Innhold
Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

• Det ble gitt 1 merknad under område 1.
• Det ble gitt 1 merknad under område 2.
• Det ble gitt 1 avvik og 1 merknad under område 3.

Dato: 19.7.2005

Odd Arvid Ryan rådgiver (revisjonsleder)

Karina Kolflaath fung. avdelingsdirektør

Ole Ramberg fagsjef

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Harstad kommune, Hjemmetjenesten, 16.6 – 17.6.05. Revisjonen inngår som en del av det landsomfattende tilsynet i 2005 med bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemning.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Hjemmel for Fylkesmannens tilsyn er sosialtjenesteloven § 2-6.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Harstad kommune har en administrativ struktur med to hovednivå, rådmannsfunksjonen og dernest tjeneste- og støtteenheter. I kommunen ivaretas saksbehandling og utøvelse av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d til personer over 18 år av tjenesteenhetene Hjemmetjenesten Nord, Hjemmetjenesten Sentrum og Hjemmetjenesten Sør. Hver tjenesteenhet ledes av en distriktsleder med vedtakskompetanse i saker etter sosialtjenesteloven kapittel 4.

Tjenesteenheten Hjelpetjenesten ivaretar saksbehandling og utøvelse av denne type tjenester overfor mindreårige. Det foreliggende tilsynet omfatter ikke Hjelpetjenesten.

Overordnet faglig ansvarlig etter sosialtjenesteloven § 4A-7 annet ledd er assisterende rådmann.

Harstad kommune har ifølge Sosial- og helsedirektoratets rundskriv IS – 8/2005 87 registrerte personer med psykisk utviklingshemning. 63 av disse er over 18 år. Det er et relativt lite antall av disse som har en atferd som betinger bruk av tvang og makt etter sosialtjenesteloven kapittel 4A.

3. Dokumentunderlag
Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Innholdsfortegnelse og utdrag av kommunens kvalitetshåndbok og prosedyrehåndbok for hjemmetjenesten
• Kompetanseutviklingsplan for pleie- og omsorgsektoren i kommunen for 2005/2006
• Utdrag av reglement for delegering av myndighet for 2003 – 2007
• Årsrapport for 2004
• Lokale opplæringsplaner og prosedyrer
• Anonymiserte kopier av 12 vedtak om tildeling av tjenester etter sosialtjenesteloven § 4A-2 bokstav a overfor personer med psykisk utviklingshemning

Dokumenter hos Fylkesmannen:

• Vedtak om bruk av tvang etter sosialtjenesteloven § 4A-5 tredje ledd bokstav b og c
• Meldinger om skadeavvergende tiltak i nødsituasjoner etter sosialtjenesteloven § 4A-5 tredje ledd bokstav a
• Andre saksdokumenter knyttet til saker etter sosialtjenesteloven kapittel 4 og 4A som har vært til behandling hos Fylkesmannen

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 14.4.05
• Brev fra Harstad kommune av 4.5.05 (oversendelse av aktuelle dokumenter)
• Brev fra Harstad kommune av 6.6.05 (oversendelse av 12 anonymiserte vedtak)
• Diverse brev og e-poster fra Harstad kommune vedrørende aktuelle intervjuobjekter
• E-post fra Fylkesmannen av 10.6.05, med detaljert plan for tilsynet

 4. Gjennomføring
Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.4.05.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 16.6.05.

Intervjuer
8 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
Tilsynet gjennomgikk 11 saker hvor det var fattet vedtak om tjenester til personer med psykisk utviklingshemning etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstavene a-d. Videre gjennomgikk tilsynet saksmappene til 2 tjenestemottakere hvor det var fattet vedtak om planlagt bruk av tvang og makt etter sosialtjenesteloven §§ 4A-7 og 4A-8. I tillegg foretok tilsynet en gjennomgang av kommunens interne avviksregistreringer i 1 av de sist nevnte sakene.

Intervjuer av private parter
I forbindelse med systemrevisjonen gjennomførte tilsynet intervju av en hjelpeverge.

Befaringer hos to tjenestemottakere
I forbindelse med stedlig tilsyn knyttet til vedtak om bruk av tvang og makt overfor to tjenestemottakere, ble det foretatt befaring i tjenestemottakernes boliger. Tilsynet møtte i den forbindelse de aktuelle tjenestemottakerne.

