INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder
6. Funn
7. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag
Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland har gjennomført tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser; planlegging, utredning og beslutning
• Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester.

Det ble ikke påpekt avvik på de reviderte områder. Det ble imidlertid gitt en merknad.

Merknad 1:
Kommunen har ikke etablert et sikkert system som sikrer at alle vedtak som er fattet ved tildelingskontoret iverksettes ute i virksomhetene.

Dato: 14.07.2005

Benthe Westgaard Revisjonsleder

Per Harald Pettersen Revisor

Berit Kjølmoen Revisor

Tor Bendos Revisor

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Bodø kommune i perioden 28.02.2005 – 14.07.2005, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nordland. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter. Dette beskrives nærmere i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten skal i utgangspunktet omhandle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Bodø kommune har 43 421 innbyggere. I aldersgruppen mellom 16 og 66 år er det 8,5 % uføretrygdede. Dette er lavere enn gjennomsnittet i Nordland fylke som ligger på 12,3%, og lavere enn landsgjennomsnittet på 9,7%. Andelen innbyggere under 67 år som mottar hjemmetjenester er 1,2%. Gjennomsnittet for kommuner i Nordland er 1,4%. I alt er det registrert 4,5 % ressurskrevende mottakere av totalt antall mottakere av hjemmetjenester, dette helt likt med gjennomsnittet for Nordland og 0,8 % over landsgjennomsnittet. Tall det henvises til her er hentet fra KOSTRA.

Kommunens helse- og sosialavdelingen ledes av en kommunaldirektør. Avdelingen er organisert i totalt 23 ulike tjenesteområder som hver ledes av en virksomhetsleder. Ved siste organisasjonsendring har kommunen valgt en modell som skiller institusjonsdrift og hjemmetjenester. Tilsynet omhandlet følgende tjenesteområder: Hjemmetjenester Nedre Rønvik/Nordsia, Hjemmetjenester Østbyen, Rehabiliteringssenteret, Bodø dagsenter og Tildelingskontoret.

Kommunens Tildelingskontor som ble etablert for to år siden er organisert i stab under kommunaldirektøren. Tildelingskontoret mottar og behandler alle søknader som omhandler tjenester etter helse- og sosiallovgivningen. Tildelingskontoret fatter vedtak på alle tjenester som kommunen har ansvar for å yte. Det fattes også vedtak på tjenester som fysioterapi, ergoterapi og individuell plan. Når det er fattet vedtak går bestillingen ut til den enkelte virksomhet som er ansvarlig for å utføre tjenesten. Ved tildelingskontoret er det ansatt saksbehandlere med ulik helse- og sosialfaglig bakgrunn som kan tilby tverrfaglig og helhetlig vurdering av den enkelte søkers hjelpebehov.

Alle ansatte i kommunen som yter tjenester til aktuell målgruppe, inklusiv tildelingkontoret, benytter felles datasystem (Gerica) hvor alle journalopplysninger til hver enkelte tjenestemottaker er tilgjengelig.
Kommunen anvender en budsjettmodell og styringsverktøy for pleie- og omsorgstjenesten (BUDDHA) for en best mulig ressursfordeling basert på brukerbehov registrert i Gerica og antall timer hjelp det er fattet vedtak om.

3. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Oversikt over 15 personer med langvarige og sammensatte behov fra to soner, samt vedtak fra helse- og sosiallovgivningen som er tilhørende disse tjenestemottakere
• Oversikt over ansatte fra virksomhetene Østbyen, Nedre Rønvik, Tildelingskontoret og Dagrehabiliteringen (rehabiliteringssenteret)
• Organisasjonskart
• Håndbok i samarbeidsprosedyrer, regulerer kontakten mellom 11 Saltenkommuner og Salten psykiatriske senter
• Kvalitetsystem
  - basisdokument (perm)
  - kvalitetshåndbok (perm)
• Delegasjonsreglement
• Økonomiplan 2005-2008
• Lokal boligsosial handlingsplan 12.06.2005
• Rusmiddelpolitisk handlingsplan fra 2001
• Kompetanse utviklingsplan 2000-2003. Ny kompetanseplan for helse- og sosialavdelingen er under arbeid
• Handlingsplan psykisk helse (under revisjon)

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Brev av 10.05. 2005 fra Bodø kommune med dokumentoversendelse
• Brev av 20.05.2005 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Nordland med program for tilsynet
• Email av 03.06.2005 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Nordland vedrørende endringer av programgjennomføring

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.02.2005.

