INNHOLD

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder gjennomførte 1. og 2. juni 2005 et felles tilsyn med Farsund kommunes helse- og sosialtjenester til voksne med langvarige og sammensatte behov for slike tjenester. Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Oppstartsfasen, herunder kommunens håndtering av nye henvendelse, ivaretakelse av planlegging, utredning og beslutninger.
• Iverksettelsesfasen, fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen, herunder oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester.

Kommunen har ny organisasjonsplan fra 01.01.05

Helse- og sosialtjenestene, herunder pleie- og omsorgstjenestene, er organisert i 8 resultatenheter. De ulike enhetene som har inngått i tilsynet har hver for seg rutiner for mottak og behandling av søknader, iverksetting av tiltak samt hvordan tjenesten følges opp.

Det ble gitt 1 avvik.

Avvik 1:
Farsund kommune har ikke etablert et system som sikrer helhetlige og koordinerte tjenester til tjenestemottakere med behov for flere tjenester.

Dato: 15.08.2005

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Farsund kommune i perioden 07.04.05 – 24.06.05 gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet iVest-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, oppnevnte ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Farsund kommune er en mellomstor kommune i Vest-Agder. Kommunen har gjennomført en omorganiseringsprosess. Ny organisasjonsplan er gjeldende fra 01.01.05 og kommunen er i en etableringsfase når det gjelder nye enheter i denne organisasjonsstrukturen. Helse- og sosialtjenestene, herunder pleie- og omsorgstjenestene, er organisert i 8 resultatenheter. Disse er ledet av en kommunalsjef for levekår. Stillingen inngår i rådmannens lederteam. Det er 2 enheter for hjemmetjenester, geografisk lokalisert til Farsund sentrum og Vanse. Videre er det 1 felles enhet for psykisk helse og sosial samt 1 enhet for funksjonshemmede. Kommunen har 2 enheter for institusjonstjeneste og 1 enhet for kommunal kjøkkenservice. Legetjenesten er organisatorisk plassert i levekårssjefens stab. Den kommunale fysioterapitjenesten er organisatorisk plassert i enhet for institusjonstjeneste mens ergoterapi tjenesten er knyttet til enhet for hjemmetjenester.

Kommunen har fra 01.01.05 innført nytt system for styring og oppfølging av resultatenhetene. Systemet har ”fokusområder ” som blant annet går på 1) kvalitet og brukerstyring og 4) samarbeid og utvikling.

Systemet inneholder definerte områder for rapportering innenfor hvert fokusområde samt frekvens for rapportering. Det er per dato ikke etablert spesielle rutiner for å ivareta disse satsningsområdene.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart som viser organisasjonsstrukturen i kommunen, samt for enheter innen levekårsenheten.
• Styringsmodell for Farsund kommune
• Delegasjon til enhetsledere i Farsund kommune
• Mål og retningslinjer for opplæringsplan
• Utdrag fra kvalitetshåndbok for helse og sosialetaten:
• Rutiner for hjemmesykepleien knyttet til mottak av søknader, kartlegging mm
• Rutiner for hjemmehjelp knyttet til mottak av søknader, kartlegging mm
• Rutine for søknadsbehandling og tjenesteyting, avdeling for funksjonshemmede
  Prosedyre for avdeling for psykisk helse knyttet til søknader, kartlegging, utarbeidelse av individuell plan mm
• Rutiner ved søknad om individuell plan, koordinerende enhet
• Oversikt over tilgjengelige tjenester etter sosialtjenesteloven og
  kommunehelsetjenesteloven
• Årsrapport for avdeling for funksjonshemmede
• Plan for psykisk helsearbeid
• Samarbeidsavtale mellom Aetat – trygdeetat og sosialetaten i kommunen

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Fylkesmannens varsel om tilsyn, datert 07.04.05
• Kommunens oversendelse av etterspurt dokumentasjon, datert 03.05.05, 04.05.05 og 10.05.05
• Fylkesmannens brev vedr. dagsorden 1. og 2. juni samt oversikt over intervjupersoner, datert 25.05.05

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 07.05.05

Åpningsmøte ble avholdt 01.06.05

Intervjuer
13 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner ble gjennomført 01.06.05 og 02.06.05.:

Tilsynet hadde bedt om å bli forelagt totalt 7 klientmapper fra 3 resultatenheter. I tillegg ble det behov for verifikasjon gjennom nye mapper under intervjuene. Totalt gjennomgikk tilsynet 11 klientmapper fra 4 resultatenheter. Det forelå vedtak om utarbeidelse av individuell plan i 1 mappe uten at slik plan var utarbeidet. I 3 av mappene var det kopi av individuell plan. For noen (4) av tjenestemottakerne var det opprettet ansvarsgrupper.

