Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - særlege tilhøve
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte område og funn
6. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag
Denne rapporten omtaler påpeika avvik og merknader innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande områder:

• Sakshandsaming ved tildeling av tenester om praktisk bistand (Lov om sosiale tenester § 4-2 a).
• Klagesakshandsaming ved tildeling av tenester om praktisk bistand (Lov om sosiale tenester § 4-2 a).

Rapporten inneheld eit avvik og to merknader.

Dato: 15.03.05

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Valle Kommune, pleie- og omsorgstenesta i perioden 08.11.2004 -15.03.2005. Revisjonen er ein del av Fylkesmannens planlagde tilsynsverksemd i 2004.

Føremålet med systemrevisjon er å vurdere korleis verksemda ivaretek ulike målkrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta undersøking om:

• aktivitetar utføres som omtalt og uttalt
• verksemda driv sin aktivitet innafor dei rammer som myndigheitene har sett.

Ein systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjonar er å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis, og om dei fysiske forhold tilfredsstiller målkrava. Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekka under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet meiner det er eit potensial for forbetring.

Valle kommune er organisert i ulike driftseiningar med rådmann og driftssjef som øvste administrative leiing. Kommunen har nyleg vore gjennom ein omorganisering. Pleie- og omsorgseininga er delt i tre: PUH som yter tenester til psykisk utviklingshemma, Valle alders og sjukeheim og open omsorg. Pleie- og omsorgseininga utførar tenester etter sosialtenestelova og kommunehelselova. Pleie- og omsorgsleiar er Richard Stokkedal. Leiar av open omsorg, som utførar den tenesta som ble vurdert i denne samanheng, er Monique Jore.

Tildeling av tenester etter sosialtenestelova § 4-2 a ytes etter søknad. Det vert alltid fatta skriftlege vedtak etter ein vedtatt mal. Før vedtak fattast vil som oftast leiar for open omsorg vitja søkjaren og foreta ein kartlegging av søkjars behov. I slike høve nyttast kartleggingsskjema. Vedtak fattast vanlegvis av leiar for open omsorg.

Ved tilsynet blir det fortalt at Valle som ein liten kommune har vanskar med rekruttering av heimehjelparar, og at dette serleg gjev seg utslag ved ferieavvikling og sjukdom.

Verksemda sin eigen dokumentasjon knytte til den daglige drift og andre viktige tilhøve:

• Organisasjonskart Valle kommune
• Stillingsomtale pleie- og omsorgssjef
• Stillingsomtale vaktmeister pleie- og omsorgsavdelinga
• Stillingsomtale ambulerande vaktmeister pleie- og omsorgsavdelinga
• Stillingsomtale avdelingssjukepleiar open omsorg
• Stillingsomtale heimehjelpar pleie- og omsorgsavdelinga
• Delegasjonsreglement Valle kommune
• Årsmelding Valle kommune
• Vedtaksmal vedtak om tildeling av heimehjelp
• Vedtaksmal vedtak om tildeling av tenester frå ambulerande vaktmeister
• Mal for saksutgreiing
• Retningslinjer for fullført sakshandsaming
• Personaloversikt heimehjelparar, ambulerande vaktmeistare og administrasjon.
• Kopi av 5 anonymisera vedtak om tildeling av heimehjelp
• Internt delegasjonsreglement

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om systemrevisjon. Frå Fylkesmannen i Aust-Agder datert 08.11.2004.
• Svar ang. varsel om systemrevisjon. Frå Valle Kommune datert 25.11.2004.
• Program for dagen. Frå Fylkesmannen i Aust-Agder datert 13.12.2004

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt 08.11.2004

Opningsmøte vart halde 15.12.2004

Intervju

5 personar vart intervjua.

Verifikasjonar

Gjennomgong av dei tilsende dokumenta.
Følgjande verifikasjonar vart gjennomførde på staden:
Gjennomgong av 5 saksmapper.

Sluttmøte vart halde 15.12.2004.

Følgende område blei revidert:

• Sakshandsaming ved tildeling av tenester om praktisk bistand. (Sosialtenestelova § 4-2a)

Avvik 1

Den skriftlege sakshandsaminga oppfyller ikkje Forvaltningslovens regler om sakshandsaming ved enkeltvedtak.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene: Forvaltningslova §§ 24 og 25.

§ 24. (når enkeltvedtak skal grunngis).

Enkeltvedtak skal grunngis. Forvaltningsorganet skal gi begrunnelsen samtidig med at vedtaket treffes.

I andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse dersom det innvilger en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Det samme gjelder i saker om fordeling av tillatelser eller andre fordeler mellom flere parter. En part kan likevel kreve begrunnelse gitt etter at vedtaket er truffet. Krav om begrunnelse må framsettes i løpet av klagefristen eller - om ingen klagefrist løper - senest 3 uker etter at parten mottok underretning om vedtaket. Bestemmelsene i §§ 29, 30 og 31 gjelder tilsvarende.

