INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

• Område 1: Sosiale tjenester til personer med psykisk utviklingshemming.
  Lov om sosiale tjenester § 4-3, jf. § 4-2 a-d, jf. Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene § 3 første ledd, jf. sosialtjenesteloven § 2-1 første, annet og tredje ledd, jf. internkontrollforskriften §§ 3 og 4.
• Område 2: Ulovlig bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming.
  Lov om sosiale tjenester §4A-4, jf. sosialtjenesteloven § 2-1 første, annet og tredje ledd, jf. internkontrollforskriften §§ 3 og 4
• Område 3: Gjennomføring av tiltak med planlagt bruk av tvang og makt.
  Lov om sosiale tjenester §§ 4A-7 tredje ledd c og d, jf. §§ 4A-8 og 4A-9 og sosialtjenesteloven § 2-1 første, annet og tredje ledd, jf. internkontrollforskriften §§ 3 og 4.

Tilsynet ble gjennomført i en kombinasjon av systemrevisjon og stedlig tilsyn. Ved det stedlige tilsynet ble det foretatt befaring i 1 bolig, samtaler med 2 hjelpeverger samt med foreldrene til en tjenestemottaker.

Under tilsynet ble det funnet 3 avvik og det ble gitt en merknad:

Avvik 1:
Kommunen har ikke tilstrekkelige ressurser og fleksibilitet til å sikre at brukerne i helger, ferier og høytider får de tjenester de har rett på i henhold til sosialtjenestelovens § 4-2 a og c.

Kommunen sikrer ikke at endrede tjenestebehov blir fulgt opp med vedtak etter sosialtjenestelovens § 4-3 jf. § 4-2 a-d, jf. Ikf § 4.

Avvik 3:
Kommunen mangler delegasjonsvedtak for hvem som har overordnet faglig ansvar for vedtak etter kapittel 4A

Kommunen sikrer ikke tilstrekkelig at alle ansatte får opplæring i identifisering og utøvelse av makt og tvang.

Dato: 27.06.05

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon og stedlig tilsyn i Vindafjord kommune i perioden 11.-12. mai 2005 . Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Vindafjord kommune er organisert som en hierarkisk oppbygd linjeorganisasjon, som maksimalt kan ha fire nivå. Rådmannen er øverste leder av administrasjonen. Nivået under rådmannen består av totalt 14 mellomledere, som har ansvaret for hver sin fagavdeling. Ansvaret for sosialtjenesteloven, herunder ansvaret for tjenester til psykisk utviklingshemmede, er lagt til sosialleiar. Nivået under mellomlederne består av avdelingsledere, som har ansvaret for ei nærmere definert avdeling.

I tillegg er det etablert en stabsorganisasjon, som skal bistå, samordne, koordinere, veilede og/eller styre fagavdelingene på nærmere definerte funksjoner. Det kan være stabsfunksjoner på ulike nivå i organisasjonen. Fellesstrekket for disse er at de ikke har noe overordnet/underordnet forhold i linjeorganisasjonen, men utfører ulike oppgaver og funksjoner på vegne av sin overordnede.