Sluttmøte ble avholdt 02.06.05

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Avvik 1:
Farsund kommune sikrer ikke helhetlige og koordinerte tjenester til tjenestemottakere med behov for flere tjenester.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester §§ 4-3 og 4-3a, Lov om helsetjenesten i kommunene §§ 2-1 og 6-2a, forvaltningsloven §§ 11og 17, forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 samt forskrift om habilitering og rehabilitering § 8.

Kommunen skal gjennomføre en forsvarlig utredning slik at retten til tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-3 og kommunehelsetjenestelovens § 2-1 blir ivaretatt. Kommunen skal ha etablert prosesser for informasjon om – og rett til utarbeidelse av individuell plan jf. sotjl.§ 4-3 a og khl. § 6-2a og forskrift om individuell plan. Videre skal kommunen sikre at henvendelser blir kanalisert til rette instans og at ansvar og oppgaver er tydelig plassert i virksomheten jf. forskrift om internkontroll i helse- og sosialtjenesten § 4 a samt forskrift om habilitering og rehabilitering § 8.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Det er ikke etablert rutiner for samhandling på tvers av enhetene når det gjelder behovsutredning eller utøvelse av tjenestene. Det fremkom at det kan forekomme uformelt samarbeid i utredingsfasen.
• Kommunen har utarbeidet rutiner for arbeid med individuell plan, men det fremkom at det overfor brukere som dette kunne være aktuelt for, ikke alltid blir foretatt en nærmere vurdering eller igangsetting av arbeid med IP. Det er ikke rutiner for samarbeid med fastlegen ved utarbeidelse av IP
• Koordinerende enhet for re/habilitering har i liten grad vært en synlig, sentral koordineringsinstans og kontaktpunkt utover at beslutningsansvar i forhold til rettighet til individuell plan er lagt dit. Kommunen har heller ikke på systemnivå noen samlet plan for sin habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet.
• Kommunen benytter ulike skjema for søknader. Et skjema fåes via kommunens servicetorg og det vises til dette på kommunens hjemmeside. Enheten for funksjonshemmede bruker eget skjema. Enhet for hjemmetjenester bruker et annet skjema. Under intervjuene kom det fram at det generelle søknadsskjemaet var lite kjent.
• Det foreligger ikke skriftlige rutiner for hvordan søknadene skal fordeles til de enkelte resultatenheter. Under intervjuene kom det fram at søknaden ble fordelt til den resultatenheten der man antok brukeren ville høre hjemme. Dersom en av resultatenhetene kom frem til at søknaden ikke hørte hjemme hos dem, ble søknaden sendt en av de andre enhetene. Det var ikke etablert rutiner for å etterspørre om saken faktisk ble behandlet i den andre enheten.
• Klientopplysninger/dokumentasjon er oppdelt. Det er mapper på samme bruker i flere enheter.
• Gjennom intervjuene fremkom at det ikke er etablert rutiner for samhandling om organisering/utøvelse av tjeneste til brukere som mottar flere tjenester.

Kommentar:
Avviket er først og fremst knyttet til kommunens ansvar for å fange opp, planlegge og utrede tjenestebehovet. Avviket får imidlertid den følge at det blir mangler ved iverksettelse av vedtak og i oppfølgingsfasen når endrede tjenestebehov fanges opp og nødvendige endringer skal skje på en samordnet måte.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Vest-Agder deltok:
Rådgiver Eli Gotteberg, revisor
Rådgiver Håkon Kiledal, revisor
Rådgiver Britt Møll Abrahamsen, revisjonsleder