Begrunnelse kan unnlates i den utstrekning begrunnelse ikke kan gis uten å røpe opplysning som parten etter § 19 ikke har krav på å bli kjent med. I tilfelle som går inn under § 19 første ledd bokstav c, skal begrunnelse på anmodning gis en representant for parten når ikke særlige grunner taler mot det, likevel slik at muntlig orientering kan tre istedenfor skriftlig begrunnelse.

Kongen kan for særskilte saksområder gi bestemmelser om at begrunnelse kan unnlates når særlige forhold gjør det nødvendig. Likeledes kan Kongen bestemme at visse vedtak som går inn under første ledd skal grunngis etter reglene i annet ledd, eller at visse vedtak som går inn under annet ledd skal grunngis etter reglene i første ledd.

§ 25. (begrunnelsens innhold).

I begrunnelsen skal vises til de regler vedtaket bygger på, med mindre parten kjenner reglene. I den utstrekning det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket, skal begrunnelsen også gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket bygger på.

I begrunnelsen skal dessuten nevnes de faktiske forhold som vedtaket bygger på. Er de faktiske forhold beskrevet av parten selv eller i et dokument som er gjort kjent for parten, er en henvisning til den tidligere framstilling tilstrekkelig. I tilfelle skal det i underretningen til parten vedlegges kopi av framstillingen.

De hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøvelse av forvaltningsmessig skjønn, bør nevnes. Er det gitt retningslinjer for skjønnsutøvingen, vil i alminnelighet en henvisning til retningslinjene være tilstrekkelig.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Ved gjennomgong av 5 saksmapper og gjennom intervju fant vi følgjande:
• Om tenesta fell bort for kortare eller lengre periodar fattes det ikkje vedtak om dette.
• Om tenesta vert redusert grunna sjukdom eller ferieavvikling fattes det ikkje endringsvedtak.
• Ingen vedtak i dei 5 saksmappene vi gjekk igjennom er grunngjevne. Det er ikkje openbart i alle sakene at søkjar har fått innvilga det han/ho har søkt om. Forvaltningslova § 24 andre ledd kjem difor ikkje til anvending.
• I vedtaksmalen som nyttast, er ikkje ”grunngjeving” tatt med i disposisjonen.
  Det er ikkje nok skriftleg dokumentasjon som viser kva vedtaket byggjer på og kva slags individuelle vurderingar som er gjort.

Område nr. 2:

• Klagesakshandsaming ved tildeling av tenester om praktisk bistand (Lov om sosiale tenester § 4-2a/§ 8-6)

Det vart under revisjonen opplyst at kommunen ikkje har motteke og handsama klager på tildeling av tenester etter Lov om sosiale tenester § 4-2 a. Revisjonen gjekk difor ut på å sjekke om det systemet kommunen har for klagesakshandsaming er i tråd med reglene og sikrar ei rett handsaming om kommunen mottek slike klager i framtida.

Merknad 1
Det kom fram i intervjua at det er uklårt korleis klager skal handsamast.

Merknaden byggjer på følgjande observasjonar:

• Nøkkelpersonell er usikre på kven som skal handsama klager administrativt og politisk.
• Standardtekst i vedtaksmal er uklår:
  (….) Ei eventuell klage skal du sende til NN, avdelingssjukepleiar open omsrog, Valle kommune. Ved eventuelt avslag kan du klage til Fylkesmannen, Fylkesmannen er klageinstans. (Fm. utheving)

I samband med merknaden syner ein til:

Lov om sosiale tenester § 8-6. og Forvaltningslovas kap. 6, § 33, fjerde ledd:

Blir det ikkje truffet avgjørelse som nevnt i annet ledd, skal sakens dokumenter sendes klageinstansen så snart saken er tilrettelagt(….)

Om klagen ikkje vert imøtekomen, skal den oversendast Fylkesmannen utan at klagar må foreta seg noko.

Helsedepartementets forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta § 3:

I denne forskriften betyr internkontroll systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen.

Merknad 2
Det er manglande kompetanse hos tilsette på å gjenkjenne klager.

Merknaden byggjer på følgjande observasjonar:

• Personell i direkte kontakt med brukar kan ikkje gjere greie for når misnøye hos brukar skal definerast som klage og vidareformidlast.

I samband med merknaden syner ein til:

Lov om sosiale tenester § 4-1:

Sosialtjenesten skal gi opplysning, råd og veiledning som kan bidra til å løse eller forebygge sosiale problemer. Kan sosialtjenesten ikke selv gi slik hjelp, skal den så vidt mulig sørge for at andre gjør det.

Lov om sosiale tenester § 2-3, andre ledd:

Kommunen har ansvaret for nødvendig opplæring av sosialtjenestens personell personalet er forpliktet til å delta i opplæring som blir bestemt og som anses nødvendig for å holde deres kvalifikasjoner ved like.

Forvaltningslova § 32 a)

Erklæring om klage skal:

a)     fremsettes for det forvaltningsorgan som har truffet vedtaket; dersom muntlig klage er tillatt, skal erklæringen settes opp skriftlig av vedkommende forvaltningsorgan.

Helsedepartementets forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta § 3 (sjå ovanfor).

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over personane som vart intervjua.

Frå Fylkesmannen deltok:
Ester Hassel, Revisjonsleiar
Bjørn Vidar Gundersen, Revisor