INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Område 1: Sosiale tjenester til personer med psykisk utviklingshemming.
  Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf § 4-2 a-d, jf forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting § 3, jf 1. ledd, jf sosialtjenesteloven § 2-1, jf internkontrollforskriften §§ 3 og 4.
• Område 2: Ulovlig bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming.
  Lov om sosiale tjenester § 4A, jf § 2-1, jf internkontrollforskriften §§ 3 og 4.
• Område 3: Gjennomføring av tiltak med planlagt bruk av tvang og makt.
  Lov om sosiale tjenester §§ 4A-7 tredje ledd c og d, jf § 4A-8, § 4A-9 og sosialtjenesteloven § 2-1 og internkontrollforskriften §§ 3 og 4.

Tilsynet er gjennomført i en kombinasjon av systemrevisjon og stedlig tilsyn. Ved det stedlige tilsynet ble det foretatt befaringer i to boliger, samt intervju med to hjelpeverger.

I dette tilsynet ble oppmerksomheten rettet mot om kommunen sikrer at forholdene ble lagt til rette for tjenesteyting med minst mulig bruk av tvang og makt, jf § 4A-4 første punktum, og om brukernes behov for tjenester etter § 4-2 a-d endres i samsvar med endring i behov.

Under tilsynet ble det funnet to avvik og det ble gitt to merknader :

Område 1:
Merknad; Kommunen kan ikke dokumentere i tilstrekkelig grad at det er rutiner som sikrer at tjenestebehovet blir jevnlig faglig vurdert.

Område 2:
Avvik; Kommunen mangler delegasjonsvedtak for hvem som har overordnet faglig ansvar for vedtak etter kapittel 4A.

Merknad; Kommunen sikrer ikke tilstrekkelig at ansatte får opplæring i identifisering og utøvelse av makt og tvang.

Område 3:
Avvik; Klepp kommune utfører mer tvang og makt enn det som godkjent vedtak gir grunnlag for.

Dato: 29.06.05

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon og stedlig tilsyn i Klepp kommune i perioden 2. – 4. mai 2005. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Klepp kommune er administrativt organisert med to nivå. Rådmannen har personalsjef og to avdelinger, politisk sekretariat og økonomiavdeling direkte knyttet til sentraladministrasjonen. Nivået under rådmannen er inndelt i tre etater med kommunalsjef som øverste leder. De tre etatene er: Etat for skule og barnehage, etat for helse og sosial og etat for lokal utvikling. Helse og sosialetaten har ansvaret for tjenester til psykisk utviklingshemmede. Både hjemmetjenesten og sosialavdelingen tildeler tjenester til utviklingshemmede.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for Klepp kommune
• Organisasjonskart for hjemmetjenesten
• Delegasjon av myndighet til fagansvarlig i hjemmetjenesten, dat. 18.06.02
• Delegasjon av myndighet til avdelingsleder i hjemmetjenesten, dat. 18.06.02
• Års- og opplæringsplan 2005 for heimetjenesten
• Velkommen som medarbeider ved heimetjenesten i Klepp, boenhet: Peder Krohnsvei 5, revidert 20,06.03
• Opplæring for nytilsette helge- og ekstra vakter, dat. 24.05.03
• Kvalitetssystem for helse- og sosialetaten, saksbehandling etter lov om sosiale tjenester § 4A-5, tredje ledd bokstav a, dat. 01.05.04
• Kvalitetssystem for helse- og sosialetaten, saksbehandling etter lov m sosiale tjenester § 4A-5, tredje ledd bokstav b og c, dat. 01.05.04
• Kvalitetssystem for helse- og sosialetaten, prosedyre for håndtering av avvik og uønskede hendelser, dat. 22.10.04
• 5 enkeltvedtak, tjenester etter sosialtjenestelovens kap. 4

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, dat. 15.02.05
• Brev fra Klepp kommune, dat. 08.03.05
• Telefax fra Klepp kommune,dat.12.04.05, personaloversikt i to boliger, samt dagsenter
• Program for fylkesmannens tilsyn med Klepp kommune, dat. 13.04.05

Dokumentasjon som ble fremlagt under tilsynet den 02. og 03.05.05:

• Prosedyre for forvaltning av brukeres økonomi, dat. 01.02.05
• Kvalitetsrevisjon og rapport m/avviksskjema – 2001
• Veiledningsperm
• 2 dagbøker
• Rehabiliteringsplan
• Tvangsprotokoller
• Rapporteringsperm
• 5 klientmapper

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 15.02.05

Åpningsmøte ble avholdt den 02.05.05

Intervjuer

12 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 5 vedtak
• Gjennomgang av 5 klientmapper
• 2 dagbøker
• Tvangsprotokoller
• Rapporteringsperm
• Organisasjonskart og delegasjonsreglement
• Stedlig tilsyn, intervju av 2 hjelpeverger

Sluttmøte ble avholdt den 04.05.05

Område 1: Sosiale tjenester til personer med psykisk utviklingshemming

Tilsynsmyndigheten skal undersøke om:

• Kommunen sikrer at tjenestemottakerens tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-d endres i samsvar med endring i grunnleggende bistandsbehov
• Myndighetskravet følger av §§ 4-3, 4-2 a-d, jf kvalitetsforsikriften § 3 første ledd og jf. Intenkontrollforkriften §§ 3 og 4.

