Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten, spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Denne rapporten beskriver avvik og merknad som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Kommunen sikrer at tjenestemottakernes tjenestetilbud etter LOST § 4-2a-d endres i samsvar med endring i grunnleggende behov.
• Kommunen sikrer at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted.
• Kommunen sikrer at tiltak som innebærer planlagt bruk av tvang og makt gjennomføres i samsvar med vedtak i § 4A-7 og § 4A-8.

Det ble avdekket ett avvik og gitt en merknad.

Avvik 1
Sørum kommune har ikke foretatt en formell, skriftlig utpeking av overordnet faglig ansvarlig for tjenesten.

Merknad 1
Sørum kommune har ved vurdering og saksbehandling av endrede behov hos tjenestemottakere i stor grad en muntlig og ikke skriftlig framgangsmåte. Det er i liten grad nedfelt skriftlige rutiner for hvordan søknader og ønsker om endrede behov skal forvaltes.

Dato: 10.06.05

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjonsmetoden som ledd i landsomfattende tilsyn for 2005 knyttet til rettssikkerhet ved bruk av tvang og makt overfor personer med utviklingshemning. Dette landsomfattende tilsynet er initiert fra Statens helsetilsyn og inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Tilsynet er blitt gjennomført ved systemrevisjon av kommunens tjenester overfor personer med utviklingshemning, samt ved systemrevisjon i tilknytning til 2 vedtak om bruk av tvang og makt i kommunen. Tilsynene med de 2 vedtakene kalles også stedlige tilsyn og det er blitt utarbeidet særskilte tilsynsrapporter i tilknytning til disse. De generelle funnene fra disse to stedlige tilsynene er imidlertid tatt med i denne rapporten.

Målsettingen med tilsynet har vært å undersøke om:

• Kommunen sikrer at tjenestemottakernes tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester
• § 4-2a-d endres i samsvar med endring i grunnleggende behov.
• Kommunen sikrer at ulovlig tvang og makt ikke finner sted.
• Kommunen sikrer at tiltak som innebærer planlagt bruk av tvang og makt gjennomføres i samsvar med vedtak hjemlet i § 4A-7 og § 4A-8.

Hjemmel for Fylkesmannens tilsyn er Lov om sosiale tjenester § 2-6 der det står at Fylkesmannen plikter å føre tilsyn med kommunens virksomhet etter Kap. 4 og Kap. 4A og skal påse at virksomheten drives i samsvar med loven og forskriftene til loven. Ved tiltak etter § 4A-5 tredje ledd bokstav b og c skal det også føres stedlig tilsyn.

Fylkesmannen kan uten hinder av taushetsplikt kreve innsyn i de opplysninger som er nødvendige for at Fylkesmannen kan utføre sine oppgaver. I forbindelse med tiltak etter

Kap. 4A kan tilsynet gjennomføre tilsynsbesøk uten beboerens samtykke.

Hvis virksomheten etter Kap. 4 og Kap. 4A drives på en måte som kan ha skadelige følger for tjenestemottaker eller på en annen måte er uheldig eller uforsvarlig, kan Fylkesmannen gi pålegg om å rette opp forholdet.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknad som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetskrav fastsatt i lov eller forskrift.
• Merknader forhold som ikke omfattes av definisjonen av avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten, spesielle forhold
Sørum kommune har beliggenhet på Nedre Romerike og har ca. 12800 innbyggere.

Levekårsdata/behovsprofil viser at kommunen ligger på et generelt gjennomsnittsnivå når det gjelder Akershus fylke.

Kommunen har nettopp gjennomført en omorganisering med en nå felles helse- og sosialtjeneste som også omfatter tjenester til mennesker med utviklingshemning.

Tjenesten omfatter 7 samlokaliserte boliger for denne gruppen, samt en miljøarbeidertjeneste og et aktivitetssenter

3. Dokumentunderlag
Dokumenter mottatt fra kommunen:

• Kommunalt organisasjonskart.
• Organisasjonskart helse- og sosialseksjonen.
• Kvalitetssystemet, ulike dokumenter.
• Opplæringsplan og kursprogram.
• Prosedyrer knyttet til Kap. 4A.
• 10 anonymiserte enkeltvedtak om tildeling av tjenester etter LOST § 4-2a-d.
• Saksframlegg forprosjekt utbygging av Sørvald.
• Delegasjonsreglement.
• Administrative delegeringer.
• Registreringer, oppsummeringer og andre dokumenter knyttet til de to vedtakene som de to stedlige tilsynene omfattet.

Dokumenter hos Fylkesmannen i tilknytning til Kap. 4A:

• Vedtak om bruk av tvang etter § 4A-5 tredje ledd bokstav b og c.
• Meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner etter § 4A-5 tredje ledd bokstav a.
• Andre saksdokumenter knyttet til enkelte tjenestemottakere uten vedtak eller meldinger.
• Brev fra kommunen om at leder for helse- og sosialseksjonen er overordnet faglig ansvarlig for tjenesten.

Andre dokumenter hos Fylkesmannen:

• Oversikt over saksbehandlingstid ved sosialkontorene i fylket vedrørende klagesaker.
• Sørum kommunes internettsider.
• Fylkesmannens kommuneprofil på Sørum.

4. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.04.05.

