Innhold

Spesielle forhold vedr dette tilsynet
Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder
6. Funn
7. Deltakere ved tilsynet

Tilsynet var planlagt gjennomført fortløpende den 10. og 11.05.05. Som følge av sykdomsforfall hos en av de tre revisorene, som endte med dødsfall den 10.05, ble tilsynet avbrutt første dag. I forståelse med kommunen ble tilsynet senere gjenopptatt og fullført den 31.05.05.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjennomførte på datoene 10.05.05 og 31.05.05 tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov i Verran kommune.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Oppstartsfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutninger
• Iverksettelsesfasen – fra planer, beslutning og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere, og revurdering og justering av tjenester

Det ble ikke konstatert avvik på området som denne revisjonen omfattet.

Det ble gitt 2 merknader:

Merknad 1:
Sammenhengen i kommunens tjenesteyting overfor målgruppen kan forbedres, både med hensyn til kommunens egen koordinering, og tjenestemottakers behov for oversikt og forutsigbarhet. Det er ingen av de tjenesteytende instansene som i dag har oversikten over samlet tjenesteyting fra kommunen til den enkelte, jf målsettingen om helhetlige og koordinerte tjenester.

Merknad 2:
Støttekontaktordningen er organisert på en måte som ikke fremmer samordningen av tjenesteyting overfor brukere med sammensatte behov. Noen av vedtakene har begrunnelser som overfor tjenestemottaker må virke uklare eller ufullstendige.

Dato: 26.07.05

Kirsti K. Mørkved Revisjonsleder

Mariann Markussen Revisor

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Verran kommune i perioden 03.03.2005 – 31.05.05, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Verran kommune (ca 2700 innb) har utarbeidet, og i stor grad skriftliggjort rutiner, som bidrar til at henvendelser registreres, vurderes og behandles med den flerfaglighet som er nødvendig i forhold til tjenestemottakers særlige behov. Skriftlig informasjon og rutiner til intern og ekstern bruk er godt utviklet. Til tross for dette fungerer tjenesteytingen i praksis til dels fortsatt fragmentert, og det foreligger et forbedringspotensiale her, som påpekes i merknadene.

Kommunen er selv oppmerksom på dette, og det er flere ganger (sist i mars i år) foretatt organisatoriske grep, og endring i fysisk plassering av nøkkelpersonell, med sikte på å bedre intern kommunikasjon, og tilgjengelighet for publikum.

Kommunen er liten, og viser selv til lave terskler for kontakt faggruppene imellom, samt bra oversikt mht behov i befolkningen, herunder målgruppen for dette tilsynet.

3. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Se vedlegg, s. 7.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Dokumentasjon fra kommunen oversendt i brev av 29.04.05.

Revisjonsvarsel ble utsendt 03.03.05

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 10.05.05

Intervjuer
9 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av tilsendt dokumentasjon; 53 dokumenter
• Gjennomgang av mapper for tjenestemottakere i målgruppen; 12 mapper
• Intervjuer; 9 personer

Sluttmøte ble avholdt 31.05.05

5. Reviderte områder
Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

Oppstartfasen
Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Det ble gitt to merknader:

Merknad 1:
Sammenhengen i kommunens tjenesteyting overfor målgruppen kan forbedres, både med hensyn til kommunens egen koordinering, og tjenestemottakers behov for oversikt og forutsigbarhet. Det er ingen av de tjenesteytende instansene som i dag har oversikten over samlet tjenesteyting fra kommunen til den enkelte, jf målsettingen om helhetlige og koordinerte tjenester.

Merknaden bygger på følgende observasjoner :

• Deltjenester iverksettes fortsatt uavhengig av hverandre, og det er ingen automatikk i at tilgrensende tjenester (for eksempel hjemmehjelp, støttekontakt, avlastning) får nødvendig informasjon om hverandre. Helhetsperspektivet er ikke alltid tilstede, dermed kan mulige positive effekter av samordnet innsats gå tapt.
• Kommunen nytter i liten grad muligheten til å fatte felles vedtak (tiltak etter flere lover innenfor samme vedtak til tjenestemottaker), eller å henvise til øvrige tjenester i vedtak som fattes av en av instansene.
• Det er dermed fortsatt mulig å oppnå enda bedre koordinering av tjenesteytingen internt, samt bedre tjenestemottakers egen oversikt over de tjenestene kommunen samlet sett tilbyr.

Merknad 2:
Støttekontaktordningen er organisert på en måte som ikke fremmer samordningen av tjenesteyting overfor brukere med sammensatte behov. Noen av vedtakene har begrunnelser som overfor tjenestemottaker må virke uklare eller ufullstendige.

