle andre statlege mottak, kjem ikkje direkte fram til kommunehelsetenesta utan at mottaket formidlar desse opplysningane vidare til helsestasjon og smittevernlege.
• Det vert opplyst i intervjua at kopi av helsekort for asylsøkjarar vert oversendt frå det statlege mottaket i kommunen til helsestasjonen.
• I periodar tek det meir enn 14 dagar frå asylsøkjar kjem til kommunen før helsestasjonen får kopi av helsekort.

Avvik 2:
Kommunen har ikkje eit system som sikrar at opplysningar om tuberkulosestatus vert sendt vidare til ny bustadkommune før etter at asylsøkjar har etablert kontakt med helsetenesta i den nye bustadkommunen

Avvik frå følgjande krav frå styremaktene:

• Forskrift om tuberkulosekontroll § 4-2

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunen sender ikkje vidare status om tuberkulosestatus til kommunelegen i ny bustadkommune.
• Kommunehelsetenesta ventar med vidaresending av helsekort og all helseinformasjon som gjeld born til dei vert kontakta av helsetenesta i den nye kommunen, eller til dei veit kva helsestasjon dei skal tilhøyra i den nye kommunen. Dette vert gjort fordi flyttemeldingane ofte har ei upresisi flytteadresse, og fordi helsestenesta er usikker på om informasjonen kjem fram til rette instans i den nye kommunen.

Område 2: Naudsynt helsehjelp og helseundersøking ved behov

Det vart ikkje funne avvik på dette området.

Merknad 1:
Ein stor del av asylsøkjarane tek ikkje mot tilbod om førstegangs undersøking med tanke på avdekking av smittsame sjukdommar.

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Det vert opplyst i intervju at sjølv om asylsøkjarar og flyktningar får informasjon om at dei kan få tilbod om gratis legetime for å få legesjekk, for eventuelt å avdekke smittsame sjukdommar, er det mange som ikkje tek mot tilbodet.
• Kommunen informerer om tilbodet på fleire arenaer, utan at det lukkast å få ein relativt stor del av målgruppa til å ta i mot ei slik helseundersøking.

Område 3: Miljøretta helsevern

Det blei ikkje funne avvik eller gjort merknader på dette området.

Det føreligg delegasjonsvedtak og ansvarslinjene i høve til miljøretta helsevern et kjent blant dei tilsette.

Kommunen har vurdert behov for tilsyn med miljøretta helsevern, og har kome fram til at eit slikt tilsyn vil vere lite formålstenleg i høve til lokale tilhøve på dette området.

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involverte i revisjonen.

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte og over personar som vart intervjua.

Frå Helsetilsynet i Sogn og Fjordane deltok:
Øyvin Myrmel, revisor
Einar Hovlid, revisor (deltok på intervju og verifikasjon)
Bjørg Eikum Tang, revisjonsleiar