INNHALD

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal gjennomførte 7. og 8. juni 2005 tilsyn med kommunale helse- og sosialtenester til vaksne personar (over 18 år) med langvarige og samansette behov i Stranda kommune.

Denne rapporten omtalar avvik og merknader innan dei reviderte områda.

For å undersøke forskjellige delar av kommunen sine tenester til personar med langvarige og samansette behov var det sett opp aktuelle problemstillingar langs ei slik tidslinje: oppstart, iverksetting og oppfølging. Under kvar fase blei det lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følgjer opp regelverket om: brukarmedverknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting.

Oppstartfasen

I oppstartfasen blei det vurdert om kommunen: fangar opp og vurderer nye kontakter, planlegg og utgreier tenestebehovet tilstrekkeleg og fattar vedtak som legg til rette for tenester og tiltak.

Iverksettingsfasen

I iverksettingsfasen blei det vurdert om kommunen omset planer og vedtak til konkrete, tilrettelagde tenester og tiltak.

Oppfølgingsfasen

I oppfølgingsfasen blei det vurdert om kommunen sikrar tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever tryggleik i sin kvardag, om ein sikrar at nye/ endra tenestebehov blir fanga opp og at naudsynte endringar blir gjort på ein samordna måte.

Målet for tilsynet var både å sjå om kommunen faktisk innfrir lovkrava i ulike fasar av tenesteytinga og korleis dette blir gjort. Det er og eit mål at tilsynet skal medverke til å forbetre kvaliteten i helse- og sosialtenestene.

Målgruppe for dette tilsynet er vaksne personar som har varige og varierte behov for fleire type tenester som er omfatta av både sosial- og helselovgjevinga. Desse personane har behov for tenester som er meir omfattande enn det som vanlegvis er definert som pleie- og omsorgstenester. Samhandling med tenestemottakaren er eit sentralt tema for tilsynet. Tilsynet omfattar følgjande tenesteområde i kommunen:

• Pleie og omsorg (inkludert somatisk heimesjukepleie og heimehjelp)
• Helse (inkludert legetenester og fysioterapitenester)
• Sosial (inkludert sosialkontor og psykiatrisk sjukepleiar)

Funn

Det blei avdekt to avvik og gjeve tre merknader i tilsynet.

Avvik 1:
Stranda kommune har i liten grad implementert prosedyre og mal for individuelle planar

Avvik 2:
Stranda kommune har i liten grad etablert prosessar for koordinert behovskartlegging og vurdering av tiltak

Merknad 1:
Det er uklart kven som har det koordinerande ansvaret for habilitering og rehabilitering i kommunen.

Merknad 2:
Stranda kommune kan gje betre informasjon til brukarane om kva tenester dei har rett til.

Merknad 3:
Stranda kommune kan sikre at den enkelte brukar i sterkare grad får medverke i planlegging og gjennomføring av eige habiliterings og rehabiliteringstilbod.

Dato for rapport: 02.09.2005

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Stranda kommune i perioden 05.04. til 08.06.2005. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn i 2005 med kommunale tenester til vaksne personar med langvarige og samansette behov. Tilsynet er utført på oppdrag frå Statens helsetilsyn. Revisjonen inngår som ein del av den planlagte tilsynsverksemda til Fylkesmannen og Helsetilsynet i år.

Formålet er å vurdere korleis verksemda ivaretek bestemte lovkrav innanfor dei tema tilsynet omfattar. Sjå nærare om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket, og sosiale tenester som er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen. Samanheng og heilskap i tenestetilbodet er blant dei mest kritiske faktorane ved tenesteyting til personar med langvarige og samansette behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre eit felles tilsyn med dette tenestetilbodet.

Fylkesmannen og Fylkeslegen har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet ein felles rapport og oppfølginga av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som ein systemrevisjon. Ved denne metoden blir det undersøkt om verksemda gjennom sin internkontroll sikrar at tenestene er i samsvar med krav i lovgjevinga. Revisjon blir gjennomført ved gransking av dokument, ved intervju og ved verifikasjonar. Verifikasjon inneber å sjekke om rutinar, prosedyrar og instruksar blir følgde i praksis.