Sluttmøte ble avholdt 17.6.05.

5. Reviderte områder og funn

Område 1:
Kommunen må sikre at tjenestemottakerens tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a-d endres i samsvar med endring i tjenestemottakerens grunnleggende behov.

Merknad:
Harstad kommune yter i flere tilfeller tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2, uten at det er truffet skriftlige vedtak.

Kommentar:
I 6 av 11 saker som tilsynet gjennomgikk, gikk det frem at tjenestemottaker mottok tjenester, selv om det skriftlige enkeltvedtaket var utløpt for 3-4 måneder siden.

Dersom det tar tid før skriftlig enkeltvedtak foreligger, vil dette kunne skape usikkerhet hos tjenestemottakeren mht. hvilket tilbud vedkommende kan forvente å motta. Videre vil ikke tjenestemottakeren få viktig informasjon om kommunens begrunnelse og andre opplysninger som skal være en del av underretningen (klageadgang, retten til å se sakens dokumenter m.v.)

Område 2:
Kommunen må sikre at ulovlig makt- og tvangsbruk ikke finner sted.

Merknad:
Harstad kommune har ikke rutiner som i tilstrekkelig grad sikrer at tjenestedistriktene praktiserer reglene om bruk av tvang og makt overfor psykisk utviklingshemmede likt.

Kommentar:
Av intervjuene fremkom at

• lovens definisjon av ”tvang og makt” i sosialtjenesteloven § 4A-2 annet ledd forstås ulikt.
• adgangen til å søke om dispensasjon fra utdanningskravene i sosialtjenesteloven § 4A-9 tredje ledd praktiseres ulikt mellom distriktene.

Område 3:
Kommunen må sikre at tiltak som innebærer planlagt bruk av tvang og makt gjennomføres i samsvar med vedtak hjemlet i sosialtjenesteloven §§ 4A-7 og 4A-8.

Avvik:
Harstad kommune sikrer ikke fullt ut at gjennomføring av planlagt skadeavvergende tiltak i gjentatte nødssituasjoner, utføres av tjenesteytere som oppfyller lovens krav til utdanning.

Avvik fra følgende lovbestemte krav:

• Lov om sosiale tjenester § 4A-9 annet og tredje ledd.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det fremkom gjennom intervjuer, saksinnsyn og gjennomgang av kommunens interne avviksmeldinger, at planlagt skadeavvergende tiltak i gjentatte nødsituasjoner i ikke uvesentlig grad utøves i situasjoner hvor lovens krav til utdanning ikke er oppfylt.

Merknad:
Skriftlige nedtegnelser av vesentlige observasjoner og vurderinger som gjøres i forbindelse med oppfølgning av planlagt og godkjent bruk av tvang og makt, er ikke samlet i egen journal. Dette medfører fare for brudd på dokumentasjonsplikten i sosialtjenesteloven § 4A-10, jf. forskrift om pasientjournal.

Kommentar:
Gjennom intervju og saksinnsyn fremkom at vesentlige observasjoner og vurderinger som er gjort i forbindelse gjennomføring av tvangstiltak, ikke forefinnes i egen journal. Det skal føres egen journal for den enkelte tjenestemottaker for tiltak etter sosialtjenesteloven kap. 4A. Opplysninger om tiltak etter kap. 4A skal ikke føres i samme journal som evt. er opprettet i forbindelse med tildeling av kommunale helsetjenester.

6. Deltakere ved tilsynet
Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Navn	Funksjon	Åpningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Brynjulf S. Hansen	Assisterende rådmann/Overordnet faglig ansvarlig	x	x	x
Rita Johannessen	Saksbehandler	x		x
Bård B. Haugen	Distriktsleder	x	x	x
Aud Johansen	Distriktsleder	x	x	x
Ingeborg Skjervum	Distriktsleder			x
Gry Andreassen	Faglig ansvarlig	x	x	x
Heidi Danielsen	Faglig ansvarlig	x	x	x
Trond Karlsen	Sosionom	x	x	x
Oddny Johansen	Vernepleier		x
Ketil Kristiansen	Hjelpeleier	x	x

Fra Fylkesmannen deltok:
Jan-Peder Andreassen, avdelingsdirektør
Ole Ramberg, fagsjef
Odd Arvid Ryan, rådgiver (revisjonsleder)