INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Område 1: Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere.

A. Opplysning, råd og veiledning.

B. Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak.

C. Rettssikring av tilgangen til støttetiltak.

D. Midlertidig husvære med kvalitetskrav.

Område 2: Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering.

A. Oppfølging i behandlingsopplegg.

B. Nødvendige tiltak ved avslutningen av et institusjonsopphold.

Det ble påpekt 2 avvik og 2 merknader ved denne revisjonen.

Avvik 1
Kommunen sikrer ikke at (nytt) vedtak om tjenester til rusmiddelmisbrukere fattes ved utløp av en vedtaksperiode.

Avvik 2
Kommunen sikrer ikke alltid at tjenester til rusmiddelmisbrukere ytes i samsvar med vedtak.

Merknad 1
Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder tydeliggjøring av ansvars- og myndighetstildeling fra rådmann til etats- og tjenesteledere (subdelegasjon).

Merknad 2
Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder rutiner for oppfølging av rusmiddelmisbrukere under rehabilitering.

For nærmere opplysninger om funnene vises til rapportens pkt. 5 - reviderte områder og funn.

Dato: 10. juni 2005

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Nord-Odal kommune i perioden 3. mars – 10. juni i 2005. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten som Fylkesmannen i Hedmark gjennomfører i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

Nord-Odal kommune har pr. 1.1.2005 ca. 5000 innbyggere. Det er få tjenestemottakere med et registrert rusmisbruksproblem i kommunen. De få det gjelder er hovedsakelig godt voksne alkoholmisbrukere. Organisatorisk er kommunen, foruten fire avdelinger i direkte linje under rådmannen, organisert i 4 ulike tjenesteetater,- næringsetaten, oppvekstetaten, omsorgsetaten og helse- og sosialetaten. Under helse- og sosialetaten ligger blant annet sosialtjenesten og psykiatritjenesten som egne faglige enheter, som begge har ansvar for å yte sosiale støttetjenester til rusmiddelmisbrukere. Boveiledning ytes fra psykiatritjenesten. Enkelte rusmiddelmisbrukere i kommunen mottar hjemmehjelp, som ytes fra omsorgsetaten. Ingen rusmiddelmisbrukere mottar på tilsynstidspunktet støttekontakttjenester eller institusjonsbaserte tjenester, som er tillagt sosialtjenesten. Innenfor sosialtjenesten er det sosialkonsulenten og sosiallederen som har oppgaver i forhold til denne målgruppen. Førstnevnte er også leder av en tverrfaglig forbyggende rusgruppe i kommunen.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• psykiatriplan
• ruspolitisk handlingsplan
• organisasjonskart over kommunen
• organisasjonskart over helse- og sosialetaten
• delegasjonsreglement (kommunestyre til rådmann)
• brukerveiledning for lov om sosiale tjenester
• prosedyre for tildeling av trygdeleiligheter/omsorgsboliger
• prosedyre for personlig hygiene
• diverse referater fra samarbeidsmøter på rusområdet
• utdrag av årsrapport – helse- og sosialetaten 2004
• alkoholpolitiske retningslinjer for kommunen
• liste over ansatte i omsorgsetaten
• 6 vedtak i forbindelse med søknader fra rusmiddelmisbrukere om tjenester etter sosialtjenesteloven kap 4

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Fylkesmannens brev av 3. mars 2005. Varsel om tilsyn.
• Kommunens oversendelse av dokumenter mottatt 31. mars 2005.
• Fylkesmannens elektroniske brev av 5. april 2005.
• Kommunens elektroniske brev av 7. april 2005
• Fylkesmannens oversendelse av endelig program av 7. april 2005.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 3. mars 2005

Åpningsmøte ble avholdt 19. april 2005

Intervjuer
5 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 6 klientmapper med journaler på rusmiddelmisbrukere

Verifikasjonene bekreftet i hovedsak det som ellers kom fram i den tilsendte dokumentasjonen og ved intervjuene.

Sluttmøte ble avholdt 19. april 2005

Område 1: Tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere.

A. Opplysning, råd og veiledning

Tilsynet skal avdekke om kommunen kan redegjøre for:

• hvordan slik opplysning, rådgivning og veiledning tilbys rusmiddelmisbrukere så de kan få hjelp til å mestre egen livssituasjon, få kunnskap om aktuelle rettigheter etter sosialtjenesteloven og få vite hvor annen relevant hjelp ytes
• hvem som har ansvaret for og oppgaven med å gi opplysning, råd og veiledning
• at det ikke kreves rusfrihet før kontakt opprettes

Det ble ikke påvist avvik eller merknader under dette området.

Kommentarer:
Kommunen har få registrerte rusmiddelmisbrukere. De misbrukerne sosialtjenesten i kommunen har befatning med er i hovedsak eldre alkoholmisbrukere. Kommunen kan på en grei måte redegjøre for hvem som har ansvar for å gi opplysning, råd og veiledning omkring tjenester til denne gruppen.

B. Innretning og tilgjengelighet av støttetiltak.

Tilsynet skal avdekke om kommunen kan redegjøre for:

• hvor ansvar og myndighet for å sikre praktisk bistand/opplæring, støttekontakt og plass i institusjon for rusmiddelmisbrukere er plassert i kommunen
• hvem som ivaretar disse oppgavene
• hvordan slike tjenester at er gjort tilgjengelige for rusmiddelmisbrukere
• hvordan slike tjenester er tilpasset rusmiddelmisbrukere
• at administrasjonen som behandler henvendelser om sosiale tjenester etter § 4-2 har en åpningstid på lik linje med andre kommunale etater

Merknad:
Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder tydeliggjøring av ansvars- og myndighetstildeling fra rådmann til etats- og tjenesteledere (subdelegasjon)

Det vises i denne forbindelse til sosialtjenesteloven § 2-1 første og annet ledd (jf internkontrollforskriften).

