INNHOLD

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Dokumentunderlag
4. Gjennomføring
5. Reviderte områder og funn
6. Deltakere ved tilsynet

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende område:

Saksbehandling ved søknad om avlastning og støttekontakt med vekt på

• innhenting av opplysninger
• saksutredning
• behovsvurdering
• råd og veiledning

Ingen avvik ble avdekket. Det ble gitt en merknad.

Merknad 1:
Kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom søknadsavdelingen og Øvre Skogvei avlastningsbolig kan bli bedre.

Merknaden er basert på følgende revisjonsbevis framkommet i dokumenter og intervjuer:

• Det er ingen formelle og/eller skriftlige rutiner for kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom søknadsavdelingen og avlastningsboligen.
• Kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom søknadsavdelingen og avlastningsboligen har i noen tilfeller vært mangelfull.
• At kommunikasjon og informasjonsutveksling i de fleste tilfeller fungerer skyldes mye at nøkkelpersoner i søknadsavdelingen og avlastningsboligen kjenner hverandre og har et godt samarbeid.

Dato: 18. mai 2005

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Oslo kommune, Ullern bydel, i perioden 280205 – 180505. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
• virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved revisjonsbevis. Revisjonsbevis innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
• Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Bydel Ullern er organisert etter en bestiller- og utførermodell. Saksbehandlingen av søknader om avlastning og støttekontakt ivaretas av bestillerenheten, dvs. søknadsavdelingen. Avdelingen ble opprettet 010104. Avdelingen fikk ansvar for saksbehandling av tjenester etter sosialtjenestelovens § 4-3, jf. § 4-2 a og c fra 010904. Søknadsavdelingen er etter omorganiseringen ikke ferdig med utarbeidelse av interkontrollhåndbok og alle prosedyrer/ rutiner. Bydelen antas å være ferdig med dette arbeidet i løpet av første halvår 2005.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

• Organisasjonskart
• Årsmelding for 2004
• Delegasjonsreglement
• Delegering av fullmakter for 2005
• Dokumentgrunnlag for vedtak i de 10 siste sakene om avlastning
• Dokumentgrunnlag for vedtak i de 10 siste sakene om støttekontakt
• Oversikt over personell som behandler søknader om avlastning og støttekontakt

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 280205
• Oversendelse av dokumenter fra bydelen av 300305
• Program for tilsynet av 080405

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.02.2005.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 26.04.2005.

Intervjuer
7 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende revisjonsbevis ble gjennomgått:

• 10 saksmapper om støttekontakt
• 10 saksmapper om avlastning

Sluttmøte ble avholdt 28.04.2005.

Område 1: Saksbehandling ved søknad om avlastning og støttekontakt med vekt på

• innhenting av opplysninger
• saksutredning
• behovsvurdering
• råd og veiledning

Ingen avvik ble avdekket.

Merknad 1
Kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom søknadsavdelingen og Øvre Skogvei avlastningsbolig kan bli bedre.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Det er ingen formelle og/eller skriftlige rutiner for kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom søknadsavdelingen og avlastningsboligen.
• Kommunikasjon og informasjonsutveksling mellom søknadsavdelingen og avlastningsboligen har i to tilfeller vært mangelfull.
• At kommunikasjon og informasjonsutveksling i de fleste tilfeller fungerer, skyldes mye at nøkkelpersoner i søknadsavdelingen og avlastningsboligen kjenner hverandre og har et godt samarbeid.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Fylkesmannen deltok:
Førstekonsulent Kristin Marie Knutson, øbservatør
Rådgiver Arnfinn Løvik, revisor
Rådgiver Marit Thorseth, revisjonsleder