INNHOLD

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus gjennomførte 20. og 21. juni 2005 tilsyn med kommunale helse- og sosialtjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov i Oslo kommune, Søndre Nordstrand bydel.

Tilsynet ble utført som systemrevisjon og omfattet følgende områder:

• Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutninger
• Iverksettelsesfasen – fra planer, beslutning og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
• Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere og revurdering og justering av tjenester.

Bydel Søndre Nordstrand ble ikke endret som følge av bydelsreformen 1.1.2004, men gjennomgikk en omorganisering av tjenestene høsten 2004.

Det ble under tilsynet påvist to avvik og gitt tre merknader:

Avvik 1:
Bydelen mangler sentrale elementer i koordineringsfunksjonene for habilitering og rehabilitering.

Avvik 2:
Bydelen iverksetter ikke vedtak om støttekontakt innen rimelig tid.

Merknad 1 :

Bydelen har et forbedringspotensial mht. å forkorte saksbehandlingstiden og iverksette tiltak fra rett tidspunkt på søknader om omsorgslønn.

Merknad 2:
Bydelen har et forbedringspotensial når det gjelder å tilby boliger til vanskeligstilte personer.

Merknad 3:
Bydelen har et forbedringspotensial mht. å individualisere tjenestene til brukere av hjemmetjenestene.

Dato: 6. september 2005

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Oslo kommune, bydel Søndre Nordstrand i perioden 11. april - 6. september 2005. Tilsynet ble gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus. Tilsynet er en del av et landsomfattende felles tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Helsetilsynet i fylket som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Bydelene i Oslo er organisert etter en bestiller-utførermodell. Bydel Søndre Nordstrand er organisert i fire avdelinger, der søknadsavdelingen (bestillerfunksjonen) er én avdeling og helse- og sosialavdelingen er en annen. Hver av disse avdelingene ledes av en avdelingssjef som er direkte underlagt bydelsdirektøren. Alle henvendelser om tjenester som krever vedtak går til søknadsavdelingen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart for bydel Søndre Nordstrand 22.11.04
• Informasjon om søknadsavdelingen
• Organisering av arbeidsoppgaver
• Struktur for arbeidet innen området funksjonshemmede
• Struktur for arbeidet innen området voksne
• Utkast til standarder for tildeling av tjenester
• Serviceerklæring for bestillerenheten innen pleie, omsorg og rehabilitering
• Innhold i kvalititetssikringssystem innen pleie, omsorg og rehabilitering
• Diverse informasjonsmateriell vedrørende egenandeler/vederlag
• Skjema for registrering av henvendelser
• Søknadsskjema
• Skjema for tverrfaglig vurdering av funksjonsnivå
• Mal for individuell plan
• Prosedyrekrav ved behandling av søknad om langtidsopphold i institusjon
• Skjema for melding om endring i tjenestebehov
• Informasjon om hjemmetjenesten
• Kvalitetsprosedyrer for hjemmetjenesten
• Introduksjonsmateriell for nyansatte i hjemmetjenesten
• Handlingsplan for hjemmetjenesten 2004 – 2005
• Informasjon om Kantarellen bo- og behandlingssenter
• Mandat for tildeling av boliger
• Serviceerklæringer for boliger til funksjonshemmede/utviklingshemmede
• Informasjon om boliger til funksjonshemmede/utviklingshemmede
• Anonymiserte eksempler på vedtak
• Utdrag fra verbalbudsjett 2005 innen målgruppen
• Fullmaktsoversikt bydel Søndre Nordstrand

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Brev fra Fylkesmannen med varsel om tilsyn 11. april 2005
• Brev fra Søndre Nordstrand bydel av 22. april 2005 med bekreftelse av mottatt varsel og oversendelse av dokumentasjon
• Brev fra Fylkesmannen av 10. juni med program for tilsynet

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 11. april 2005

Formøte ble avholdt 10. mai 2005

Åpningsmøte ble avholdt 20. juni 2005

Intervjuer
12 personer ble satt opp til intervju. En av de oppsatte ble ikke intervjuet. Det ble gjort endringer i 8 av de 12 oppsatte intervjuene, enten vedrørende tidspunkt eller at en stedfortreder møtte på kort varsel.

