Virksomhetens adresse:	Markveien 32, 3060 Svelvik
Tidsrom for tilsynet:	22. februar 2005 – 3. mai 2005
Kontaktperson i virksomheten:	Signe Hille Vågsmyr
Regelverk:	Lov av 04.02.77 nr 14 om arbeidervern og arbeidsmiljø m.v,(Arbeidsmiljøloven) Kap 2 & 3 og tilhørende forskrifter Lov av 30.03.84 nr 15 om statlig tilsyn (Tilsynsloven) § 3, første ledd Lov av 19.11.82 nr 66 om helsetjenesten i kommunene (Kommunehelsetjenesteloven) Kap 4a Lov av 17.07.98 nr 61 om grunnskolen og den videregående opplæringa (Opplæringsloven) Kap 9a Helsedepartementets forskrift av 12.01.95 om miljørettet helsevern i barnehager og skoler Helsedepartementets forskrift av 25.04.03 om miljørettet helsevern Helsedepartementets forskrift 20.12.02 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten Kommunal- og arbeidsdepartementets forskrift av 12.06.96 om systematisk helse- miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)

INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

1 Organisatoriske og administrative forhold

• Fysiske forhold
• Psykososiale forhold

Og omfattet følgende delelementer:

• Hvordan kommunen og de utvalgte skolene har planlagt og organisert arbeidet med helse, miljø og sikkerhet i arbeidsmiljøet for ansatte i skoleverket
• Hvordan kommunen og skolene har planlagt miljørettet helsevern for å sikre arbeids- og læringsmiljøet for elevene i skolene
• Hvordan kommunen sikrer samhandling og nødvendig samarbeid mellom kommunale etater/virksomheter som har ansvar for arbeids- og læringsmiljøet i skolene i kommunen
• Hvordan kommunen sikrer det psykososiale miljø og det fysiske miljø i den enkelte skole
• I hvilken grad skolene systematisk har tilrettelagt for sikring av arbeids- og læringsmiljøet i egen virksomhet.

Det ble påvist følgende avvik og anført følgende merknader:

Område 1: Organisatoriske og administrative forhold:

Avvik 1 –1
Det gjennomføres ingen oppfølging av renholdspersonale fra bedriftshelsetjenesten. Forskrift om hvilke virksomheter som skal ha knyttet til seg verne- og helsepersonale § 1 og forskrift om verne- og helsepersonale § 6d) og § 7.

Merknad 1 –1 :
Skolen har ikke et tilfredstillende inneklima. Opplæringsloven § 9a) og forskrift om miljørettet helsevern § 19.

Dato: 7. juli 2005

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Ebbestad skole, Svelvik kommune i perioden 22. februar 2005 – 3. mai 2005. Revisjonen ble utført som et samordnet fellestilsyn mellom Arbeidstilsynet i Vestfold, Telemark og Buskerud, Helsetilsynet i Vestfold og Fylkesmannen i Vestfold, avdeling for oppvekst og opplæring, og inngår i en planlagt tilsynsvirksomhet som omfatter samordning av tilsyn mellom regional stats tilsynsetater i to vestfoldkommuner inneværende år. I hver av de to kommunene, Tønsberg og Svelvik, omfatter tilsynet to skoler, en på barnetrinnet og en på ungdomsskoletrinnet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Ebbestad skole har 208 elever pr oktober 2004, fordelt på 1. – 7. årstrinn. Antallet rom på skolen er for få, og skaper plassproblemer som skolen delvis prøver å løse ved å sette opp provisoriske vegger i klasserommene. Skolen benytter også rom i idrettshallen som undervisningslokaler. Disse rommene er store og romslige og godt tilrettelagt for de krav som stilles i forhold til den nye læreplanen.

Skolen ligger side om side med nytt idrettsanlegg med tilgang til store og gode utearealer.

