INNHALD

Samandrag
1. Innleiing
2. Om verksemda – særlege tilhøve
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte område
6. Funn
7. Deltakerar ved tilsynet

Samandrag
Denne rapporten omtalar dei påpeika avvik og merknadar innan dei reviderte områda. Systemrevisjonen omfatta følgjande område:

Korleis kommunen etterlever myndighetskrav i ulike faser av tenesteutøvinga overfor vaksne med langvarige og sammensette behov for helse- og sosialtenester som bur utanfor institusjon. Myndighetskrava blir sett utfra fire perspektiv: brukermedvirknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting. Problemstillingane er delt opp i tre faser etter ein tidsakse:

• Oppstartingsfasen – handtering av nye henvendingar; planlegging, utgreiing og slutning
• Iverksettingsfasen – fra planar, slutningar og vedtak til konkrete tenester og tiltak
• Oppfølgjingsfasen – oppfølgjing av tenestemottakerar og revurdering og justering av tenester.

Tilsynet viste at Bø kommune har system som fangar opp nye henvendingar om helse- og sosialtenester. Henvendingane blir raskt vurdert i kommunens tiltaksteam, og tenester blir raskt igangsett.

Tenestemottakar blir gitt informasjon om dei ulike tilboda kommunen har. Brukarstyrt personlig assistent er ei av dei tenesteformene som tenestemottakerane blir informera om. For dei tenestemottakerane som ønskjer det, blir det etablert ansvarsgruppe, men det blei berre framlagt 1 utarbeidd individuell plan for målgruppa. Det er utarbeidd prosedyre for individuell plan. Dette er eit samarbeidsprosjekt mellom kommunane i Midt-Telemark. Tilsynet viste at ikkje alle personar som mottek helse- og sosialtenester som følgje av psykisk liding, har fått vedtak for samtlege av dei tenestene dei er tildelt.

Kommunen har ei stabil legeteneste og heimeteneste som sikrar kontinuitet i tenesteytinga slik at tenestemottakerane opplever ei teneste som er forutsigbar og trygg.

Ved tilsynet blei det påpeika tre avvik:

• Kommunen sikrar ikkje at vedtak blir fatta for all tildeling av heimesjukepleie og praktisk bistand og opplæring
• Kommunen sikrar ikkje at det blir utarbeidd individuell plan til dei personar som har rett til det, og som ønskjer ein individuell plan
• Kommunen sikrar ikkje at personar med psykisk liding får medvirke ved val av tenester

Dato: 1. september 2005

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn i Bø kommune i perioden 14.03.05 – 20.05.05, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Telemark. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2005 med kommunanes tenester til personar med langvarige og samansette behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Føremålet med tilsynet er å vurdere korleis verksemda ivaretek fastsatte lovkrav innanfor dei tema tilsynet omfattar. Sjå nærmare om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Samanheng og heilhet i tenestetilbodet er blant dei mest kritiske faktorane ved tenesteyting til personar med langvarige og samansette behov. Statens helsetilsyn har difor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen som ansvarleg for tilsynet med sosialtenesta og Fylkeslegen som ansvarleg for tilsynet med helsetenesta, har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidd ein felles rapport og oppfølgjing av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som ein systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkjes det om verksemda gjennom sin internkontroll sikrar at tenestane er i samsvar med krav i lovgjevinga.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i krav frå styresmaktene avdekkjer potensial for betring.

Frå 01.01.05 har kommunen organisert seg etter prinsippet om to-nivåsmodellen med rådmannens leiargruppe og til samman 11 einingar for ulike fagområder. Rådmannens leiargruppe består av to kommunalsjefar og 1 spesialrågjevar. I tillegg er personal-og administrasjonsavdeling, økonomiavdeling og medisinsk fagleg rådgjevar i stab direkte under rådmannen. Kvar eining blir leia av einingsleiar. Delegasjonsfullmakter er ikkje endeleg avklara.