Åpningsmøte ble avholdt 23. juni 2005

Intervjuer
11 personer ble intervjuet, se pkt 7.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført 22. juni 2005

• 11 journaler til tjenestemottakere med langvarige og sammensatte behov for helse- og sosialtjenester. Journalene var innhentet fra helse- og sosialavdelingen. Disse omfattet utskrift fra elektronisk journal, kartlegginger, vedtak på ulike tjenester og individuelle planer samt utskrift av 4 journaler fra fastlegen til de samme tjenestemottakere. Tre av disse journalene inneholdt vedtak om brukerstyrt personlig assistent (BPA), syv brukere hadde fått innvilget vedtak på støttekontakt.
• Demonstrasjon av datajournalsystemet (Gerica) på en tjenestemottaker
• Protokoll for innregistrering av nye henvendelser
• Kommunikasjonsjournal mellom tildelingskontoret og virksomheten (Gerica)

Sluttmøte ble avholdt 24.juni 2005

5. Reviderte områder
Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Alle vedtak bygger på en individuell utredning/kartlegging av den enkelte, og vedtakene er detaljert utformet. I vedtak fremkommer det hvem som er ansvarlig for å utføre tjenestene, eventuelle kontaktpersoner og om det skal utarbeides individuell plan for tjenestemottaker. Kommunen fatter ikke samlevedtak for de ulike typer tjenester.

Gjennom intervju og dokumentasjon fremkom det at var etablert systemer som skulle sikre at endrede/nye tjenestebehov ble vurdert og evaluert kontinuerlig.

Kommunen er kommet godt i gang med å utarbeide individuelle planer til målgruppen.

Det ble ikke påpekt avvik på de reviderte områder. Det ble imidlertid gitt en merknad.

Merknad 1:
Kommunen har ikke etablert et sikkert system som sikrer at alle vedtak som er fattet ved tildelingskontoret iverksettes ute i virksomhetene.

Merknaden er basert på følgende observasjon:

• Ved gjennomgang av en journal fant en et vedtak på utarbeidelse av individuell plan som ikke var gjennomført, dette ble bekreftet ved intervju
• Ved intervju fremkom det at det i perioder hadde forekommet enkeltepisoder hvor det var ”noe ventetid” på enkelte tjenester

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Navn	Funksjon	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Jann Aakre	Kommunaldirektør	X	X
Lillian Fritzon	Leder tildelingskontoret	X	X	X
Kirsten Hasvoll	Varaordfører	X		X
Åse Bente Mikkelborg	Koordinator Virksomhet dagsenter	X	X
Kristin Andersen	Ergoterapeut Rehabiliteringssenteret	X	X	X
Timo Lehto	Fysioterapaut Rehabiliteringssenteret	X	X	X
Mona Karlsen	Saksbehandler tildelingskontoret	X	X	X
Leif Erik Traasdal	Fastlege		X
Jan Petter Lea	Fastlege		X
Linda Bjørnbakk	Sykepleier	X	X	X
Irene Moen	Hjelpepleier		X
Mary Ann Alstad	Virksomhetsleder	X	X	X
Grete Willumsen	Virksomhetsleder Rehabiliteringssenteret	X		X
Rigmor Anita Buschmann	Virksomhetsleder		X	X

Fra Helsetilsynet i Nordland deltok:
fylkessykepleier Benthe Westgaard
rådgiver/jurist Per Harald Pettersen.

Fra Fylkesmannen i Nordland deltok:
rådgiver/jurist Tor Bendos
rådgiver Berit Kjølmoen

Fra Statens helsetilsyn deltok
seniorrådgiver Sidsel Platou Aarseth som observatør