Innhold

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder
6. Funn
7. Deltakere ved tilsynet 

Sammendrag
Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland gjennomførte 1. og 2. juni 2005 tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov i Sortland kommune.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser; planlegging, utredning og beslutning
• Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester.

Det ble ikke påpekt avvik på de reviderte områder, det ble imidlertid gitt to merknader.

Merknad 1:
For tjenestemottakere av miljøarbeidertjenester i psykiatri er det ikke gjort formelle vedtak om tjenesteytelse.

Merknad 2:
Det totale tjenesteomfang fremkom ikke på en del nye vedtak.

Dato: 14.07.2005

Benthe Westgaard Revisjonsleder

Per Harald Pettersen Revisor

Berit Kjølmoen Revisor

Tor Bendos Revisor

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Sortland kommune i perioden 8.02.2005 – 14.07.2005, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter. Dette beskrives nærmere i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten skal i utgangspunktet omhandle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Sortland kommune har 9 509 innbyggere. I aldersgruppen mellom 16 og 66 år er det 10,6 % uføretrygdede. Dette er lavere enn gjennomsnittet i Nordland fylke som ligger på 12,3%, men litt høyre enn landsgjennomsnittet på 9,7%. Andelen innbyggere under 67 år som mottar hjemmetjenester er 4%. Gjennomsnittet for kommuner i Nordland er 1,4%. I alt er det registrert 4,8 % ressurskrevende mottakere av totalt antall mottakere av hjemmetjenester, dette er 0,3% over gjennomsnittet i Nordland og 1,1% over landsgjennomsnittet. Tall det henvises til her er hentet fra KOSTRA.

Kommunen har organisert sine virksomheter i resultatenheter. Det er i alt 10 resultatenheter i kommunen. Tilsynet omfattet følgende to enheter:

• RE- Omsorg (herunder hjemmebaserte tjenester, rehab.team, base Sjøgata, psykiatritjenesten, avlastning)
• RE- Helse (herunder legetjenesten)

De ulike avdelinger under de enkelte resultatenheter har en avdelingsleder.

• Rutine for gjennomføring av tiltaksmøte
• Rutiner utforming av individuell plan
• Organisasjonskart helse, sosial, omsorg
• Delegasjonsreglement
• Arbeidsbeskrivelse for leder for brukerstyrt personlig assistanse
• Oversikt over ansatte helse, sosial, omsorg
• Oversikt over mottakere av hjemmesykepleie og eller praktisk bistand
• Oversikt over mottakere av omsorgslønn, personlig assistanse, støttekontakt
• Retningslinjer for støttekontakttjenester
• Minstestandard for praktisk bistand, minstestandard for pleie i hjemmet, minstestandard for omsorgstjenester i omsorgsboliger hvor det bor brukere som har psykisk utviklingshemming eller psykiske lidelser
• Liste over 10 tjenestemottakere med omfattende og sammensatte behov samt oversikt over tjenesteytere som primærkontakter, støttekontakter og fastlege til disse tjenestemottakere
• Nye prosedyrer for delegert vedtaksmyndighet
• Søknadsskjema for omsorgstjenester
• Kartleggingsskjema for re/habiliteringstjenester
• Årsrapport psykiatritjenesten 2004
• Sortland kommunes hjemmeside på internett

• Brev av 29. april 2005 fra Sortland kommune med dokumentoversendelse
• Brev av 19.05.2005 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Nordland med program for tilsynet
• Email av 19.05, 24.05 og 30.05 fra Sortland til Fylkesmannen/Helsetilsynet i Nordland vedrørende gjennomføring

4. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.02.2005.

