Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Bydelene i Oslo er organisert etter en bestiller-utførermodell. De ulike tjenestesteområdene i Stovner bydel er organisert som 12 resultatenheter, knyttet opp til bydelens ledelse (bydelsdirektør og tre avdelingssjefer). Mottaksenheten behandler alle søknader om tjenester pleie- og omsorgssektoren etter helse- og sosiallovgivningen. Mottak av henvendelser i rusomsorgen er lagt til resultatenhet sosialkontoret. Enkelte henvendelser om pleie- og omsorgstjenester kommer først til resultatenhet rehabilitering.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for bydel Stovner
• Strategisk plan for bydelen
• Psykiatriplan for bydelen
• Bydelens budsjett for 2005
• Sentrale samarbeidsavtaler med sykehus
• Diverse skriftlige rutiner og maler relevante for tilsynsområdet
• Diverse informasjonsmateriell til tjenestemottakere om bydelens tjenester
• Delegasjonsreglement for vedtak i klient-/pasientsaker
• Års- eller handlingsplan
• Opplæringsplan
• Retningslinjer for samarbeid vedrørende målgruppa

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Brev fra Fylkesmannen med varsel om tilsyn 6. april 2005
• Brev fra Stovner bydel av 14. april 2005 med bekreftelse av mottatt varsel
• Brev fra Stovner bydel av 26. april 2005 med vedlagt dokumentasjon
• Brev fra Fylkesmannen av 20. mai med program for tilsynet

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 6. april 2005

Formøte ble avholdt 10. mai 2005

Åpningsmøte ble avholdt 24. mai 2005

Intervjuer

12 personer ble intervjuet.

Verifikasjon ved gjennomgang av informasjonskilder
Følgende verifikasjoner av informasjonskilder ble gjennomført med journaler/mapper fra 16 tjenestemottakere vedrørende brukermedvirkning, individualisering, koordinering og forsvarlig tjenesteyting mht:

• Vedtak
• Individuelle planer eller lignende planer
• Referater fra møter (ansvarsgrupper, innsatsteam, samarbeidsmøter m.v.) vedrørende tjenestemottakere
• Notater fra sosialtjenesten
• Journaler fra helsetjenesten.

Sluttmøte ble avholdt 25. mai 2005.

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Merknad 1 :
Koordinerende enhet kan være mer synlig og tydelig.

Revisjonsbevis :

• Det fremkom under intervjuene ulik oppfatning av hvor denne funksjonen er plassert og hvordan den fungerer.
• Det ble ikke presentert skriftlig materiale om denne funksjonen på systemnivå
• Utfra intervjuene og informasjonskildene virker det som denne funksjonen i store trekk er ivaretatt på individidnivå.

Merknad 2 :
Revurderingsvedtak i hjemmetjenesten bør fattes tidligere ifht. iverksatte tiltak.

Revisjonsbevis :

• Dette fremkom i flere intervjuer fra medarbeidere på ulike nivåer
• Videre fremgikk dette ved verifikasjon av informasjonskilder, spesielt i vedtak og i pasientjournaler.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus deltok:
Rådgiver Marit Thorseth, Fylkesmannen
Rådgiver Arnfinn Løvik, Fylkesmannen
Rådgiver Kristin Utseth Njerve, Helsetilsynet
Rådgiver Elisabeth Wang, Helsetilsynet
Ass. (stedfortredende) fylkeslege Helge Worren (revisjonsleder)

Førstekonsulent Kristin Marie Knutson fra Fylkesmannen deltok som observatør 25. mai.