Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal

Adressa til verksemda:	Fræna kommune, 6440 Elnesvågen
Tidsrom for tilsynet:	05.04. til 15.06.2005
Kontaktperson i verksemda:	Johan Hagerup, einingsleiar
Regelverk:	lov om helsetjenesten i kommunene lov om sosiale tjenester lov om statlig tilsyn med helsetjenesten lov om helsepersonell lov om pasientrettigheter ov om behandlingsmåten i forvaltningssaker forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven forskrift om habilitering og rehabilitering forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene

INNHALD

Samandrag
1 Innleiing
2 Om verksemda - særlege tilhøve
3 Dokumentunderlag
4 Gjennomføring
5 Reviderte område
6 Funn
7 Deltakarar ved tilsynet


Samandrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal gjennomførte 14. og 15. juni 2005 tilsyn med kommunale helse- og sosialtenester til vaksne personar (over 18 år) med langvarige og samansette behov i Fræna kommune.

Denne rapporten omtalar avvik og merknader innan dei reviderte områda.

For å undersøke forskjellige delar av kommunen sine tenester til personar med langvarige og samansette behov var det sett opp aktuelle problemstillingar langs ei slik tidslinje: oppstart, iverksetting og oppfølging. Under kvar fase blei det lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følgjer opp regelverket om: brukarmedverknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting.

Oppstartfasen

I oppstartfasen blei det vurdert om kommunen: fangar opp og vurderer nye kontakter, planlegg og utgreier tenestebehovet tilstrekkeleg og fattar vedtak som legg til rette for tenester og tiltak.

Iverksettingsfasen

I iverksettingsfasen blei det vurdert om kommunen omset planer og vedtak til konkrete, tilrettelagde tenester og tiltak.

Oppfølgingsfasen

I oppfølgingsfasen blei det vurdert om kommunen sikrar tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever tryggleik i sin kvardag, om ein sikrar at nye/ endra tenestebehov blir fanga opp og at naudsynte endringar blir gjort på ein samordna måte.

Målet for tilsynet var både å sjå om kommunen faktisk innfrir lovkrava i ulike fasar av tenesteytinga og korleis dette blir gjort. Det er og eit mål at tilsynet skal medverke til å forbetre kvaliteten i helse- og sosialtenestene.

Målgruppe for dette tilsynet er vaksne personar som har varige og varierte behov for fleire type tenester som er omfatta av både sosial- og helselovgjevinga. Desse personane har behov for tenester som er meir omfattande enn det som vanlegvis er definert som pleie- og omsorgstenester. Samhandling med tenestemottakaren er eit sentralt tema for tilsynet.

Tilsynet omfattar føljande einingar:

• Pleie og omsorg (inkludert somatisk heimesjukepleie og heimehjelp)
• Helse (inkludert legetenester)
• Sosial (inkludert sosialkontor)
• Rehabilitering/ habilitering (inkludert psykiatri, fysioterapi, ergoterapi, tiltak for funksjonshemma, avlastning, dagsenteret, særskilte tiltak)

Funn
Kommunen har ikkje eit fungerande internkontroll-system (IK-system) for sosial- og helsetenestene.

Kommunen har IK-system for helse og sosialtenestene. Systema er i liten grad oppdatert og blir ikkje, eller i liten grad nytta. System for avvikshandtering manglar.

Det blei i tillegg til funn gjeldande manglande IK-system avdekt eit avvik og gjeve tre merknader i tilsynet.

Avvik 1
Det blir ikkje gjort enkeltvedtak ved tildeling av heimesjukepleie

Merknad 1
Kommunen kan utvikle eit betre system for å sikre koordinert behovskartlegging og vurdering av tiltak

Merknad 2
Det er uklart kven som har det koordinerande ansvaret for habilitering og rehabilitering  

Merknad 3
For å sikre eit heilskapleg tenestetilbod kan kommunen bruke individuell plan meir aktivt

Dato for rapport: 02.09.2005

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Fræna kommune i perioden 05.04. til 15.06.2005. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2005 med kommunale tenester til vaksne personar med langvarige og samansette behov. Tilsynet er utført på oppdrag frå Statens helsetilsyn. Revisjonen inngår som ein del av den planlagte tilsynsverksemda til Fylkesmannen og Helsetilsynet i år.