Rapporten omhandlar avvik og merknader som er avdekte under revisjonen.

• Avvik er definert som mangel på oppfylling av krav frå styresmaktene.
• Merknad er tilhøve som ikkje kjem inn under definisjonen av avvik, men der tilsynet med utgangspunkt i lovkrava avdekkjer rom for betring.

Tilsynet vart gjennomført på bakgrunn av ein vegleiar som er utarbeidd av Statens helsetilsyn. Vegleiaren er omfattande og omhandlar lovkrava meir i detalj.

Stranda kommune hadde 01.01.2005 4 605 innbyggarar. Kommunen er organisert i 17 sjølvstendige einingar som har fullt ansvar innan økonomi og personal. Kvar eining har tilsett tenesteleiarar med rapporteringsansvar direkte til rådmannen. Kommuneleiinga er samansett av rådmann, ass. rådmann og plan- og utviklingssjef.

Dokumentasjon frå verksemda sjølv:

• Organisasjonskart
• Interkontroll/ styringssystem for helsetenesta, sosialtenesta og pleie- og omsorgstenesta
• Delegasjonsreglement
• Rehabiliteringsplan
• Retningsliner for arbeid med individuelle planar og ansvarsgrupper
• Oversyn personell
• Årsplanar
• Årsrapportar
• Rekruttering og kompetanseplan for helse- og sosialtenesta 2004 til 2006
• Informasjonsmateriell med opplysningar om blant anna det enkelte tenesteområdet innan helse-, omsorg- og sosialtenestene

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, brev frå Helsetilsynet datert 05.04.2005
• Brev frå kommunen med etterspurt dokumentasjon datert 25.04.2005
• Program for tilsynet, brev frå Helsetilsynet datert 23.05.2005

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart sendt ut 05.04.2005.

Opningsmøte vart halde 07.06.2005.

Intervju
Ni personar vart intervjua.

Verifikasjonar
Tilsynet gjekk gjennom dokumentasjon for 11 personar som mottek tenester innan områda for tilsynet. Følgjande dokument blei vurdert:

• 10 journalar frå fastlegane
• 8 journalar frå pleie og omsorg
• 14 journalar frå sosialtenesta (inkludert 4 journalar frå psykiatrisk sjukepleiar)

Sluttmøte vart halde 08.06.2005

Tenesteyting til personar med langvarige og samansette behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosialtenesta. Ved dette tilsynet er det under kvart tema lagt særleg vekt på å avklare om kommunen følgjer opp regelverket om:

• brukarmedverknad
• koordinering mellom ulike tenester
• individuelt tilpassa tenestetilbod til den enkelte
• forsvarlig tenesteyting

For å undersøke forskjellige deler av kommunen sine tenester til personar med langvarige og samansette behov er det sett opp aktuelle problemstillingar langs ei slik tidslinje: oppstart, iverksetting og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• fangar opp og vurderer nye kontakter
• planlegg og utgreier tenestebehovet tilstrekkeleg
• fattar vedtak som legg til rette for tenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• omset avgjerder og vedtak i konkrete, tilrettelagte tenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• sikrar tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tenesteytinga slik at tenestemottakaren opplever tryggleik i sin kvardag
• sikrar at nye/ endra tenestebehov blir fanga opp og at naudsynte endringar blir gjort på ein samordna måte

Tilsynet omfattar følgjande einingar:

• Pleie og omsorg (inkludert heimesjukepleie og heimehjelp)
• Helse (inkludert legetenester og fysioterapitenester)
• Sosial (inkludert sosialkontor og psykiatrisk sjukepleiar)

Avvik 1
Stranda kommune har i liten grad implementert prosedyre og mal for individuelle planar

