Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1. Opplysning råd og veiledning (Lov om sosiale tjenester m.v § 4-1, jf § 2-1

2. Sosiale tjenester direkte rettet mot rusmiddelmisbrukere – praktisk bistand og opplæring, støttekontakt og plass i institusjon (Lov om sosiale tjenester §§ 4-2 a, c og d, 4-3, jf §§ 2-1 og 8-1)

3. Midlertidig husvære (Lov om sosiale tjenester m.v § 4-5, jf §§ 2-1 og 4-2 og sosialdepartementets rundskriv U-5/2003 ”Veileder for kvalitetskrav til midlertidig husvære etter lov om sosiale tjenester § 4-5”)

4. Oppfølging i behandlingsopplegg (Lov om sosiale tjenester § 6-1 fjerde ledd, jf første ledd, §§ 2-1 og 4-1)

5. Nødvendige tiltak ved avslutning av institusjonsopphold (Lov om sosiale tjenester § 6-1 fjerde ledd, jf første ledd, §§ 2-1 og 4-1).

6. Samordning av tjenestene til rusmiddelmisbrukere (Lov om sosiale tjenester § 3-2, jf § 4-3a, § 2-1 tredje ledd.. Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenester av 27.juni 2003. Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven av 23.12.04

Ved tilsynet ble det konstatert 3 avvik. Det ble ikke gitt merknader.

Dato: 07. mars 2005

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Kongsberg kommune, Sosialkontortjenesten, Koordineringstjenesten, Forvaltningsavdelingen pleie- og omsorgstjenesten og Kulturtjenesten 03. mars 2005. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Kongsberg kommune har opprettet et Arbeids- og velferdskontor hvor Aetat, Trygdekontor og Sosialkontortjenesten er samlokalisert og organisert i en matriseorganisasjon med ulike team. Sosialkontortjenesten er også internt organisert i 3 team som ledes av teamledere. Pleie- og omsorgstjenestene i kommunen er organisert i bestillerenhet (Forvaltningsavdelingen) og utførerenhet (3 distrikter). Det er videre opprettet en egen koordineringstjeneste som er direkte underlagt rådmannen med ansvaret for samordning av de ulike sosiale tjenestene, utpeke koordinatorer og jobbe med ansvarsgruppemøter og individuelle planer til tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov. Støttekontaktordningen etter sosialtjenesteloven administreres av Kulturtjenesten som også har vedtaksmyndighet i disse sakene.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning ble oversendt Fylkesmannen i Buskerud ved kommunens ekspedisjon 08.02.05 og 16.02.05. Noe ble også overlevert under tilsynsbesøket:

• Organisasjonskart over sosialkontortjenesten, matriseorganisasjonen i AVK, Rådmannens stab og Pleie og omsorgstjenesten
• Navneliste over saksbehandlere og ledere som fatter vedtak etter sosialtjenestelovens kap 4
• Ruspolitisk handlingsplan for Kongsberg kommune
• Boligpolitisk handlingsplan
• Rus/psykiatriprosjektet
• Delegasjonsreglement
• Rutinehåndbok for sosialkontortjenesten
• Prosedyrer/saksbehandlingsrutiner ved tildeling av tjenester
• Diverse informasjonsmateriell/serviceerklæring
• Retningslinjer for koordineringstjenesten
• 5 enkeltvedtak
• Kommunens system på helhetlig saksbehandling
• Forvaltningsrevisjonsprosjektet
• Oversikt over fritidstilbudet for voksne med psykiske lidelser/problemer våren 2005

Dokumentasjon som Kongsberg kommune ble bedt om å fremlegge under tilsynet 03.03.05:

• Klientmappen tilhørende 3 rusmisbrukere over 25 år hvor det er utarbeidet individuell plan.
• Klientmappen tilhørende 3 rusmisbrukere over 25 år som har sammensatte behov men hvor det ikke er utarbeidet individuell plan
• Klientmappen tilhørende 2 klienter som nå oppholder seg i rusinstitusjon
• Klientmappen tilhørende de 2 siste klientene som har vært i rusinstitusjon
• Klientmappen tilhørende 5 rusmiddelmisbrukerne som fikk innvilget praktisk bistand og opplæring, og/eller støttekontakt, og/eller plass i bolig med heldøgns omsorgstjenester før 01.09.04.
• Klientmappen tilhørende de 5 vedtakene som er oversendt fylkesmannen i forkant av revisjonen
• Klientmappen tilhørende navngitt klient
• Klientmappen tilhørende 3 rusmisbrukere som har fått avslag på søknad om tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 bokstav a, c eller d.
• 3 klientmapper hvor det er fattet vedtak om midlertidig husvære etter § 4-5