Merknaden bygger på følgende observasjoner:

• Støttekontaktordningen forvaltes delvis av sosialtjenesten, delvis av pleie- og omsorgstjenesten, dvs over to budsjettkapitler. Innenfor sosialtjenesten er den videre oppdelt for barneverns- og sosiale tjenester. Informasjonskilder bekrefter at tiltak dermed kan bli iverksatt uten at øvrige aktuelle deler av tjenesteapparatet vet det. Slik fragmentering av ett av sosialtjenestelovens tiltak vil lett vanskeliggjøre oversikten over samlet tjenestetilbud, komplisere koordineringsarbeidet, og evt medføre risiko for underdekning av tjenesten. Unntaket er i de tilfellene der involverte instanser deltar i ansvarsgrupper og/eller individuelle planer.
• Informasjonskilder viser at bruken av støttekontakt er noe trappet ned de senere år, og at en av årsakene bak dette er dårlig økonomi. Tilsynet vil peke på at justering/ reduksjon av tjenester i konkrete saker må baseres på endring i behov. Ved evaluering og justering av tiltakene blir koordineringsbiten særlig viktig, ettersom tjenestemottaker er avhengig av at det samlete tilbudet fungerer godt i forhold til hans/hennes individuelle behov.
• Noen vedtak om avslag, støttekontakt har uklare eller ufullstendige begrunnelser, som ikke er egnet til å opplyse søker om hvilke fakta og vurderinger kommunen har lagt til grunn. Det er viktig at kommunens vedtak er tydelige for tjenestemottaker, ikke minst i tilfeller der det kan være aktuelt for denne å benytte seg av klageretten.

Navn	Funksjon	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Marthe Krogstad	Fysioterapeut/Rehab.-koordinator	x	x	x
Ruth Tørring	Psyk. hjelpepleier	x	x
Mette V. Skevik	Sykepleier	x	x
Lise Marie Aamodt Aune	Hjemmehjelp	x	x
Anita Ulstad	Sosialleder	x	x	x
Kirsti Tessem	Pleie- og omsorgsleder	x	x	x
Lisbeth Ystmark	Kommunalsjef	x	x	x
Jacob Br. Almlid	Rådmann	x	x	x
Knut Gystad	Kst. kommunelege	x	x

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag deltok:
Underdirektør Mariann Markussen, og rådgiver Kirsti K. Mørkved

Vedlegg:
Kommunens dokumentasjon, mottatt i forkant av tilsynet:

1. Organisasjonsplan for kommunen
2. Organisasjonstablå for pleie- og omsorg
3. Organisasjonskart for sosial og barnevern
4. Stillingsbeskrivelse, pleie- og omsorgsleder
5. Stillingsbeskrivelse, enhetsleder i pleie- og omsorgstj.
6. Stillingsbeskrivelse, assisten i pleie- og omsorgstj. 24.02.05
7. Stillingsbeskrivelse, omsorgsarbeider i pleie- og omsorgstj. 24.02.05
8. Stillingsbeskrivelse, off. godkjent sykepleier i pleie- og omsorgstj. 24.02.05
9. Stillingsbeskrivelse, off. godkjent hjelpepleier i pleie- og omsorgstj. 24.02.05
10.  Kval.sikring, administrative prosedyrer, post, 18.03.05
11.  Instruks for driftsrapport fra driftsenheter/avdelinger 04.03.03
12.  Kval.sikring, administrative prosedyrer, individuell plan
13.  Kommunedelplan for personer m/ langvarige og koordinerte tjenester 2005-2008
14.  Prosedyre rehabilitering for brukere i Verran kommune 01.03.05
15.  Psykiatriplan Verran kommune 2003-2006
16.  Rekrutterings- og kompetanseplan for helse- og sosialtjenesten i Verran
17.  Plan for helsemessig og sosial beredskap, 04.02.05
18.  Habilitering og rehabilitering. Individuell plan. Ansvarsgrupper.
19.  Sosialtjenesten: Individuell plan
20.  Helse, Rehab og Omsorg : Informasjon om forskrift om individuell plan
21.  Sosialtjenesten: Aktuelle tjenester – Boligsosialt arbeid
22.  Sosialtjenesten: Informasjon; Hvor henvende seg vedr rusmiddelmisbruk
23.  Sosialtjenesten: Rutiner, sosialtjenesten Verran kommune
24.  Sosialtjenesten: Støttekontakt.
25.  Retningslinjer for administrativ behandling av søknader eller Lov om sosiale tjenester
26.  Sosialtjenesten: Skjema for inngåelse av avtaler med overnattingssteder
27.  Sosialtjenesten: Internkontroll
28.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Serviceerklæring, hjemmebasert omsorg
29.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Serviceerklæring, institusjonsbasert omsorg
30.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Vurderingsbesøk
31.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Trygghetsalarm
32.  (Brev fra fylkesmannen datert 14.02.02 vedr Trygghetsalarm)
33.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Omsorgslønn
34.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Dagopphold
35.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Hjemmehjelp
36.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Egenbetaling hjemmehjelp
37.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Hjemmesykepleie
38.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Korttidsopphold
39.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Langtidsopphold i inst.
40.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Vederlag for langtidsopphold
41.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Egenbetaling korttidsopphold
42.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Akutt innleggelse i institusjon
43.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Akutt behov for tjenester når omsorgsperson må avbryte sin omsorgsrolle
44.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Mal; Vedtak langtidsplass på sykehjem
45.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Adm. prosedyre; Tildeling av trygdebolig/ omsorgsbolig
46.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Mal; søknad om hjelp fra helse, rehab og omsorg
47.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Mal; opplysninger til søknad
48.  Registerkort IPLOS
49.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Mal; vedtak (helse- og sosialtjenester)
50.  Helse, Rehabilitering og Omsorg: Mal; vedtak (institusjon)
51.  Delegasjonsreglement for Verran kommune (mai ’04)
52.  Økonomireglement for Verran kommune (21.03.02)
53.  Smittevernplan