Åpningsmøte ble avholdt 1. juni 2005

Intervjuer
13 personer ble intervjuet, se pkt 7.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 10 journaler til tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov for helse- og sosialtjenester. Journalene var innhentet fra pleie- og omsorgtjenesten og fastlegen. Dette omfattet bla kartlegginger, vedtak og individuell plan.
• Journaler på de siste 7 henvendelser til rehabiliteringsavdelingen
• Kvalitetssystem fra RE- omsorg (perm)
• En journal for en tjenestemottaker med brukerstyrt personlig assistent
• 6 individuelle planer
• Perm med avviksmeldinger fra en gruppe i omsorgstjenesten
• Protokoll fra tiltaksmøter, de to siste måneder

Sluttmøte ble avholdt 2.juni 2005

5. Reviderte områder
Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

6. Funn
Tilsynetvil innledningsvis bemerke at man ved revisjon ikke fant holdepunkter for at ikke kommunen etterlever myndighetskravene i de ulike faser av tjenesteutøvelsen overfor voksne med langvarige og sammensatte behov for helse- og sosialtjenester og som bor utenfor institusjon.

Det er etablert systemer i kommunen for å sikre at henvendelser registreres, videreformidles og behandles slik at tiltak kan iverksettes ovenfor den enkelte tjenestemottaker på en forsvarlig måte.

Kommunen er kommet godt i gang med å utarbeide individuelle planer til målgruppen. Det er etablert ulike samarbeidsarenaer og arbeidsmåter rundt de enkelte brukere for å ivareta en helhetlig og mest mulig koordinert tjeneste til tjenestemottakerne.

Det ble ikke påpekt avvik på de reviderte områder. Det ble imidlertid gitt to merknader.

Merknad 1:
For tjenestemottakere av miljøarbeidertjenester i psykiatri er det ikke gjort formelle vedtak om tjenesteytelse.

Dette er tjenestemottakere som bor i egen bolig i et bofellesskap med personell tilstede hele døgnet. Slik kommunen har organisert sin virksomhet ytes det nå tjenester til disse personer enten etter lov om sosiale tjenester (praktisk bistand, hjemmehjelp) eller etter lov om helsetjenesten i kommunene (hjemmesykepleie).

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Vedtak om tjenesteytelse forelå ikke i dokumentasjon
• Det ble bekreftet i intervju at personer i bofellesskapet ikke hadde formelle vedtak på tjenester fra kommunen

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Det ble fremlagt to nye vedtak under tilsynsbesøket. I motsetning til de vedtak disse avløste er ikke det totale tjenesteomfang spesifisert. Dette gjør det vanskelig å vurdere om det blir gitt tilstrekkelige og tilpassede tjenester, og vanskeliggjør muligheten for kontroll og eventuell klage
• Det ble i avslutningsmøtet opplyst at dette skyldtes innkjøringsproblem med nytt saksbehandlingsprogram

7. Deltakere ved tilsynet
Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
 

Navn	Funksjon	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Skjalg Steiro	ass.rådmann	X	X	X
Sture Jacobsen	resultatenhetsleder omsorg	X	X	X
Arne Vassbotn	resultatenhetsleder helse/kommunelege 1	X	X	X
Astrid Glad	sykepleie konsulent	X	X	X
Astrid Holten	fysioterapeut	X	X
Oddbjørg Johnsen	vernepleier	X	X	X
Rolf Tore Mikalsen	gruppeleder psykiatri		X	X
Britt-Inger Kvalshaug	gruppeleder omsorg	X	X
Kjellrunn Olaussen	leder hjemmetj	X	X	X
Kjell Arne Kristiansen	fastlege	X	X
Hege Løkken	leder avlastning, koordinator funksjonshemmede	X	X	X
Rigmor Dypvik	omsorgsarbeider	X	X	X
Torunn Solvang	gruppeleder		X

Fra Helsetilsynet i Nordland deltok:
fylkessykepleier Benthe Westgaard
rådgiver/jurist Per Harald Pettersen.

Fra Fylkesmannen i Nordland deltok:
rådgiver/jurist Tor Bendos
rådgiver Berit Kjølmoen