Verifikasjon av informasjonskilder

Følgende verifikasjoner av informasjonskilder ble gjennomført med journaler/mapper fra 16 tjenestemottakere vedrørende brukermedvirkning, individualisering, koordinering og forsvarlig tjenesteyting:

• Vedtak
• Individuell plan eller lignende planer
• Referater fra møter (ansvarsgrupper, innsatsteam, samarbeidsmøter m.v.) vedrørende tjenestemottakere
• Notater fra sosialtjenesten
• Journaler fra helsetjenesten.

Sluttmøte ble avholdt 21. juni 2005.

Tjenesteyting til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til voksne personer (over 18 år) med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Det ble under tilsynet påvist tre avvik og gitt to merknader.

Avvik 1:
Bydelen mangler sentrale elementer i koordineringsfunksjonene for habilitering og rehabilitering.

Dette er et avvik fra Forskrift om habilitering og rehabilitering § 8, 2.ledd, jfr Lov om helsetjeneste i kommunene §1-3.

Revisjonsbevis :

• Ved intervju fremkom det at det finnes ingen synlig, tydelig og kjent koordinerende enhet for habilitering og rehabilitering i bydelen.
• Ved intervju fremkom det at de funksjoner en slik enhet skal ha, herunder :
• å være et knutepunkt i forhold til samarbeidende instanser, og
• å fungere som en lokal pådriver i planlegging og utvikling av feltetikke er tilstrekkelig ivaretatt.
• Det foreligger ikke beskrivelse i mottatt dokumentasjon fra bydelen om koordineringsfunksjonene.

Avvik 2:
Bydelen iverksetter ikke vedtak om støttekontakt innen rimelig tid.

Dette er et avvik fra Lov om sosiale tjenester § 4-3, jfr § 4-2 c, jfr samme lov § 8-1.

Revisjonsbevis :

• Ved intervju fremkom det at vedtak om støttekontakt ikke blir iverksatt pga. mangel på støttekontakter.
• Ved intervju fremkom det at det ikke blir vurdert hvordan tjenestebehovet kan avhjelpes på en forsvarlig måte før vedtaket blir iverksatt.

Merknad 1 :
Bydelen har et forbedringspotensial mht. å forkorte saksbehandlingstiden og iverksette tiltak fra rett tidspunkt på søknader om omsorgslønn.

Revisjonsbevis :

• Ved intervju fremkom at mange søknader om omsorgslønn har lang saksbehandlingstid, opptil 6 mnd.
• Ved intervju ble det opplyst at omsorgslønn ytes fra vedtakstidspunkt og ikke søknadstidspunkt.

Merknad 2:
Bydelen har et forbedringspotensiale når det gjelder å tilby boliger til vanskeligstilte personer.

Revisjonsbevis :

• Ved intervju fremkom det at ovennevnte problemstilling var en utfordring for bydelen.

Merknad 3:
Bydelen har et forbedringspotensiale mht. å individualisere tjenestene til brukere av hjemmetjenestene.

Revisjonsbevis :

• Det fremkom i intervju at det bl.a. pga. sykefravær og tidspress var vanskelig, i tilstrekkelig grad, å imøtekomme flere brukeres individuelle behov, for eksempel ved legging, morgenstell og medisinutdeling.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Oslo og Akershus deltok:

• Rådgiver Marit Thorseth, Fylkesmannen
• Rådgiver Arnfinn Løvik, Fylkesmannen
• Rådgiver Kristin Utseth Njerve, Helsetilsynet
• Rådgiver Elisabeth Wang, Helsetilsynet
• Ass. (stedfortredende) fylkeslege Helge Worren (revisjonsleder)

Rådgiver Karianne Arnkværn fra Fylkesmannen deltok som observatør.