INNHOLD

Tilsynet gjelder kommunale helse- og sosialtjenester til voksne personer med langvarige og sammensatte behov.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Oppstartfasen – kommunens håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutninger.

Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkret tjenesteyting og tiltak.

Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottakere, herunder revurdering og endring av tjenestetilbud

Innenfor hvert av disse områdene er myndighetskravene belyst i forhold til

• Brukermedvirkning
• Koordinering
• Individualisering
• Forsvarlig tjenesteyting

Våler kommune er en liten kommune med gjennomgående god kunnskap om brukeres behov. Tjenestene er samlokalisert, og kommunikasjon mellom tjenestene er enkel. Tilsynet har foruten de nedenstående funn synliggjort at ordning med brukerstyrt personlig assistent benyttes, og at det i stor grad benyttes ansvarsgrupper.

Det er påpekt to avvik og gitt en merknad:

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke at retten til individuell plan vurderes og ivaretas overfor personer som fyller vilkårene for slik plan.

Avvik 2:
Kommunen sikrer ikke at vedtak om hjemmetjenester gjennomføres i henhold til vedtaket ved ferieavvikling.

Vi viser til den nærmere omtale av funnene i rapporten.

Dato: 17.08.2005

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Våler kommune i perioden 26.04.2005 - 17.08.2005, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold . Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innenfor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn på dette tjenesteområdet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Våler kommune har 4020 innbyggere (01.01.2005). Befolkningen er yngre enn landsgjennomsnittet.

Våler kommune har helse- og sosialetat med helse- og sosialsjef som leder. Etaten omfatter virksomhetene helsetjenester, sosialtjenester og pleie- og omsorgstjenester som har egne virksomhetsledere.

Helsetjenester omfatter bl. a. legetjenester, psykiatritjenesten og rehabilitering med koordinator og fysioterapeut.

Den del av sosialtjenesten som har særlig relevans for tilsynet omfatter tiltak for funksjonshemmede, herunder tiltak i egen bolig.

Pleie- og omsorgstjenesten har ansvaret for bl. a. sykehjem, hjemmesykepleie, hjemmehjelp og dagsenter.

Alle enhetene er samlet i Helse- og sosialsenteret som også ligger i nær tilknytning til Herredshuset i Kirkebygden.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Reglement for intern delegasjon fra Rådmannen
• Intern delegasjon innenfor helse- og sosialetaten
• Kommunens årsberetning 2004
• Kommunens plan for psykisk helsevern 2004 - 2008
• Organisasjonskart for kommunen og oversikt over enhetenes ansvarsområder samt ansatte
• Informasjonsmateriell for publikum om kommunens tjenestetilbud, kontaktinformasjon med videre
• Utskrifter fra kommunens kontrollsystem – Kvalitetssikring i pleie- og omsorgstjenesten, herunder oversikt og prosedyrer/rutinebeskrivelser for journal, individuell plan, saksbehandling
• Søknadsskjema, kartleggingsskjema, planskjemaer for individuell plan og rehabiliteringsplan
• Fremlagt dokumentene i 9 saker under tilsynet

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

• Varsel av 26.04.2005
• Våler kommunes svarbrev av 10.05.2005 vedlagt etterspurt dokumentasjon
• E-post kontakt om tilpasning av program

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 26.04.2005

Formøte ble avholdt 19.05.2005

Åpningsmøte ble avholdt 30.05.2005

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført:
Gjennomgåelse av de fullstendige saksdokumenter i 9 saker, herunder søknader, kartlegginger, vedtak, journalopplysninger, møtereferater og individuell plan.