Pleie- og omsorgstenensta i Bø kommune er inndela i 2 einingar, eininga for Open omsorg og eining for Bø sjukeheim. Under einingsleiar for Open omsorg ligg psykisk helsearbeid, heimesjukepleie, heimehjelp, kortidsavdelinga ved sjukeheimen, og tenester til psykisk utviklingshemma. Det er to fagleiarar i eininga Open omsorg. Ein for fagområdet psykisk helse og ein for fagområdet miljøarbeid ( tenester til mennesker med psykisk utviklingshemming). Gruppeleierane er knytt til heimesjukepleia og korttidsavdelinga. Det er etablert bufellesskap for personar med psykiske lidingar. Desse har eigen personalbase. Det faglege ansvaret er tillagt fagleiar.

Den kommunale fysioterapeutheimelen blir fjerna frå 1.juni 2005. Etter denne datoen baserar kommunen seg på privatpraktiserande fysioterapeutar.

Det er god kontakt og tilgjenge mellom einingsleiar og gruppeleierar. I brukarundersøkinga som KS gjennomførde for eit halvt år sidan, scora pleie-og omsorgstenesta høgt på brukartilfredshet.

Kommunen har eit omfattande interkommunalt samarbeid med Midt-Telemarks kommunane Nome og Sauherad når det gjeld helse-og sosialtenestane. Blant anna har alle desse tre kommunane felles medisinsk fagleg rådgjevar.

Tiltaksteamet handsamar søknadar etter sosialtenestelova, kommunehelsetenestelova og opplæringslova. Det fungerar også som ein systemkoordinator for individuell plan og habilitering og rehabilitering.

Verksemdas eigen dokumentasjon knytta til den daglege drift:

• Dokumentasjon mottatt fra Bø kommune i brev av 04.04.2005:
• Retningsliner for tiltaksteam Bø kommune 2005.
• Plan for habilitering og rehabilitering ; Bø kommune 2001-2006
• Søknadsskjema for søknad om tenester
• Skjema for kartlegging av hjelpebehov
• Skjema for saksframlegg
• Prosedyremappe for individuell plan for Sauherad, Nome og Bø, revidera 25.01.05
• Kommunens delegasjonsreglement

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Telemark:

• Brev av 14.03.2005 fra Fylkesmannen i Telemark til Bø kommune med varsel om tilsyn
• Brev av 30.03.2005 fra Bø kommune vedlagt etterspurt dokumentasjon
• Brev av 27.04.2005 fra Fylkesmannen i Telemark til Bø kommune med program for tilsynet
• Brev av 06.05.2005 fra Bø kommune med ettersending av dokument

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsynet blei sendt ut 14.03.05

Formøte blei ikkje halde

Opningsmøte blei halde 19.05.05

Intervju
11 personar blei intervjua.

Verifikasjonar
Følgjande verifikasjonar blei gjennomførde:

• Gjennomgang av 10 journalar /saksmapper
• Vekeplan for bufellesskap for personar med psykiske lidingar
• Opptrappingsplan for Bø kommune
• Møteboka for 2005
• 1 avviksmelding
• Kvalitetsundersøkinga fra Effektiviseringsnettverket i KS

Sluttmøte blei halde 20.05.05

Tenesteyting til personar med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgjevinga. Ved dette tilsynet er det under kvart av temaene nedanfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følgjer opp regelverket om:

• Brukarmedverknad
• Koordinering mellom forskjellige tenester
• Individuelt tilpassa tenestetilbod til den enkelte
• Forsvarleg tenesteyting.

