INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Ved systemrevisjonen ble det undersøkt om:

• Kommunen sikrer at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted.
• Kommunen sikrer at tjenestemottakernes tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d endres i samsvar med endring i grunnleggende behov.
• Kommunen sikrer at tiltak som innebærer planlagt bruk av makt og tvang gjennomføres i samsvar med vedtak hjemlet i §§ 4A-7 og 4A-8.

Tilsynet ble gjennomført over to dager, der den første dagen ble brukt til intervjuer av fem personer som på forhånd var plukket ut med tanke på tema for tilsynet. Intervjuobjektene har ulike oppgaver og ulikt ansvarsområde. Denne delen av tilsynet rettet seg mot kommunens virksomhet og den praksis man har i tjenestene generelt. Tilsynet var bredt anlagt, og hensikten var både å se til at brukerne ikke blir utsatt for ulovlig tvang, og at kommunen har systemer som fanger opp brukernes behov for nødvendige tjenester etter hvert som behovet endrer seg over tid.

Den andre dagen rettet tilsynet seg spesielt mot to brukere som mottar omfattende tjenester hjemme i egen bolig, der sosialtjenesteloven Kap 4A er aktuell i tillegg til Kap 4 om de alminnelige tjenestene. I tillegg til denne rapporten vil det bli laget egne rapporter som omhandler navngitte brukere, og disse rapportene er unntatt offentlighet bortsett fra konklusjonene som kommer frem her. Det ble bare konstatert ett avvik ved de stedlige tilsynene (område 3).

Det ble i alt avdekket tre avvik.

Område 1:
Avvik 1: Virksomheten har ikke operasjonalisert lovens tvangsbegrep i organisasjonen. Man er derfor ikke i stand til å fange opp all tvangsbruk som forekommer i tjenesten.

Avvik 2

Meldinger om skadeavvergende nødsituasjoner fylles ikke ut i alle situasjoner der det er lovpålagt.

Område 2:
Ingen avvik eller merknader.

Område 3:
Avvik 1: Virksomheten klarer ikke å oppfylle kompetansekravet for de ansatte som gjennomfører det godkjente tvangstiltaket. Når dette skjer har kommunen ingen rutiner for å kunne avbryte tiltaket, eventuelt sende skadeavvergende melding til Fylkesmannen eller på annen måte registrere avvik fra det godkjente vedtaket.

Dato: 2.6.2005

1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lillesand kommune i perioden 04.03.05 – 10.05.05. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneværende år

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Lillesand kommune er en kommune i vekst, og har om lag 9000 innbyggere. I forhold til folketallet har de relativt store utfordringer innen omsorgen for psykisk utviklingshemmede. Helt siden lov om sosiale tjenester fikk sitt tillegg benevnt som Kap 6A, virksom fra 01.01.99, har kommunen vært aktive og tilpasset seg lovverket. I forhold til gjennomsnittet i Aust-Agder har kommunen flere som faller innenfor dagens lovverk i lov om sosiale tjenester Kap 4A.

Kommunen har valgt å legge funksjonen som overordnet faglig ansvarlig for Kap 4A et nivå under tjenestesjefen, som tidligere hadde dette ansvaret. Det er en konsulent i kommunen som har ansvaret for å utarbeide de alminnelige vedtak om sosiale tjenester etter Kap 4. Vedtaksmyndighet etter Kap 4 og 4A innehas av samme person (enhetsleder).

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Oversikt over ansvarsforhold etter Kap 4A i sosialtjenesteloven i Lillesand kommune
• Aktuelle opplæringsskjema som er i bruk i kommunen (3x)
• Brev vedrørende videredelegasjon i kommunehelsetjenesteloven med unntak for Kap 4a (miljørettet helevern), samt sosialtjenesteloven §§ 4-2 til 4-4
• Skjema til gruppeledere og nyansatte om opplæring i forhold til Kap 4A i sosialtjenesteloven
• Kompetanseplan for pleie- og omsorgstjenesten for 2005
• Enkeltvedtak om tildeling av sosiale tjenester etter § 4-2 a-d til personer med psykisk utviklingshemming (5X)
• Informasjonsfolder om Kap 4A i sosialtjenesteloven

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder:

• Varsel om tilsyn med kommunens virksomhet
• Varsel om stedlig tilsyn med 2 x brukere
• Innkommet dokumentasjon fra kommunen 30.03.05

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.03.05.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 04.04.05.

Intervjuer
5 personer ble intervjuet som en del av det planlagte tilsynet.