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen hadde delegasjonsreglement som omhandlet delegasjon fra kommunestyret til rådmannen, men manglet tilsvarende dokumentasjon på subdelegasjon fra rådmannen til sosial- og helsesjefen og videre til den enkelte tjenesteleder.

C. Rettssikring av tilgangen til støttetiltak.

Tilsynet skal avdekke om kommunen kan redegjøre for:

• det skjer en løpende vurdering av søknader som er begrunnet i akutte bistandsbehov fra rusmiddelmisbrukere
• muntlige anmodninger og skriftlige søknader om støttetiltak etter kap. 4 fra rusmiddelmisbrukere blir identifisert, vurdert og behandlet uten ugrunnet opphold
• kommunen yter tjenester i samsvar med vedtak

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke at (nytt) vedtak om tjenester til rusmiddelmisbrukere fattes ved utløp av en vedtaksperiode.

Det vises i denne forbindelse til sosialtjenesteloven § 8-1 jf § 2-1 første og annet ledd (jf internkontrollforskriften).

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• under flere av intervjuene ble det opplyst at det kan gå opp til tre måneder fra et vedtak om sosiale tjenester til rusmiddelmisbrukere har løpt ut, til det blir fattet nytt vedtak. (Det ble imidlertid opplyst at rusmiddelmisbrukerne fortsatte å motta tjenesten selv om vedtak manglet).
• det mangler system og skriftlig nedfelte prosedyrer som sikrer at det blir fattet nye vedtak på tjenester som rusmiddelmisbrukeren har krav på, når en tidsavgrenset vedtaksperiode er utløpt.

Avvik 2:
Kommunen sikrer ikke alltid at tjenester ytes i samsvar med vedtak.

Det vises i denne sammenheng til lov om sosiale tjenester § 4-2 c) jf § 2-1 (jf internkontrollforskriften).

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• det ble under flere av intervjuene opplyst at vedtak om tildeling av støttekontakttjenester ikke alltid blir iverksatt, fordi kommunen mangler støttekontakter
• det ble videre opplyst at etterskuddsvis gjennomgang av innsendte timelister fra støttekontakter utgjorde kommunens eneste system for sikring av at tjenestene ble gitt i samsvar med vedtakets innhold
• det mangler skriftlig nedfelte rutiner/prosedyrer for sikring av oppfyllelse av vedtak som er fattet

D. Midlertidig husvære med kvalitetskrav

Tilsynet skal avdekke om kommunen kan redegjøre for:

• at rusmiddelmisbrukere tilbys et midlertidig husvære med mulighet til å:
  -lage varme måltider
  -ivareta nødvendig hygiene
  -få ro til å hvile for å kunne følge opp et arbeid
  -motta besøk
  -kunne motta praktisk bistand og oppfølging fra kommunen ved behov

Det ble ikke påvist avvik eller merknader under dette området.

Kommentarer:
Behovet for tildeling av midlertidig bolig i Nord-Odal var i praksis lite. Ved behov brukte kommunen Milepælen motell etter nærmere avtale med stedet.

Område 2: Tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering.

A.     Oppfølging i behandlingsopplegg.

Tilsynet skal avdekke om kommunen kan redegjøre for:

• hvem som har ansvaret for at rusmiddelmisbrukere under behandling mottar oppfølging
• hvem som er tildelt oppgaven med å følge opp
• hvilke brukere som p.t. mottar bistand fra kommunen for å komme ut av sitt misbruk
• hvor hyppig slik oppfølging skjer
• hvordan ansvaret for kartlegging og oppfølging blir ivaretatt
• hvem som har myndighet til å avgjøre omfanget og oppfølgingsformen

Det ble påvist en felles merknad for punkt A og B under dette hovedområdet (jf nedenfor).

B. Nødvendige tiltak ved avslutningen av et institusjonsopphold.

Tilsynet skal avdekke om kommunen kan redegjøre for:

• om det er rusmiddelmisbrukere i institusjoner og eventuelt hvem dette er
• hvem som innehar oppgaven med å legge til rette nødvendige tiltak ved avslutningen av oppholdet
• hvordan kartlegging av behov for nødvendig tiltak gjennomføres sammen med brukeren.
• hvordan kommunen samarbeider med andre instanser om nødvendige oppfølgingstiltak der det under samtalene er framkommet behov for slike tiltak

Det ble påvist en felles merknad for punkt A og B under dette hovedområdet.

Merknad:
Kommunen har et forbedringspotensiale når det gjelder rutiner for oppfølging av rusmiddelmisbrukere under rehabilitering.

Det vises i denne sammenheng til sosialtjenesteloven § 2-1 første og annet ledd (jf internkontrollforskriften).

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Selv om kommunen kunne angi hvor mange personer den hadde under rehabilitering, hadde den ikke noen egen liste over disse tjenestemottakerne
• Kommunens system for oppfølging, herunder kartlegging, og nødvendig tilrettelegging av tiltak etter institusjonsopphold, var ikke nedfelt i skriftlige rutiner/prosedyrer.
• Eksisterende samarbeid/samordning mellom ulike instanser virket sårbart.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

*Utplukket til intervju under tilsynsbesøket 19.april 2005, da planlagt intervjuobjekt var syk.

Fra Fylkesmannen deltok:
Rådgiver Marit Skjerven Amlien, rådgiver Bjørn Stårvik og rådgiver Marianne Cae.