Formålet er å vurdere korleis verksemda ivaretek bestemte lovkrav innanfor dei tema tilsynet omfattar. Sjå nærare om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket, og sosiale tenester som er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen. Samanheng og heilskap i tenestetilbodet er blant dei mest kritiske faktorane ved tenesteyting til personar med langvarige og samansette behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen og Fylkeslegen har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet ein felles rapport og oppfølginga av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som ein systemrevisjon. Ved denne metoden blir det undersøkt om verksemda gjennom sin internkontroll sikrar at tenestene er i samsvar med krav i lovgjevinga. Revisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i lovkrava rom for betring.

Tilsynet vart gjennomført på bakgrunn av ein vegleiar som er utarbeidd av Statens helsetilsyn. Vegleiaren er omfattande og omhandlar lovkrava meir i detalj.

Fræna kommune hadde 01.01.2005 9 023 innbyggarar. Kommunen har frå 01.01.2004 organisert verksemda gjennom 35 resultateiningar.

Dokumentasjon frå verksemda sjølv

1. Organisasjonskart

2. Organisasjonskart per 01.05.2005 for butenesten

3. Økonomiplan 2005-2008

4. Årsmelding 2004

5. Årsmelding 2003

6. Delegasjonsreglement for Fræna kommune, vedteke av kommunestyre 26.05.2003

7. Vidaredelegasjon frå rådmannen vedkjem særlover per 01.01.2004

8. Styringsmål for butenesta og arbeidssenteret

9. Rekruttering for betre kvalitet: Søknad om tilskot til rekrutteringstiltak i helse- og sosialtenesta for 2005, rapport over bruken av tilskot for 2004, samt plantall for 2004-2006 (brev til Møre og Romsdal fylke av 07.02.2005)

10. Rehabiliteringsplan 1998

11. Oppgaver for koordinator for habilitering/ rehabilitering

12. Informasjon om diverse tenester med følgjande informasjon: 1) generelt 2) lover og retningsliner 3) om søknadsprosessen 4) kontaktinformasjon 5) andre opplysningar. Følgjande tenester er omtala:

• Dagopphold
• Fysio-/ ergoterapitenesten
• Helsestasjon
• Hjelpemiddelformidling
• Praktisk bistand i heimen
• Heimesjukepleie
• Legemiddelassistert rehabilitering
• Omsorgsbolig
• Psykiske helsetenester

13. Retningsliner og mal for individuell plan

14. Retningsliner for omsorgsløn

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, brev frå Helsetilsynet datert 05.04.2005
• Brev frå kommunen med etterspurt dokumentasjon datert 19.05.2005
• Program for tilsynet, brev frå Helsetilsynet datert 01.06.2005

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart sendt ut 05.04.2005.

Opningsmøte vart halde 14.06.2005.

Intervju
12 personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Tilsynet gjekk gjennom dokumentasjon for 13 personar som mottek tenester innan områda for tilsynet. Følgjande dokument blei vurdert:

• 10 journalar frå fastlegane
• 10 journalar frå pleie og omsorg, Bud og Søre Fræna distrikt
• 3 journalar frå sosialeininga
• 13 journalar frå fysioterapeut/ ergoterapeut (inkludert 8 journalar frå re-/ habiliteringseiniga)

Sluttmøte var halde 15.06.2005.