2 personer ble intervjuet som en del av befaring på det stedlig tilsynet.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført: gjennomgang av innsendt dokumentasjon, herunder enkeltvedtak om Kap 4 tjenester fattet for brukere med psykisk utviklingshemming, gjennomgang av vedtak ett om tvang og makt og meldinger om skadeavvergende meldinger til Fylkesmannen i 2004 og 2005, gjennomgang av miljøpermer og rutiner for brukerne, gjennomgang av ”Kvalitetssikringshåndbok for sosialtjenesteloven Kap 4A i Lillesand kommune” som ble overlevert under tilsynet.

Samtaler
I forbindelse med det ene stedlige tilsynet ble det gjennomført samtale med hjelpeverge og nærmeste pårørende.

Sluttmøte ble avholdt 05.04.05.

Område 1: Ulovlig bruk av tvang overfor psykisk utviklingshemmede

Myndighetskravet er at kommunen sikrer at ulovlig makt og tvangsbruk ikke finner sted.

Avvik 1*:
Virksomheten har ikke operasjonalisert lovens tvangsbegrep i organisasjonen. Man er derfor ikke i stand til å fange opp all tvangsbruk som forekommer i tjenesten.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven Kap 4A-4 og internkontrollforskriften § 4 annet ledd b og c.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I intervjuer kom det frem at de ansatte ikke alltid forstår lovens tvangsbegrep og heller ikke vet når regelverket skal brukes. Som et eksempel er kommunens interne brosjyre mangelfull i sin definisjon av tvangsbegrepet. Videre har kommunen ingen opplæringsplan som følges systematisk eller planlagt, og man har ikke kartlagt behovet for slik grunnleggende opplæring. Noen har deltatt på Fylkesmannens kurs, utover dette er det ikke godgjort at opplæring er gitt eller tilbudt. I boligene var tilgjengelig lovverk foreldet, og man kan ut fra dette konkludere med at permer ikke ajourføres og det er grunn til å anta at disse heller ikke brukes aktivt.

Avvik 2:
Meldinger om skadeavvergende nødsituasjoner fylles ikke ut i alle situasjoner der det er lovpålagt.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I intervjuene kom det frem varierende oppfatning av nødvendigheten av å fylle ut skadeavvergende melding i nødsituasjoner, det er også ulike oppfatninger om hva de skal brukes til. Ved gjennomgang av skadeavvergende meldinger i nødsituasjoner ser vi at disse ofte er mangelfullt utfylt, f eks ved at flere felter er blanke. På tross av at enkelte brukere har en utagerende oppførsel som jevnlig gjør det nødvendig å gripe inn med makt, så ser vi at det svært ofte er de samme i personene i personalgruppen som tar initiativ og faktisk fyller ut og leverer de lovpålagte skjemaene.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven Kap 4A-4 og internkontrollforskriften § 4 annet ledd c.

Område 2: Sosiale tjenester til personer med utviklingshemming

Myndighetskravet er at kommunen skal sikre at tjenestemottakernes tjenestetilbud etter Lov om sosiale tjenester § 4-2 a-d endres i samsvar med endring i grunnleggende behov.

Det ble ikke funnet avvik eller påpekt merknader på dette området.

Område 3: Gjennomføring av tiltak med planlagt bruk av tvang og makt

Myndighetskravet er at kommunen sikrer at tiltak som innebærer planlagt bruk av makt og tvang gjennomføres i samsvar med vedtak hjemlet i §§ 4A-7 og 4A-8.

Avvik 1:
Virksomheten klarer ikke å oppfylle kompetansekravet for de ansatte som gjennomfører det godkjente tvangstiltaket. Når dette skjer har kommunen ingen rutiner for å kunne avbryte tiltaket, eventuelt sende skadeavvergende melding til Fylkesmannen eller på annen måte registrere avvik fra det godkjente vedtaket.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4A-9 tredje ledd, andre setning og fjerde ledd og internkontrollforskriften § 4 f og g.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• I intervjuer kom det frem at kompetansekravet ikke alltid kunne følges når planlagte tvangstiltak skulle gjennomføres, og at man på tross av dette likevel gjennomførte tiltaket. Det fantes ingen form for registrering av avvik på dette området, og heller ingen rutiner for hva som skulle iverksettes hvis vedtaket ikke kunne gjennomføres etter forutsetningene.
• Det som gjelder enkeltpersoner ved det stedlige tilsynet vil bli omhandlet i detalj i egne rapporter, der innholdet er unntatt offentlighet. I denne rapporten er det kun konklusjonen som fremkommer.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen i Aust-Agder deltok:
Lasse Svenstrup Andersen og Egil Nordlie