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Fylkesmannen i Buskeruds varsel om tilsyn 20.12.04
• E-post fra Kongsberg kommune 2. februar 2005
• Kongsberg kommunes oversendelse av etterspurt dokumentasjon 08.02.05 og 16.02.05
• Fylkesmannen i Buskeruds brev 14.02.05 med bl.a. program for tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel: ble sendt kommunen v/rådmannen 20.12.04

Formøte: ble ikke gjennomført ved dette tilsynet.

Åpningsmøte: åpningsmøte ble avholdt 03.03.05. Under dette møtet ble det gitt informasjon om revisjonens hensikt og omfang, den praktiske gjennomføringen av tilsynet, hvordan resultatene ville bli presentert i sluttmøtet og den skriftlige rapporten og videre oppfølging.

Intervjuer: 9 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner: Gjennomgang av dokumentasjon som ble fremlagt under tilsynsbesøket, herunder klientmapper og stikkprøver på vedtak, journalnotat og ansvarsgruppemøter.

Sluttmøte: ble avholdt 03.03.05. Det ble gitt en oppsummering av tilsynet og resultatet av tilsynet ble presentert.

Avvik defineres som forhold som er i strid med myndighetenes krav i lov og forskrifter. Forhold som er beskrevet under "Avvik" skal utbedres.

Avvik 1
Kongsberg kommune fører ikke tilstrekkelig kontroll med at tjenestene etter sosialtjenestelovens kap 4 og 6 er i samsvar med krav fastsatt i lov og forskrift.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 2-1 annet ledd og forskrift om internkontroll av 20. desember 2002.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 2-1 annet ledd skal kommunen føre internkontroll for å sikre at virksomhet og tjenester etter sosialtjenestelovens kapittel 4 og 6 er i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Kommunen må kunne redegjøre for hvordan den oppfyller denne plikten. Internkontroll omhandler virksomhetens interne styring og egenkontroll, og kommunen må etablere styringssystemer som sikrer at de oppgaver som er nedfelt i sosialtjenesteloven blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Intervjuene avdekket at det ikke er utarbeidet interkontrollsystemer for sosialkontortjenesten.
• Det er ikke fremlagt dokumentasjon som viser at plikten til internkontroll er oppfylt.
• Det fremkom under intervjuer at sosialkontortjenesten i liten grad fører systematisk kontroll med at myndighetskravene blir oppfylt.
• Intervjuene avdekket at vedtaksmyndigheten i praksis ikke var i samsvar med det som var opplyst å være virksomhetenes ansvarsområder.
• Intervjuene avdekket at uenighet om intern kostnadsfordeling var til hinder for innvilgelse av tjenester etter kap 4
• Intervjuene og dokumentgjennomgang avdekket at det i stor grad blir fremsatt muntlige søknader om tjenester etter kap 4 og at det ikke kan dokumenteres at det faktisk er søkt om tjenester
• Intervjuene avdekket at det ikke var rutiner eller praksis som sikrer brukerne ensartet informasjon om pleie- og omsorgstjenestene
• Intervjuene avdekket usikkerhet rundt antall belastede rusmisbrukere i Kongsberg kommune.
• Det fremkom verken av intervjuer eller fremlagt dokumentasjon at det er iverksatt nødvendige forbedringstiltak

Avvik 2
Kongsberg kommune kan ikke godtgjøre at heldøgns omsorgstjenester eller praktisk bistand/opplæring er innrettet mot og gjort tilgjengelige for rusmiddelmisbrukere

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 2-1 første og annet ledd, jf §§ 6-1, 4-2 a, 4-2 d, og 4-3.