Tenesteyting til personar med langvarige og samansette behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosialtenesta. Ved dette tilsynet er det under kvart tema lagt særleg vekt på å avklare om kommunen følgjer opp regelverket om:

• brukarmedverknad
• koordinering mellom ulike tenester
• individuelt tilpassa tenestetilbod til den enkelte
• forsvarlig tenesteyting

For å undersøke forskjellige deler av kommunen sine tenester til personar med langvarige og samansette behov er det sett opp aktuelle problemstillingar langs ei slik tidslinje: oppstart, iverksetting og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• fangar opp og vurderer nye kontakter
• planlegg og utgreier tenestebehovet tilstrekkeleg
• fattar vedtak som legg til rette for tenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• omset avgjerder og vedtak i konkrete, tilrettelagte tenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• sikrar tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever tryggleik i sin kvardag
• sikrar at nye/ endra tenestebehov blir fanga opp og at naudsynte endringar blir gjort på ein samordna måte>

Tilsynet omfattar følgjande einingar:

• Rehabilitering/ habilitering (inkludert psykiatri, fysioterapi, ergoterapi, tiltak for funksjonshemma, avlastning, dagsenteret, særskilte tiltak)
• Pleie og omsorg (inkludert heimesjukepleie og heimehjelp)
• Helse (inkludert legetenester)
• Sosial (inkludert sosialkontor)

Avvik 1
Det blir ikkje gjort enkeltvedtak ved tildeling av heimesjukepleie

Avvik frå følgjande lovkrav: lov om helsetjenester i kommunene § 2-1

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Ved dokumentgjennomgang fins ikkje vedtak i forhold til tildeling av heimesjukepleie.
• I intervju blei det stadfesta at heimesjukepleie ikkje blir tildelt ved enkeltvedtak. Tildelinga skjer ved uformelle avgjerder, dette gjer det blant anna uråd for brukar å nytte seg av retten til å klage.
• Pleie- og omsorgs distrikta har et kvalitetssystem som i liten grad er oppdatert. Systemet blir ikkje eller i varierande grad nytta i dag.

Merknad 1
Kommunen kan utvikle eit betre system for å sikre koordinert behovskartlegging og vurdering av tiltak
 
Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Intervju og gjennomgang av dokumentasjon viser at behovskartlegging blir gjennomført i kvar enkelt delteneste.
• I pleie- og omsorgsdistrikta nyttar ein ikkje verktøy for systematisk kartlegging av behov.
• Einingane har kvalitetssystem som i liten grad er oppdatert. Systema blir i varierande grad nytta i dag.

Merknad 2
Det er uklart kven som har det koordinerande ansvaret for habilitering og rehabilitering

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• I habiliteringsplan frå 1998 er det koordinerande ansvar for habilitering og rehabilitering lagt til sjeffysioterapeut. Kommunen fekk frå 01.01.2004 ny organisering, utan at det blei avklara kvar den koordinerande eining vart lagt.
• Intervju viste at det er ulike oppfatningar av kvar dette ansvaret ligg i dag.

Merknad 3
For å sikre eit heilskapleg tenestetilbod kan kommunen bruke individuell plan meir aktivt

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Det er utarbeidd retningsliner og mal for arbeid med individuelle planar. Intervju viser at individuell plan spesielt er gjennomført overfor brukarar med psykiske lidingar og omfattande rusproblem, og i mindre grad overfor andre brukargrupper som kan ha krav på dette.
• Dokumentgjennomgang viser at det er gode prosesser i samband med oppfølging av enkelte tenestemottakarar, blant anna i form av ansvarsgrupper med regelmessige møter. Dokumentgjennomgang viser vidare at den skriftlege planen er mangelfull. Dette gjeld for eksempel manglande dato, manglande underskrift, mange ulike versjonar av planen og at dokumentasjon på samtykke manglar.

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involverte i revisjonen.

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte og over personar som vart intervjua.

Frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal og Helsetilsynet i Møre og Romsdal deltok:
Revisjonsleiar, underdirektør Einar Andersen
Revisor, rådgivar Heidrunn Avdem
Revisor, ass. fylkeslege Bergljot Vinjar