For å undersøkje forskjellige delar av kommunens tenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det sett opp aktuelle problemstillingar langs ei tidslinje som blir kalla: oppstart, iverksetting og oppfølgjing.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fangar opp og vurderar nye henveningar
• Utfører ein tilstrekkeleg og koordinert utgreiing av tenestebehovet
• Fattar slutningar/vedtak som tilrettelegg for tenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsett slutningar og vedtak i konkrete, tilrettelagte tenester og tiltak

Oppfølgjingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrar tilstrekkeleg stabilitet og kontinuitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever at tenesta er forutsigbar og trygg.
• Sikrar at nye eller endra tenestebehov blir fanga opp og at nødvendige endringar blir gjort på ein samordna måte.

Avvik 1:
Kommunen sikrar ikkje at vedtak blir fatta for all tildeling av heimesjukepleie og praktisk bistand og opplæring

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 2-1 fjerde ledd og sosialtjenesteloven § 8-1, jf forvaltningsloven §§ 23 og 24 og internkontrollforskriften § 4.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Gjennomgang av journalar og saksmapper viste at det mangla vedtak om tildelte tenester til personar med psykiske lidingar
• Det var ulik oppfatning ved intervjua om det ved tildeling av tenester til personar med psykisk lidingar skal fattes enkeltvedtak
• Vedtaka som var fatta til personar som fekk heimesjukepleie, var fra mange år tilbake, og var lite konkret om kva tenester den enkelte var tildelt
• Tenesteutøverane var lite kjent med vedtak som var fatta
• Det var manglande forvaltningskunnskap hos tenesteutøverane

Avvik 2:
Kommunen sikrar ikkje at det blir utarbeidd individuell plan til dei personar som har rett til det, og som ønskjer ein individuell plan

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 4-3a, kommunehelsetjenesteloven § 6-3a, jf pasientrettighetsloven § 2-5, forskrift om individuell plan §§ 7 og 8,

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Det låg ingen individuell plan i dei framlagde 10 journalane /saksmappene
• Etter fleire forespørslar om å sjå kopi av utarbeidd individuell plan, fekk vi ein individuell plan (utarbeidd for kreftpasient).
• Det var motstridande opplyningar om det var igangsett arbeid med individuell plan for målgruppa
• Det blei ikkje framlagt dokumentasjon som viste at den enkelte tenestemottakar hadde blitt spurt eller avslått tilbod om individuell plan
• Det er utarbeidd mandat for ansvarsgrupper, og det ble ved intervju sagt at det oppnevnes ansvarsgrupper for personar med psykiske lidingar, men det blei ikkje framlagt referat fra desse møta fra det siste året

Avvik 3:
Kommunen sikrar ikkje at personar med psykisk liding får medvirke ved val av tenester

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Sosialtjenesteloven § 8-4, pasientrettighetsloven § 3-1, forvaltningsloven §17 og forskrift om indidviduell plan §§ 4 og 7, jf internkontrollforskriften § 4.

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Ved gjennomgang av saksmappe framgjekk det ikkje kva tenestar den enkelte sjølv ønskte
• Det foreligg ikkje vedtak på kva for tenestar som er tildela i bufelleskapet utan tildeling av bolig
• For tenesta til personar med psykisk liding, manglar tiltaksplan der individuelle behov kjem fram
• Det er ikkje framlagt individuell plan for nokon person som mottek tenestar pga psykisk liding
• Ved intervju kom det fram at det var for knappe ressursar til å imøtekomma den enkeltes sitt behov for tenester i bufellesskapet, og at tenestene blei styrt ut fra tildela ressurser til bufellesskapet, og ikkje ut fra den enkelte tenestemottakar sitt behov
• Journalgjennomgangen viste at tenestemottakarane som bur i bufelleskap, hadde omfattande behov for sosial-og helsetenester

Oversikt over dei personar fra virksemda som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt ein oversikt over deltakerane på opningsmøte og sluttmøte, og over dei personar som blei intervjua.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Telemark deltok:
Rådgiver Ingrid Skaara Serkved, revisjonsleder, seniorrådgiver Randi Sigurdsen, rådgiver Audhild Arnesen. I tillegg deltok ass.fylkeslege Yngve Holmern som observatør.