Vindafjord kommune er inne i en sammenslåingsprosess med Ølen kommune, og nye Vindafjord kommune vil være en realitet fra 01.01.06. Arbeidet med å få en ny felles organisasjon påvirker arbeidet i kommunen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Delegasjonsvedtak til sosialavdelinga i Vindafjord kommune
• Organisasjonsoversikt, sosialavdelinga av 07.03.03.
• Oversikt over arbeids- og ansvarsfordeling i mpu-avdelingane av 22.03.02.
• Oversikt over lederstruktur og stillingskategorier i Vindafjord kommune av 01.10.00.
• Opplæringsplan 2001-2002
• Tjenester for funksjonshemma for nye Vindafjord kommune
• Organisasjonskart nye Vindafjord kommune
• Informasjon om nye Vindafjord kommune av 02.03.05.
• Oversikt over tiltak etter sosialtjenesteloven kap 4A overfor en tjenestemottaker
• 5 enkeltvedtak, tjenester etter sosialtjenesteloven kap 4.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 15.02.05
• Brev med dokumentasjon fra Vindafjord kommune mottatt den 15.03.05
• Brev med dokumentasjon av 13.04.05 fra Vindafjord kommune v/ avdelingsleder Froestad
• Telefaks av 15.04.05 fra Vindafjord kommune v/ koordinator Fett
• Telefaks av 18.04.05 fra Vindafjord kommune v/avdelingsleder Froestad
• Telefaks av 19.04.05 fra Vindafjord kommune v/avdelingsleder Kro
• Program for fylkesmannens tilsyn med Vindafjord kommune av 21.04.05

Dokumentasjon som ble fremlagt/gjennomgått under tilsynet den 11. og 12.05.05:

• Perm for tvangsmeldinger, sosialavdelingen
• Perm for registrering av tvang i forbindelse med vedtak
• Dagsrapporter for 2 tjenestemottakere
• Prosedyreperm for 1 tjenestemottaker
• Protokoll for registrering av systematiske skadeavvergende tiltak for 1 tjenestemottaker
• 5 klientmapper
• Mottatt delegasjonsvedtak for pleie- og omsorgsavdelingen
• Mottatt oversikt for når 4 tjenestemottakere er samlet tilstede i helgen på et botiltak
• ”Budsjett 2005 for Vindafjord kommune”
• ”Nedskjeringar i Sosialavdelinga frå 2002”
• Utdrag fra årsmeldinga for 2002
• ”Vindafjord kommune”: Økonomirapport- prognose
• ”Prosjekt – Ny sosialavdeling”

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt den 15.02.05

Åpningsmøte ble avholdt den 11.05.05

Intervjuer

10 personer ble intervjuet.

Samtale ble gjennomført med 4 personer

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:

• Gjennomgang av 5 vedtak
• Gjennomgang av 5 klientmapper
• Dagsrapporter for 2 tjenestemottakere
• Prosedyreperm for 1 tjenestemottaker
• Tvangsprotokoller
• Rapporteringspermer
• Organisasjonskart og delegasjonsreglement

Sluttmøte ble avholdt den 12.05.05

Område 1: Sosiale tjenester til personer med psykisk utviklingshemming

Tilsynsmyndigheten skal undersøke om:

• Kommunen sikrer at tjenestemottakerens tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-2 a-d endres i samsvar med endring i grunnleggende bistandsbehov
• Myndighetskravet følger av §§ 4-3, 4-2 a-d, jf kvalitetsforsikriften § 3 første ledd og jf. Intenkontrollforkriften §§ 3 og 4.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for følgende avvik:

Kommunen har ikke tilstrekkelige ressurser og fleksibilitet til å sikre at brukerne i helger, ferier og høytider får de tjenester de har rett på i henhold til sosialtjenestelovens § 4-2 a og c.

Observasjoner:

• Det fremgår av intervju at brukerne i botiltakene har ulike ønsker, interesser og behov for fritidstiltak som ikke kan dekkes i helger, ferier og høytider pga lav bemanning
• Det har også gått frem av intervjuene at flere brukere har behov for mer tjenester enn det de er innvilget
• I budsjettdokument 2005 meldes det om økt ressursbehov for å ivareta økende epilepsi og atferdsvansker hos 1 beboer.
• Det fremgår av fremlagt dokumentasjon at sosialleder i flere år har meldt til kommuneledelsen ved rådmann om manglende ressurser på grunn av endra hjelpebehov hos brukere i botiltakene, jf. budsjettdokument 2005, økonomirapport av 01.09.04, årsmelding 2002, notat vedr. nedskjæringer 2002.
• I 1 av 5 kontrollert klientmapper fremgår det at en bruker har vedtak om støttekontakt som ikke er iverksatt.
• Det har også fremkommet i intervju at en bruker enkelte ganger ikke tidsnok har fått hjelp til å gå på toalett ved behov.

