INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder
6. Funn
7. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten viser hva tilsynet fant ved revisjonen. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Hvordan kommunen etterlever myndighetskrav i ulike faser av tjenesteutøvelsen overfor voksne med langvarige og sammensatte behov for helse- og sosialtjenester som bor utenfor institusjon. Myndighetskravene blir belyst i fire perspektiv: brukermedvirkning, koordinering, individualisering og forsvarlig tjenesteyting. Problemstillingene er delt opp i tre faser etter en tidsakse:
• Oppstartsfasen – håndtering av nye henvendelser; planlegging, utredning og beslutning
• Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester.

Tilsynet viste at Skien kommune har system som fanger opp og videreformidler nye henvendelser om helse- og sosialtjenester til rett instans. Kommunen har et Bestillerkontor og Mottak/avklaring som har gode rutiner for samarbeid. Det holdes ukentlig avklaringsmøter og foretas felles hjemmebesøk. Det gjøres en tverrfaglig vurdering av søknader og henvendelser. Tjenestemottaker blir gitt informasjon om ulike tilbud og kommunen har utarbeidet informasjonsbrosjyrer. Tjenestebehovet blir utredet med fokus på brukers behov.

De fleste tjenester blir raskt igangsatt etter at vedtak er fattet. Utarbeidet prosedyre følges. Det utarbeides tiltaksplaner og primærkontakt/kontaktperson utpekes. Det er opprettet en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten i kommunen, underlagt Mottak/avklaring. Det etableres ansvarsgrupper og utarbeides individuell plan (IP) for de som ønsker og har behov for IP. Imidlertid er ikke alle individuelle planer ferdigstilte. Brukerstyrt personlig assistent er en av de tjenesteformene som blir tildelt.

Kommunen omsetter planer, beslutninger/vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak. Kommunen tilstreber stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren skal oppleve forutsigbarhet og trygghet i sin hverdag, og kommunen har løpende rapportering og prosedyrer for oppfølging som etterleves. Det holdes oppfølgingsmøter for støttekontakter, og det gis veiledning til IP- koordinator. Det er system for å fange opp nye/endrede tjenestebehov.

Det ble ikke funnet avvik eller gitt merknader innen de reviderte områdene.

Dato: 23.06.05

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Skien kommune i perioden 15.03.05 - 27.05.05 - , gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Telemark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Skien kommune har ca 52000 innbyggere. Kommunen er inndelt i 6 fagavdelinger som hver ledes av en fagsjef. Helse- og sosialsjefen og Pleie- og omsorgssjefen er to av disse fagsjefene, og er med i rådmannens ledergruppe og rapporterer direkte til ham.

Tjenestene som er gjenstand for tilsyn er underlagt nevnte Helse- og sosial og Pleie- og omsorg. De enkelte tjenesteområdene ledes av enhetsledere.

Kommunen har et Bestillerkontor som ligger i stab under Pleie-og omsorgstjenesten. Dette mottar og tildeler tjenester, bla hjemmesykepleie og praktisk bistand og opplæring, herunder brukestyrt personlig assistanse.

Helse-og sosialtjenesten har en enhet for Mottak/avklaring som mottar og behandler søknader om tjenester som bl.a gjelder støttekontakttjeneste, avlastningstiltak og noe omsorgslønn. Ansvar for rekruttering og tildeling av støttekontakter er underlagt koordineringstjenesten, under Mottak/avklaring. Fysioterapi- og ergoterapitjenesten er organisert under Mottak/avklaring. Det er etablert gode samarbeidsrutiner mellom disse to enhetene.

Kommunen jobber med å gjøre ansvarsgruppene mer målrettet. Slik mange ansvarsgrupper fungerer i dag, varierer det bl a i hvilken grad fastlegene deltar.

Alle ansatte som arbeider med målgruppa, benytter felles datasystem, PROSYS.

Pleie- og omsorgstjenesten arbeider for å redusere antall deltidsansatte.

Kommunen ser behov for å bedre innhold i dagen for mange i målgruppa. For å få ressurser til dette, har kommunen søkt om prosjektmidler for å utvikle kultur- og aktivitetstiltak.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Skriftlige rutiner og retningslinjer for hvordan helse- og sosialtjenesten ivaretar oppstartingsfasen, iverksettingsfasen og oppfølgingsfasen.
• Helse- og sosialplan
• Delegasjonsreglement og andre dokumenter som viser hvordan vedtaksfullmakt er delegert.
• Opplæringsplan for helse- og sosialpersonell.
• Verdigrunnlag for pleie- og omsorgsavdelingen
• Felles introduksjon av nye medarbeidere
• Den gode omsorgstjeneste ” Kraft til livsutfoldelse”

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Varsel av 15.03.05 sendt kommunen.
• Dokumentasjon innkommet fra kommunen 02.05.05
• Program sendt kommunen av 04.05.05
• Siste informasjon fra kommunen 23.05.05

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.03.05

Formøte ble avholdt 15.04.05

Åpningsmøte ble avholdt 26.05.05

Intervjuer

17 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført 25., 26.og 27.05.05:

• Gjennomgang av A-journal i PROSYS som inneholdt, vedtak, tiltaksplan og daglig rapportering for 10 tjenestemottakere
• Gjennomgang av saksmapper med vedtak for 17 tjenestemottakere
• Gjennomgang av legejournaler for 13 tjenestemottakere
• Gjennomgang av individuell plan for 8 tjenestemottakere
• Referater fra møter i ansvarsgrupper
• Avviksmeldinger fra reviderte avdelinger

Sluttmøte ble avholdt 27.05.05.

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Det ble ikke funnet avvik ved dette tilsynet.

Det ble heller ikke gitt merknad.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i deltok:
Rådgiver Audhild Arnesen ( revisjonsleder) , seniorrådgiver Randi Sigurdsen ( revisor), ass. fylkeslege Yngve Holmern ( revisor), og rådgiver Ingrid Skaara Serkved ( revisor).