Sluttmøte ble avholdt 31.05.2005

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig planlegging og utredning av tjenestebehovet
• Vurderer individuell planlegging
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger/vedtak i konkrete tilrettelagte tjenester og tiltak
• Omsetter individuell planlegging i konkrete samhandlingstiltak
• Har et system som ivaretar samhandling med tjenestemottaker og tjenesteytere for å sikre helhetlige tjenester

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp endrede behov
• Revurderer tjenestene
• Endrer vedtak og individuell planlegging
• Sikrer kontinuitet i tjenestene over tid

Avvik 1:
Kommunen sikrer ikke at retten til individuell plan vurderes og ivaretas overfor personer som fyller vilkårene for slik plan.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 6-2a
• Sosialtjenesteloven § 4-3a,
• Forskrift om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven §4
• Forskrift om habilitering og rehabilitering § 10 samt pasientrettighetsloven § 2-5.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Reglene fastslår at kommunehelsetjenesten eller sosialtjenesten skal utarbeide en individuell plan for tjenestemottakere/pasienter med behov for langvarige og koordinerte tilbud. Den aktuelle tjenesten skal samarbeide med andre tjenesteytere om planen for å bidra til et helhetlig tilbud for pasientene.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

Gjennomgåelse av saksdokumenter og intervjuer viste

• at ikke alle tjenestemottakere med rett til individuell plan hadde slik plan. Det var ikke dokumentasjon for vurdering av eller tilbud om plan for disse personene.
• at ansvaret for samordning og koordinering av informasjon om og gjennomføring av IP til tjenestesøkere eller -mottakere er uklart. Personalet hadde i varierende grad tatt i bruk foreliggende rutiner for arbeidet med IP. Det var ikke gitt systematisk opplæring eller informasjon til personellet. (jf internkontrollforskriften § 4 a om krav til organisering, §4 c om krav til opplæring m.v. og § 4 g om krav til iverksettelse av rutiner m.v.)

Kommentar:
Gjennomgåelse av saksdokumenter og intervjuer viste at tjenester gis på grunnlag av vedtak. Vedtakene har faktisk grunnlag og baseres på kjennskap til brukerne men skriftlig materiale viser at grunnlaget for vedtakene i varierende grad er dokumentert skriftlig. Intervjuer og i stor grad også skriftlig underlagsmateriale viste dessuten også at brukermedvirkning ivaretas. Dette gjelder også bruk av ansvarsgrupper

Avvik 2:
Kommunen sikrer ikke at vedtak om hjemmetjenester gjennomføres i henhold til vedtaket ved ferieavvikling.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Kommunehelsetjenesteloven § 2-1, rett til nødvendig helsehjelp
• Kommunehelsetjenesteloven § 2-4, om klageadgang
• Sosialtjenesteloven § 4-3, krav på tjenester (jf sosialtjenesteloven § 4-2)
• Kvalitetsforskriften § 3 om sikring av tjenester til rett tid, med fleksibilitet og kontinuitet
• Forvaltningsloven kapittel IV til VI om enkeltvedtak

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Intervjuer viste at brukere ikke får tjenester eller at tjenestene ytes sjeldnere enn vedtak gir rett til.

Kommentar:
En slik praksis innebærer at brukeren ikke får oppfylt de behov som anses dokumentert gjennom vedtaket. Den innebærer videre at brukeren ikke får oppfylt sin rett til individuell vurdering og medvirkning. Det gjøres ikke nye vedtak med tilhørende saksforberedelse og klageadgang.

Merknad 1:
Den koordinerende enhetens oppgaver og funksjon er ikke kjent for alle ansatte i helse- og sosialtjenesten

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Intervjuer viste variasjon i kjennskapet til koordinerende enhets oppgaver.

Kommentar:
Slik mangelfull kjennskap innebærer at det foreligger risiko for at tjenestesøkere og -mottakere ikke oppnår tilfredsstillende koordinering av tjenestetilbudet.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen og Helsetilsynet i Østfold deltok:
Rådgiver Atle Grønstøl revisor
Rådgiver Anette Mjelde revisor
Rådgiver Fredrik Lorentzen revisjonsleder
Rådgiver Nina W Evensen observatør