Det ble ikke funnet avvik på området. Følgende merknad påpekes.

Merknad 1:
Kommunen kan ikke dokumentere i tilstrekkelig grad at tjenestebehovet blir jevnlig faglig vurdert.

Observasjoner:

• Av intervju fremgår det at det foretas en jevnlig evaluering av tjenestebehov.
• I 5 kontrollerte mapper fremkommer det ikke dokumentasjon på at det er foretatt en evaluering av tjenestebehovet.

Område 2: Ulovlig bruk av tvang og makt overfor personer med psykiskutviklingshemming.

Tilsynsmyndigheten skal undersøke om:

• Kommunen sikrer at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted
• Myndighetskravet følger av § 4A-4, 4A-7 2. ledd. jf. sosialtjenesteloven § 2-1 første, annet og tredje ledd jf. internkontrollforskriften §§ 3 og 4. Jf. Rundskriv IS-10/2004.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for avvik og merknad.

Kommunen mangler delegasjonsvedtak for hvem som har overordnet faglig ansvar for vedtak etter kapittel 4A

Observasjon:

• Av fremlagt delegasjonsskriv fremgår det ikke hvem som har overordnet faglig ansvar.
• Delegasjonsskriv er ikke oppdatert i forhold til organisasjonsendring i kommunen.
• Det fremgår allikevel av intervju at organisasjonen har en sammenfallende forståelse av hvem som har dette ansvaret.

Kommunen sikrer ikke tilstrekkelig at ansatte får opplæring i identifisering og utøvelse av makt og tvang.

Observasjon:

• Det fremgikk av intervju at ikke alle ansatte har fått/får systematisk opplæring i kapittel 4A
• Det fremgår av fremlagt dokumentasjon at utdanningsnivået på de ansatte i bofellesskapene er ulik.
• Det fremgikk av intervjuene at muligheten for opplæring er forskjellig i bofellesskapene.

Område 3: Gjennomføring av tiltak med planlagt bruk av makt og tvang

Tilsynsmyndigheten skal undersøke om:

• Kommunen sikrer at tiltak som innebærer planlagt bruk av makt og tvang gjennomføres i samsvar med vedtak hjemlet i §§ 4A-7 og 4A-8.
• Myndighetskravet følger av §§ 4A-7 tredje ledd c og d, jf. 4A-5 3 ledd bokstav c, 4A-8, 4A-9 og sosialtjenesteloven § 2-1 første til tredje ledd og internkontrollforskriften §§ 3 og 4. Det vises også til Rundskriv IS-10/2004, s. 69-73, som utdyper tema

Det ble gjort funn som ga grunnlag for avvik.

Klepp kommune utfører mer tvang og makt enn det som godkjent vedtak gir grunnlag for

Observasjon:

• Den fremlagte dokumentasjon og intervju viser at det gjennomføres et omsorgstiltak uten at det foreligger vedtak godkjent av fylkesmannen.
• I stedlig tilsyn fremgikk det at omsorgstiltaket utløp mai 2004
• Kommunen fattet nytt vedtak om omsorgstiltak den 22.04.2005.
• Det fremgår av vedtak at tiltak om teknisk varsling utløp primo april 2005. Tiltaket er ikke tatt med i kommunens vedtak av 22.04.2005.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Margaret Gjedrem, sosionom, revisjonsleder
Åshild van der Veen, jurist, revisor
Ellen Bjerga Heskje, vernepleier, revisor
Helge Haga, sosionom, revisor

Fylkesmannen gjennomførte stedlig tilsyn i forhold til 2 utvalgte tjenestemottakere i kommunen. Begge bodde i egen bolig og mottok tjenester i boligen. Fylkesmannen besøkte begge boligene. Ved det ene besøket var tjenestemottaker til stede. Den andre tjenestemottakeren var på dagsenter, mor/hjelpeverge var til stede i denne boligen.

Begge hjelpeverger/mødre uttrykte i hovedsak tilfredshet med det nåværende tjenestetilbud.