INNHALD

Denne rapporten beskriv dei avvik og merknader som blei påpekte innen dei reviderte områdene. Systemrevisjonen omfatta følgjende områder:

• Plan for helsemessig og sosial beredskap
• Plan for smittervern

Det blei gitt eitt avvik og ein merknad:

Avvik 1:
Plan for helsemessig og sosial beredskap er ikkje ferdigstilt.

Merknad 1:
Kommunen har ikkje eit internkontrollsystem som fungerer etter hensikten i forhold til førebyggjande beredskapsarbeid.

Kommunen synte god forståing for beredskapsarbeid generelt, og kriseleiinga hadde ei integrert forståing av smittevern og hendingar av helsemessig og sosial karakter i sitt ansvarsområde og oppgaveportefølje. Det var satsa mykje på leiarkompetanse og informasjonsarbeid, mellom anna ved at rådmann, ordførar og informasjonsansvarleg saman hadde delteke på kurs ved Nasjonalt utdanningssenter for samfunnssikkerhet og beredskap (NUSB). Planarbeidet gav inntrykk av at det var jobba særs bra fram til ca 2002/2003, men at arbeidet deretter var blitt noko nedprioritert. No var imidlertid kommunen i gang att med å revidere alle planane, og hadde som målsetting at alle planar som omhandla kommunal beredskap skulle vere reviderte innen 1.oktober, for så å bli godkjende av kommunestyret samla. Plan for helsemessig og sosial beredskap skulle ferdigstillast administrativ innen 1.juli 2005.

Dato: 05.04.2005

Rapporten er utarbeid etter systemrevisjon ved Valle kommune i perioden 21.02.2005 – 05.04.2005. Revisjonen inngår som ein del av den planlagde tilsynsvirksomhet Helsetilsynet i Aust-Agder gjennomfører i inneverande år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere korleis verksemda ivaretek ulike myndigheitskrav gjennom internkontroll. Revisjonen omfatta granskning om:

• aktivitetar utførast som omtala
• verksemda driv innafor de rammer som myndigheitene har satt.

Ein systemrevisjon gjennomførast ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjonar. Verifikasjonar er å sjekke om rutinar, prosedyrer og instrukser vert fulgt opp i praksis, og om dei fysiske forhold tilfredsstiller myndigheitskravene. Rapporten omtaler avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik Myndigheitskrav er ikkje oppfylde.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men tilsynsmyndigheitene meiner det er et forbetringspotensiale.

Valle kommune har ca 1500 innb.. Den har eit samla areal på omlag 1290 km2. Av dette er 0,7% jordbruksareal i drift, 9,2% skogsareal, 5,1% vatn og 84,7% heieareal. Lengda på kommunen etter rv. 9 er 40 km. Vegen er smal, den er sterkt trafikkert ikkje minst grunna skiutfartstadene lengre opp i dalen, og der har vore fleire alvorlige ulukker. Kommunesenteret ligg ca 20 mil frå Arendal og Kristiansand som både har sjukehus. Legevaktssentralen vert betjent frå Arendal utanom ordinær arbeidstid. Kommunen har legevaktsamarbeid med nabokommunen Bykle, i 5 delt vakt.

Kommunen blei av Fylkesmannen i 2002 nominert til åretes beredskapskommune, etter god jobbing med kriseplanane. Kriseleiinga har saman vore på kurs ved NUSB for å bli betre i krisehandtering og informasjon.

Verksemdas eigen dokumentasjon knytta til den daglege drift og andre forhold av betydning:

Følgjende er oversend i forkant av tilsynet:

• Kommuneplan 2002-2012 Valle kommune
• Handlingsprogram og økonomiplan 2005 – 2008 Valle kommune
• Organisasjonskart
• Plan for Kriseleiing i Valle kommune vedteke av kommunestyret 26.06.2002
• Smittevernplan i Valle kommune revidert mars 2004
• Valle kommune – vassforsyning – beredskapsplaner datert juli 2004

Under tilsynet blei følgjande fremlagd:

• Utkast til plan for helsemessig og sosial beredskap
• Tiltakskort for utbrot av smittsam sjukdom (epidemi)
• Tiltaktskort for pandemisk influensa
• Tiltakskort for utbrudd av smittsam sjukdom ved Valle alders- og sjukeheim
• Tiltakskort for oppklaring av utbrot med næringsmiddelbåren sjukdom
• Brev datert 02.04.3005 frå kommunelegen til rådmannen med anmodning om at det inngås interkommunal avtale om samarbeid om beredskap på helse- og sosialområdene.