Mange positive tilbakemeldinger på det psykososiale miljøet på skolen med gode samarbeidsrelasjoner også til foreldrene.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Kommunens formålskapittel for internkontroll
• Kommunens styringsstruktur (organisasjonskart)
• Organisasjonskart for familieavdelingen med beskrivelse av skolehelsetjenesten
• Rutinebeskrivelser for tverrfaglig samarbeid om barn og unge (ikke politisk behandlet)
• Stillingsbeskrivelse for kommunelege I
• Tuberkulose-kontrollprogram
• Delegasjonsreglement – rektorenes anvisningsmyndighet
• Ebbestad skole – organisasjon-visjon-godkjenning
• Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsetatene:
• Brev til rådmannen i Svelvik kommune med varsel om tilsyn datert 22. februar 2005
• Brev fra Svelvik kommune med oversendelse av dokumentasjon datert 29.
• mars 2005-05-25
• Brev til Ebbestad skole med program for tilsynsdagen datert 14. april 2005

4. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 22. februar 2005

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 3. mai 2005.

Intervjuer

Åtte personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Lokalene ble besiktiget.

Sluttmøte ble avholdt 3. mai 2005.

Det ble påvist følgende avvik og anført følgende merknader:

Område 1: Organisatoriske og administrative forhold:

Avvik 1 –1
Det gjennomføres ingen oppfølging av renholdspersonale fra bedriftshelsetjenesten.

Jfr. Forskrift om hvilke virksomheter som skal ha knyttet til seg bedriftshelsetjeneste, nr 501 og forskrift om verne- og helsepersonale nr. 518, § 6 b, d, f og § 7

Begrunnelse for avviket:

De intervjuede var ikke kjent med, eller hadde hatt en jevnlig oppfølging av bedriftshelsetjenesten som kravene i lovverket krever.

Arbeidsgiver skal sammen med verne- og helsepersonale sørge for at det blir satt opp en plan som i flg. forskrift nr. 518 skal omfatte opplæring, overvåking av arbeidsmiljøet og vurdering av risikofaktorer. I § 7 presiseres der at der skal foreligge dokumentasjon for planer og rapporter i denne sammenheng.

Område 2. (Fysiske forhold)

Merknader: 1-1
Ikke tilfredsstillende inneklima.

Begrunnelse for merknaden:

Tilsynet fikk flere bekymringsmeldinger om luftkvaliteten, særlig i forbindelse med dobbelttimene. Undervisningsrommene er dimensjonert for mekanisk tilførsel av frisk luft gjennom luftingsanlegg. Anlegget tilfredsstiller ikke kravene til et godt inneklima sett ut i fra ansatte og elevers synspunkt, selv ikke med utlufting - ved å åpne vinduer. Tidligere målinger har gitt tilfredsstillende resultater, men vi ber allikevel om at det iverksettes tiltak for å kontrollere luftkvaliteten ved skolen. Både opplæringsloven § 9a-2 og forskrift om miljørettet helsevern § 19 stiller krav til luftkvaliteten. Ved for høye verdier er det et klart grunnlag for avviksmelding.

Skolens lokaler er av varierende størrelse og noen klasserom for små i forhold til elevantall. Lokalene setter derfor klare begrensninger for bruk av pedagogiske metoder etter ny skolereform. Det var i enkelte klasserom satt opp provisoriske skjermvegger for å dele opp i gruppeundervisning.

Område 3: Psykososiale forhold

Tilsynet fikk mange positive tilbakemeldinger angående det psykososiale miljøet på skolen, med gode samarbeidsrelasjoner mellom ansatt, elever og foreldre.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet i Vestfold deltok:
Rådgiver Eli Anne Stenhaug, revisjonsleder
Overingeniør Finn Johnsen, revisor
Konsulent Inger H. Henriksen, tilsynssekretær

Fra Fylkesmannen i Vestfold, oppvekst og opplæring deltok:
Seniorrådgiver Bjørn Jakobsen

Fra Arbeidstilsynet Telemark, Vestfold og Buskerud deltok:
Inspektør Arne Bergsholm