Kommentar:

Rusmisbrukere som er omsorgstrengende eller helt avhengig av praktisk eller personlig hjelp for å greie dagliglivets gjøremål, har krav på sosiale tjenester. De tjenestene som innvilges etter § 4-2 skal dekke den enkelte rusmisbrukers hjelpebehov, og tjenestetilbudet skal utformes i samarbeid med brukeren. Etter sosialtjenestelovens § 4-2 a skal de sosiale tjenestene omfatte praktisk bistand og opplæring til de som har et særlig hjelpebehov på grunn av sykdom, funksjonshemming, alder eller andre årsaker. I Rundskriv I 1/93 lov om sosiale tjenester m.m er det uttalt at formålet med praktisk bistand og opplæring først og fremst er å yte hjelp til alle dagliglivets praktiske gjøremål i hjemmet og i tilknytning til hjemmet, herunder innkjøp av varer, matlaging, rengjøring og opplæring i både husarbeid, matlaging og personlig hygiene. Bestemmelsen omfatter videre hjelp til egenomsorg og personlig stell.

Etter sosialtjenestelovens § 4-2 d har rusmiddelmisbrukere med omfattende omsorgsbehov, krav på heldøgns omsorgstjenester i den grad de oppfyller vilkårene i § 4-3. Dersom kommunen ikke har et tilpasset omsorgstilbud for rusmiddelmisbrukere i kommunens egne heldøgnstiltak, kan den dekke behovet ved å kjøpe plass i en egnet privat institusjon.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom under intervjuer at enkelte rusmisbrukere vil ha behov for heldøgns omsorgstjenester og praktisk bistand uten at dette er innvilget.
• Det fremgikk av fremlagte dokumentasjon at det var søkt om tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 bokstav d for 4 måneder siden uten at det var innvilget slike tjenester.
• Det fremkom under intervjuene at kommunens boliger med helgdøgns omsorgstjenester ikke er tilgjengelige for rusmisbrukere men forbeholdt andre grupper
• Det fremkom under intervjuer at praktisk bistand og opplæring som ble innvilget av forvaltningsavdelingen ikke var innrettet mot eller tilpasset rusmiddelmisbrukernes særlige behov
• Det fremkom under intervjuer og ved gjennomgang av klientmapper at det er en forutsetning for innvilgelse heldøgns omsorgstjenester at det kan påvises somatisk eller psykisk lidelse i tillegg til rusmiddelmisbruk.
• Det fremkom under intervjuer at rusmiddelmisbrukere med omfattende pleie- og omsorgsbehov kun får tilbud om støttesamtaler i påvente av behandlingsplass.
• Det fremkom av intervjuer og ved gjennomgang av klientmapper at sosialkontortjenesten i liten grad har bistått klientene med søknader om tjenester etter kap 4
• Det fremkom under intervjuer at personer som ”velger bort” tjenester etter kap 4 har vanskeligheter med å få igangsatt tjenester igjen selv om vedkommende har et omfattende hjelpebehov.

Avvik 3
Kongsberg kommune yter tjenester til rusmiddelmisbrukere uten at det fattes vedtak om dette.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenestelovens §§ 2-1 første og annet ledd, jf § 6-1, 4-2a, c og d, 4-3 og 8-1.
• Forvaltningslovens §§ 23, 24, 25 og 28.

Kommentar:

Etter sosialtjenestelovens § 8-1 er tildeling av sosiale tjenester enkeltvedtak. Slike vedtak skal som hovedregel være skriftlige, og det skal klart fremgå hvilke rettigheter som er innvilget, jf forvaltningslovens § 23. Søker skal også gjøres kjent med retten til å påklage vedtaket til nærmeste overordnede forvaltningsorgan, jf forvaltningslovens § 28. Miljøarbeidertjenester i tilknytning til boliger er praktisk bistand og opplæring (og i enkelte tilfeller også støttekontakttjeneste) etter sosialtjenestelovens § 4-2a og eventuelt c.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Dokumentgransking og intervjuer avdekket at det blir gitt tjenester (praktisk bistand og opplæring) i form av miljøarbeidertjeneste fra sosialkontortjenesten til enkelte rusmiddelmisbrukere uten at det fattes enkeltvedtak.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Avdelingsdirektør Anne Cathrine Dahl (revisjonsleder) og rådgiver Anne-Lene E. Arnesen (revisor).