Avvik frå følgjande lovkrav: forskrift om individuell plan §§ 4 og 6

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• Intervjua viste at tenestemottakarar som har rett på individuell plan etter forskrifta ikkje har dette
• Gjennomgang av dokument for 11 tenestemottakarar som alle oppfyller krava for å få individuell plan, viste at arbeidet med individuell plan er sett i gang i fem tilfelle. To av desse er initiert av verksemder utanfor kommunen. Der det ikkje er gitt slik plan er det ikkje dokumentert at tenestemottakar ikkje ønskjer dette.
• Kommunen har nyleg vedtatt mal for individuell plan, retningsliner for arbeid med planen og bruk av ansvarsgruppar. Koordineringsansvar for dette arbeid er lagt til ei tverrfagleg leiargruppe. Intervjua viser at desse rutinane i liten grad er implementert.

Avvik 2
Stranda kommune har i liten grad etablert prosessar for koordinert behovskartlegging og vurdering av tiltak

Avvik frå følgjande lovkrav:

• Forskrift om individuell plan § 7, bokstav a, b, d, e og i
• Lov om sosialtjenester § 8-1, jf. forvaltningsloven § 17
• Lov om helsetjenesten i kommunene § 2-1, 1. og 4. ledd, jf. forvaltningsloven § 17
• Lov om helsetjenesten i kommunene § 2-1, 1. ledd, jf. lov om helsepersonell § 4
• Forskrift om habilitering og rehabilitering §§ 9, 10 og 4

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

• I intervju kom det fram at det er mykje uformell kontakt mellom dei ulike tenesteytarane, men at det er lite formelle møteplassar utover eigne einingar. Den uformelle kontakten og samhandlinga blir i liten grad dokumentert. Det er også lite dokumentasjon for evaluering av tenestene.
• Det er utarbeidd kartleggingsskjema for vurdering av behov. Desse er ikkje teke i bruk.

Merknad 1
Det er uklart kven som har det koordinerande ansvaret for habilitering og rehabilitering i kommunen

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Kommunen har ein plan for habilitering og rehabilitering frå 1998. Planen legg til grunn at koordineringsansvaret skal liggje hos ergoterapeut. Kommunen har ikkje tilsett ergoterapeut, og kommunalt tilsett fysioterapeut har derfor hatt rolla som koordinator. Dei siste åra har kommunen ikkje hatt kommunalt tilsett fysioterapeut.
• Intervjua viste at koordinering av habilitering og rehabilitering i dag ikkje er avklara.
• Manglande avklaring av koordinerande funksjon blei stadfesta ved gjennomgang av dokument for 11 tenestemottakarar.

Merknad 2
Stranda kommune kan gje betre informasjon til brukarane om kva tenester dei har rett til

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• Det ligg føre lite skriftleg informasjon om tenestetilbodet
• I intervjua kom det fram at tenesteytarar i liten grad gjev informasjon om andre tenester enn dei som dei sjølv har ansvar for
• Det blir i liten grad dokumentert kva informasjon den enkelte tenesteytar gjev
• Intervjua og gjennomgang av dokumentasjon viste at kommunen ikkje informerer aktivt om brukarstyrt personleg assistent. I kommunens søknadsskjema for pleie- og omsorgtenester kjem det heller ikkje frem at det dette er ei teneste som det kan søkjast om.

Merknad 3
Stranda kommune kan sikre at den enkelte brukar i sterkare grad får medverke i planlegging og gjennomføring av eige habiliterings og rehabiliteringstilbod

Merknaden er basert på følgjande observasjonar:

• I intervjua blei det opplyst at tenestemottakarane i stor grad medverkar ved utforming av tenestetilbodet. Dette er i liten grad dokumentert. Der det er oppretta ansvarsgruppe er det til dels lang tid mellom møta og referat frå møte fins i varierande grad i journalane til tenestemottakarane.

Oversikt over personar frå verksemda som var direkte involverte i revisjonen.

I tabellen under er det gjeve ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte og over personar som vart intervjua.

Frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal og Helsetilsynet i Møre og Romsdal deltok:
Revisjonsleiar, underdirektør Einar Andersen
Revisor, rådgivar Heidrunn Avdem
Revisor, ass. fylkeslege Bergljot Vinjar