Åpningsmøteble avholdt 24.05.05.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Befaring og besøk
I forbindelse med de 2 stedlige tilsynene ble det foretatt befaring/besøk ved tjenestemottakernes boliger. Representantene fra Fylkesmannen fikk også anledning til å hilse på de aktuelle tjenestemottakerne.

Samtaler
I forbindelse med begge de stedlige tilsynene ble det avholdt samtale med hjelpeverge/pårørende.

Verifikasjoner
Det ble foretatt verifikasjoner ved besøk i en tredje bolig (Bakkedroga) for utviklingshemmede i kommunen, dette for å granske hvordan bruk av tvang og makt ble registrert og nedtegnet.

Sluttmøte ble avholdt 26.05.05.

5. Reviderte områder og funn

Kommunen skal sikre at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted.

Avvik 1.
Sørum kommune har ikke foretatt en formell, skriftlig utpeking av overordnet faglig ansvarlig for tjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester § 4A-7.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Fylkesmannen har mottatt brev fra kommunen om at leder av helse- og sosialseksjonen er overordnet faglig ansvarlig for tjenesten. Dette brevet er underskrevet av seniorkonsulent.
• I notatet om administrative delegeringer er rådmannens myndighet delegert når det gjelder Lov om helsetjenester i kommunen og Lov om sosiale tjenester uten at Kap. 4A er beskrevet særskilt. Det står anført at delegeringen gjelder den siste lovens § 2 med de unntak som følger av loven.
• Kommunens delegasjonsreglement, punkt 16.5 omhandler også denne myndigheten generelt når det gjelder disse to lovene uten at Kap. 4A er tatt med.
• Kap. 4A er en særbestemmelse som krever en særskilt utpeking, dette er ikke et ansvar som kan delegeres videre nedover i systemet, jamfør den generelle delegeringen fra rådmannen til administrasjonen.
• Etter gjennomgang av dokumenter fra kommunen kan ikke Fylkesmannen se at det er blitt foretatt en formell utpeking av dette ansvaret i Sørum kommune.

Tilsynsområde 1:

Sosiale tjenester til personer med utviklingshemning.

Kommunen skal sikre at tjenestemottakernens tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2a-d endres i samsvar med endring i grunnleggende behov.

Merknad 1:
Sørum kommune har ved vurdering og saksbehandling av endrede behov hos tjenestemottakere i stor grad en muntlig og ikke skriftlig framgangsmåte. Det er i liten grad nedfelt skriftlige rutiner for hvordan søknader og ønsker om endrede behov skal forvaltes.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Gjennom intervjuer og granskning av saksdokumenter framkom det at det i liten grad er blitt utarbeidet skriftlige rutiner for hvordan endrede behov hos tjenestemottakere skal vurderes og saksbehandles. Endrede behov blir ofte gjennomgått muntlig eller på møter med de berørte parter og en prøver å finne løsninger for å kunne dekke dette. Det mangler rutiner eller systemer for å fange opp endrede behov og for å kanalisere og saksbehandle dette formelt i kommunen. Dette kan blant annet medføre vanskeligheter i forhold til klageadgang dersom det ikke lar seg gjøre å imøtekomme behovsendringer.

Gjennomføring av tiltak med planlagt bruk av makt og tvang.

Kommunen skal sikre at tiltak som innebærer planlagt bruk av makt og tvang gjennomføres i samsvar med vedtak hjemlet i § 4A-7 og § 4A-8.

1. stedlige tilsyn.
Vedtaket omfattet tiltak etter § 4A-5 tredje ledd bokstav b, planlagte skadeavvergende tiltak i gjentatte nødsituasjoner.

Fylkesmannens vurdering og konklusjon er at tjenestene ytes i forhold til vedtaket som er truffet og at tiltaket er faglig og etisk forsvarlig.

2. stedlige tilsyn.
Vedtaket omfattet tiltak etter § 4A-5 tredje ledd bokstav c, tiltak for å dekke tjenestemottakerens grunnleggende behov.

Fylkesmannens vurdering og konklusjon er at tjenestene ytes i forhold til vedtaket som er truffet og at tiltakene er faglig og etisk forsvarlige.

Andre observasjoner:

• Fylkesmannen har mottatt muntlig informasjon fra private parter og skriftlig dokumentasjon om planlagt utbygging av området Sørvald. Denne utbyggingen berører konkrete nåværende tjenestemottakere i kommunen uten at aktuelle private parter er blitt tatt med i denne planleggingsprosessen.
• Fylkesmannen anser at den private part i større grad må trekkes med i dette planarbeidet.
• Forprosjektet beskriver boliger for flere ulike grupper av tjenestemottakere, Fylkesmannen legger til grunn at planleggingen og byggingen ivaretar vilkårene i Kap. 4A, herunder at bruk av tvang og makt kan forebygges og begrenses.
• Det er gjennom dette tilsynet kommet fram at Sørum kommune har en bevisst satsning på opplæring og kompetanseheving av ansatte i helse- og sosialsektoren. Likeledes gis det gode muligheter for ansatte til å ta relevant utdanning på enten videregående- eller på høgskolenivå.
• Fylkesmannen anser dette for å være i tråd med og etter intensjonene i lovverket, både i forhold til Lov om sosiale tjenester generelt og Kap. 4A spesielt.

6. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen nedenfor er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Øivind Pedersen, revisjonsleder
Grete N. Finstad, revisor
Terje Hermansen, revisor
Bente Rygg, revisor 2. stedlige tilsyn
Bjørn Berger, observatør