INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Hvordan kommunen etterlever myndighetskrav i ulike faser av tjenesteutøvelsen overfor voksne med langvarige og sammensatte behov for helse- og sosialtjenester som bor utenfor institusjon. Myndighetskravene blir belyst i fire perspektiv: brukermedvirkning, koordinering, individualisering og forsvarlig tjenesteyting. Problemstillingene er delt opp i tre faser etter en tidsakse:

• Oppstartsfasen – håndtering av nye henvendelser; planlegging, utredning og beslutning
• Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester

Tilsynet viste at Tinn kommune har system som fanger opp nye henvendelser om helse- og sosialtjenester til personer med langvarige og sammensatte behov. Henvendelsene blir raskt vurdert og tjenester blir raskt iverksatt. Det blir foretatt planlegging og utredning av tjenestebehovet. Når det er behov for det og pasienten samtykker, gjøres planlegging og utredning i samarbeid mellom ulike faggrupper. Det er opprettet en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten i kommunen.

Tjenestemottaker blir gitt informasjon om ulike tilbud og tjenestene blir i stor grad utformet etter tjenestemottakers ønsker. Brukerstyrt personlig assistent er en av de tjenesteformene som tjenestemottaker blir informert om. For de tjenestemottakere som ønsker det, blir det etablert ansvarsgrupper og utarbeidet individuell plan. Imidlertid er de fleste individuelle planene ikke ferdigstilte. Tilsynet viste at ikke alle personer som mottar helse- og sosialtjenester som følge av psykisk lidelse, har mottatt vedtak for samtlige av de tjenestene de mottar.

Kommunen omsetter planer, beslutninger/vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak. Kommunen sikrer stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren skal oppleve forutsigbarhet og trygghet i sin hverdag, og kommunen har system for å fange opp nye/endrede tjenestebehov og foretar nødvendige endringer på en samordnet måte.

Ved tilsynet ble det påpekt følgende avvik:

Ikke alle personer som mottar helse- og sosialtjenester på grunn av psykisk lidelse, har mottatt vedtak for samtlige tjenester de mottar fra hjemmetjenestene.

I tillegg ble det gitt følgende merknad: Innholdet i individuell plan er for de fleste planene ikke i fullstendig samsvar med kravene i forskrift om individuell plan

Dato: 05.07.05

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Tinn kommune kommune i perioden 04.03.2005 – 12.05.2005, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Telemark. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Tinn kommune har ca 6500 innbyggere, i hovedsak fordelt på to sentra i kommunen; Rjukan og Austbygda. En overvekt av voksne personer i kommunen som bor utenfor institusjon og som har behov for langvarige og sammensatte helse- og sosialtjenester, har dette som følge av psykisk lidelse eller der psykisk lidelse er en av problemstillingene.

Kommunen er organisert i tre tjenesteområder; Oppvekst, Levekår og Samfunn. Hvert område blir ledet av en sektorsjef. Området Levekår omfatter de tjenester som er gjenstand for dette tilsynet. Sektorsjef for Levekår har blant annet ansvar for sykehjem, hjemmetjenestene, helse og PP-tjeneste/barnevern og sosialtjenesten. Hjemmetjenestene er delt i to distrikt, samsvarende med kommunens to sentra. Hjemmetjenestene omfatter både hjemmesykepleie og praktisk bistand og opplæring. (Brukerstyrt personlig assistent er en ordning som har vært diskutert med enkelte tjenestemottakere, men så langt har ingen ønsket denne ordningen.)

Helsetjenesten blir ledet av lege og omfatter mellom annet psykiatritjenesten. Denne blir ledet av en fagansvarlig og omfatter poliklinikk, dagsenter og et bofellesskap med 12 leiligheter. Pasientens fastlege henviser til psykiatritjenesten ved behov. I tillegg omfatter helsetjenesten fysio- og ergoterapitilbudet i kommunen. Leder av denne tjenesten er også leder av kommunens enhet for koordinering av habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten i kommunen.