Følgjande ble lova ettersendt:

• Hovedplan for vassforsyning
• IK-system for vassforsyning

Anna:

• Rapport frå Fylkesmannens beredskapstilsyn 2001.
• Brev av 06.12.2002 frå Fylkesmannen til DSB vedr lansering av kandidat som årets beredskapskommune.
• Notat frå Mattilsynet vedr beredskapsplan for vassforsyningen i Valle kommune datert 18.mars 2005
• Korrespondanse mellom Helsetilsynet i Aust-Agder og Statens helsetilsyn vedr ferdigstillelse av arbeid med plan for helsemessig og sosial beredskap, seinast ved brev frå Helsetilsynet i AA datert 25.02.2005 med frist for tilbakemelding 15.mars 2005 (ikke mottatt).

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Aust-Agder relatert til tilsynet:

• Brev til Valle kommune 21.02.2005
• Oversendelse av dokumentasjon frå Valle kommune som nemd over
• E-post vedr avtaler mv

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel blei utsendt 21.02.2005

Åpningsmøte blei avholdt i forkant av tilsynet

Intervjuer
3 personar blei intervjua.

Det blei ikkje gjennomført verifikasjoner utover dokumentgjennomgangen

Sluttmøte blei avholdt umiddelbart etter intervjuene

Område 1: Plan for helsemessig og sosial beredskap

Avvik 1:
Plan for helsemessig og sosial beredskap er ikkje ferdigstilt.

Dette er et avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om helsemessig og sosial beredskap

Avviket er bekreftet i møtet. Kommunen framla under tilsynet eit utkast med status ”arbeidsdokument”. Målsetjingen er at planen skal vere ferdig for administrativ godkjenning innan 1.juli 2005. Planen vil bli politisk behandla etter 1.oktober, som er fristen kommunen har satt for revisjon av øvrig beredskapsplanverk. Målsetjinga er at alt beredskapsplanverk skal leggjast på kommunen sitt intranett. Kommunen ynskjer at planar for kriseleiing og beredskap skal fremstå som samordna og koordinert, og vil derfor ikkje politisk behandle dei einskilde planar isolert.

Merknad 1:
Kommunen har ikkje eit internkontrollsystem som fungerer etter hensikten i forhold til førebyggjande beredskapsarbeid.

Kommunen viser i sitt planverk til internkontroll som et viktig prinsipp. Det er imidlertid ikkje noko fungerande avvikshåndteringssystem som kan gje systematiske erfaringer med hensyn på risiko for svikt og som grunnlag for førebyggjande arbeid. Det er heller ikkje gjennomført internrevisjoner eller øvelser av for eksempel varslingslistene. Jf forskrift om internkontroll i sosial-og helsetenesten bokstavene f,g,h.

Område 2: Smittevernplan.

Det blei ikkje gitt avvik på dette området.

Kommunen har en fyldig smittevernplan, som gjev ein god oversikt over helsetenestens ansvarsområder og oppgaver. Den fremstår i mindre grad som operativ. Kommunelegen hadde derfor utarbeida tiltakskort på ein del områder som supplement. Dette var også gjort i lys av at nåværende plan i liten grad egna seg for publisering på nett.

Kommunen arbeider med revisjon av plan for kriseleiing. Det var lav terskel for kommunelege til å kontakte rådmannen ved behov, og ho ville raskt overlate til rådmannen å ta stilling til om kriseleiinga burde etablerast. Der var imidlertid ikkje nokon fast adresse for kven som skulle kontaktast og når i tilfelle ein beredskapssituasjon, som alle – også eksterne samarbeidende legevaktsleger, kunne forholde seg til.

Kommunen hadde vidare fokus på betydningen av informasjonsarbeid, og hadde også satset på kompetansebygjing på dette området. Det fremsto som litt usikkert om informasjonsstrategian(e) var kjent i heile organisasjonen.

Oversikt over kva personer frå verksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen gis ein oversikt over deltakarane på åpningsmøte og sluttmøte, og over kven som blei intervjua.

Frå Helsetilsynet i Aust-Agder deltok: Frå Fylkesmannen i Aust-Agder deltok:

Anne-Sofie Syvertsen, fylkeslege Jan Aastø, beredskapssjef

Dag Auby Hagen, rådgiver