Kommunen sikrer ikke at endrede tjenestebehov blir fulgt opp med vedtak etter sosialtjenestelovens § 4-3 jf. § 4-2 a-d, jf. Ikf § 4.

Observasjoner:

• Det følger av intervju at 5 brukere mottar tjenester i følge utskrivingsvedtak fra sentralinstitusjon i 1991.
• Det fremkommer også av intervju at tjenestetilbudet avviker/er endret i forhold til utskrivningsvedtakene.
• I 1 av 5 kontrollerte klientmapper fremkommer det ikke dokumentasjon på at kommunen har vurdert tjenestebehov og fattet nytt vedtak om tjenester etter lost § 4-2 siden utskrivningsvedtaket i 1991.

Område 2: Ulovlig bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemming.

Tilsynsmyndigheten skal undersøke om:

• Kommunen sikrer at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted
• Myndighetskravet følger av § 4A-4, 4A-7 2. ledd. jf. sosialtjenesteloven § 2-1 første, annet og tredje ledd jf. internkontrollforskriften §§ 3 og 4. Jf. Rundskriv IS-10/2004.

Det ble gjort funn som ga grunnlag for følgende avvik og merknad:

Kommunen mangler delegasjonsvedtak for hvem som har overordnet faglig ansvar for vedtak etter kapittel 4A

Observasjon:

• I delegasjonsvedtak til sosialleder er det ikke angitt hvem som er overordnet faglig ansvarlig i henhold til sosialtjenestelovens kapittel 4A
• Det fremkom også i intervju usikkerhet om hvem i kommunen som har dette ansvaret.

Kommunen sikrer ikke tilstrekkelig at alle ansatte får opplæring i identifisering og utøvelse av makt og tvang.

Observasjon:

• Det fremgikk av intervju at ikke alle ansatte har fått/får systematisk opplæring i kapittel 4A
• Det fremgår av intervju at det ikke er systematisk opplæring av helgevakter i mindre ”brøkstillinger”. Disse deltar ikke fast på personalmøter.

Område 3: Gjennomføring av tiltak med planlagt bruk av makt og tvang

Tilsynsmyndigheten skal undersøke om:

• Kommunen sikrer at tiltak som innebærer planlagt bruk av makt og tvang gjennomføres i samsvar med vedtak hjemlet i §§ 4A-7 og 4A-8.
• Myndighetskravet følger av §§ 4A-7 tredje ledd c og d, jf. 4A-5 3 ledd bokstav c, 4A-8, 4A-9 og sosialtjenesteloven § 2-1 første til tredje ledd og internkontrollforskriften §§ 3 og 4.

Det ble ikke funnet avvik eller grunnlag for merknader

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen:

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

I tillegg ble det gjennomført samtale pr. telefon med 2 hjelpeverger og samtale med foreldrene til en tjenestemottaker.

Fra Fylkesmannen deltok:
Åshild Vistnes van der Veen, jurist, revisjonsleder
Helge Haga, sosionom, revisor
Ellen Bjerga Heskje, vernepleier, revisor
Margaret Gjedrem, sosionom, revisor.

Fylkesmannen gjennomførte stedlig tilsyn i forhold til 2 utvalgte tjenestemottakere i kommunen. Begge bodde i egen/leid bolig og mottok tjenester i boligen. Fylkesmannen besøkte den ene leiligheten, og fikk hilst på vedkommende tjenestemottaker. Den andre tjenestemottakeren ønsket verken å hilse på fylkesmannen eller å ha besøk i leiligheten. Dette ønsket ble respektert.

Både hjelpeverger og foreldre uttrykte i hovedsak tilfredshet med det nåværende tjenestetilbudet.