Sosialtjenesten rekrutterer og tildeler støttekontakter. Støttekontaktene får ved behov veiledning, eventuelt også av fagpersonell med særlig kjennskap til tjenestemottakerens behov.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Dokumentasjon mottatt fra Tinn kommune i brev av 22.04.2005:
• Organisasjonskart for Tinn kommune
• Organisasjonskart for helse og sosial
• Innholdsfortegnelse for prosedyrer fra Internkontroll perm
• Prosedyre for Inntaksteam
• Prosedyre for Tiltaksteam

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Brev av 04.03.2005 fra Fylkesmannen i Telemark til Tinn kommune med varsel om tilsyn
• Brev av 22.04.2005 fra Tinn kommune vedlagt etterspurt dokumentasjon
• Brev av 25.04.2005 fra Fylkesmannen i Telemark til Tinn kommune med program for tilsynet
• Brev av 29.04.2005 fra Tinn kommune med ettersendelse av dokumenter

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.03.2005

Formøte ble ikke avholdt

Åpningsmøte ble avholdt 11.05.2005

Intervjuer
15 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.
1. Følgende ble fremlagt for verifikasjoner:

• 10 pasientjournaler/saksmapper
• Perm med referat fra møte i re-/habteamet
• To permer – Internkontrollhåndbok – Tjenestetilbudet i Tinn kommune
• Perm – tiltak

2. Skriftlige dokumenter som ble fremlagt under tilsynet:

• Fra Sosial, barnevern og PP-tjenesten:
  - Strategisk handlingsplan 2005
  - Målstyring 2004-2006
  - Arbeidsbeskrivelse for stillingene
  - Rutiner for samhandling med brukerne av tjenesten
  - Rutinebeskrivelse for støttekontakt- og avlastningstilbudet
  - Delegasjonsreglement
  - Opplæringsplan
• Fra Hjemmetjenestene:
  - Strategisk handlingsplan 2005
  - Delegasjon
  - Søknad om tjenester m/søknadsskjema, Flytskjema saksgang
  - Serviceerklæring for hjemmetjenesten
  - Kartleggingsskjema
  - Tjenesteavtale
  - Oppfølgingsskjema
  - Sjekkliste for tildeling av brukerstyrt personlig assistent
• Fra Helse:
  - Strategisk handlingsplan Tinn kommune
  - Helseplan 2001-2004 (skal rulleres i 2005 iht strategisk handlingsplan)
  - Re-Habiliteringsplan for Tinn kommune
  - Psykiatriplan
  - Psykiatri: mal for individuell plan
  - Henvisningsskjema for fysioterapi og ergoterapi
• Informasjonsbrosjyrer:
  - Hjemmetjenesten
  - Sykehjem
  - Rehabiliteringsavdeling
  - Re-Habiliterings teamet
• Fra Rådmannen:
  - Lederavtale mellom sektorsjef og enhetsleder
  - Tjenesteavtale for kompetanse-, lederutvikling, kvalitetsutvikling og internkontroll – HMS
  - Tjenesteavtale for lønns- og personal saker
  - Funksjonsbeskrivelse for fagleder i helse – helsestasjonstjenesten
  - Funksjonsbeskrivelse for avdelingssykepleier i helse – psykiatritjenesten
  - Funksjonsbeskrivelse for fagleder i helse – psykiatritjenesten
  - Funksjonsbeskrivelse for fagleder i helse – fysio/ergoterapitjenesten
  - Brukerundersøkelse PLO Hjemmetjenesten 2004

Sluttmøte ble avholdt 12.05.2005

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik 1:
Ikke alle personer som mottar helse- og sosialtjenester på grunn av psykisk lidelse, har mottatt vedtak for samtlige tjenester de mottar fra hjemmetjenestene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjensteloven § 2-1 fjerde ledd og sosialtjenesteloven § 8-1, jf forvaltningsloven §§ 23 og 24 og internkontrollforskriften § 4.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Gjennomgang av pasientjournaler/saksmapper viste at tjenestemottaker med psykisk lidelse mottar mer praktisk bistand og opplæring enn det som fremkom av vedtak
• I intervju ble det opplyst at ikke alle tjenestemottakere med psykisk lidelse har fått vedtak for all hjemmesykepleie og praktisk bistand og opplæring som de mottar

Merknad 1
Innholdet i individuell plan er for de fleste planene ikke i fullstendig samsvar med kravene i forskrift om individuell plan

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Gjennomgang av pasientjournaler/ saksmapper viste at innholdet i de fleste planene var ufullstendig
• I intervju ble det opplyst at ikke alle individuelle planer var ferdig utarbeidet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Telemark deltok:
Rådgiver Audhild Arnesen, revisjonsleder
Rådgiver Ingrid S. Serkved, revisor
Seniorrådgiver (jurist) Randi Sigurdsen, revisor
Fylkeslege Ottar T. Christiansen, observatør