INNHOLD

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder: Helse – og sosialtjenester til mennesker med langvarige og sammensatte behov.

Risør kommune har gjennomført to omorganiseringer innen helse- og sosialtjenesten de siste årene. Ut fra erfaring vet vi at risikoen for svikt i tjenester som fordrer samhandling på tvers av organisasjonen er spesielt stor i forbindelse med omorganiseringer. Dette er noe av bakgrunnen for at kommunen ble valgt ut for tilsynet.

Henvendelser til kommunen registreres og følges opp innen egne tjenesteområder, og det blir iverksatt tiltak overfor den enkelte tjenestemottaker relativt umiddelbart. Ved behov videreformidles kontakt til andre tjenesteområder. Systemkoordinator/koordinerende enhet kontaktes når tjenestemottaker vurderes å være berettiget en individuell plan. Disse henvendelsene blir vurdert i tverrfaglig team, koordinator for individuell plan blir oppnevnt og prosessen med utarbeiding av individuell plan starter opp. Det er i all hovedsak utarbeidet individuelle planer for mennesker med psykiske lidelser og habilitering.

To tjenestemottakere har brukerstyrt personlig assistent, BPA.

Det ble gitt 1 avvik og 1 merknad under tilsynet.

Avvik 1:
Kommunen har ikke plan for rehabiliteringstjenesten som sikrer nødvendig oversikt over hvem som har behov for rehabilitering, og som sikrer en tydelig organisering av tilbudet slik at tjenestene som tilbys er synlige og lett tilgjengelig for brukere og samarbeidspartnere.

De aktuelle myndighetskrav fremkommer senere i rapporten.

Merknad 1:
Funksjonen som koordinerende enhet er for snever da denne i hovedsak er rettet inn mot å koordinere og følge opp henvendelser etter individuell plan.

Dato: 01.09.05

Rapporten er utarbeidet etter tilsyn i Risør kommune i perioden 13.04. 2005 – 01.09.05, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Aust-Agder. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2005 med kommunenes tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov, utført på oppdrag fra Statens helsetilsyn

Formålet med tilsynet er å vurdere om virksomheten ivaretar bestemte lovkrav innefor de tema tilsynet omfatter. Se nærmere om dette i kapittel 5.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket og sosiale tjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen. Sammenheng og helhet i tjenestetilbudet er blant de mest kritiske faktorene ved tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov. Statens helsetilsyn har derfor gitt Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket i oppdrag å gjennomføre et felles tilsyn med dette tjenestetilbudet.

Fylkesmannen som ansvarlig for tilsynet med sosialtjenesten og Fylkeslegen som ansvarlig for tilsynet med helsetjenesten, har oppnevnt ett felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidet en felles rapport og oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Tilsynet er gjennomført som en systemrevisjon. Ved denne tilsynsmetoden undersøkes om virksomheten gjennom sin internkontroll sikrer at tjenestene er i henhold til kravene i lovgivningen.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

• Avvik - mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
• Merknad – forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensial.

Risør kommune har litt under 7000 innbyggere. Andel eldre over 80 år er noe høyere i kommunen enn i fylket for øvrig og landet som helhet, henholdsvis 6,5 %, 4,7 % og 4,6 %. Andel uføretrygdede mellom 16 og 66 år er på 14.0 % mens det i fylket er 12 % og i landet som helhet er 9.5 %. Andelen innbyggere over 80 år som får hjemmetjenester er 30,4 % noe som er betydelig mindre enn fylket og landsgjennomsnittet på 43.3 % og 48 %. Dette er en bevisst prioritering fra kommunens side ved at de har valgt å gi omfattende tjenester til de som trenger det mest i stedet for litt til de fleste.

Kommunen har hjemmel for 60 % kommunelege stilling, som for tiden er vakant. Det er 6 privatpraktiserende allmennleger, 2 kommunefysioterapeuter, 3 privatpraktiserende fysioterapeuter og 1 kommuneergoterapeut i kommunen.

Kommunen vedtok ny organisering av helse- og sosialetaten våren 2004. Kommunen har helse- og sosialsjef som leder av etaten. I staben hos helse - og sosialsjefen er kommunelegestillingen, organisasjonskonsulent/systemkoordinator og spesialkonsulent plassert. For å komme i gang med arbeidet med individuell plan ble det bestemt at organisasjonskonsulenten skulle være systemkoordinator. ”Systemkoordinatoren” har et tverrfaglig team til å bistå seg i arbeidet med å starte prosessen med å utarbeide individuelle planer derav oppnevne koordinator. Denne ordningen skal evalueres i september 2005.

I linjeorganisasjonen er det fire tjenesteområder; helse, sosial, pleie, rehabilitering og omsorg og habilitering funksjonshemmede.

PRO, pleie rehabilitering og omsorg, inkluderer hjemmetjenester, langtids- og rehabiliteringsavdelinger på sykehjemmet. Dette tjenesteområdet har etablert 6 arbeidsteam, hvorav et er et rehabiliteringsteam. Dette teamet består av hjelpe- og sykepleiere med etterutdanning innen rehabilitering, ergoterapeut og fysioterapeut. Legen medvirker i teamet ved behov. Teamet skal bidra til å forsterke tjenesten rundt pasienter med behov for ekstra oppfølging. PRO lederen har ukentlige møter med avdelingslederne for tjenestene inne og ute.

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

Kommunen har utarbeidet et omfattende IK system med rutinebeskrivelser innen de fleste områder innen sosial- og helseetaten. Vi har valgt å trekke frem de mest relevante innen tilsynstema:

• ansvars- og oppgavefordeling i helse- og sosialetaten
• saksbehandlingsrutiner for utarbeiding av individuell plan
• organisering av arbeidet med individuell plan
• søknadsskjema til individuell plan
• logg for koordinator med og uten hjelpetekst
• skjema til bruk ved utarbeiding av individuell plan
• kompetanseplan for ansatte generelt og for koordinatorer spesielt
• rutinebeskrivelse for utarbeiding av vedtak
• samtykkeskjema
• organisasjonskart over kommunen
• delegasjonsreglement
• oversikt over ansatte som er aktuelle til intervjuene
• psykiatriplan, habiliteringsplan og eldreplan

Kommunen har utarbeidet hjemmeside som er lett tilgjengelig for ansatte og publikum innen det relevante revisjonsområdet.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynet:

• Brev fra Risør kommune av 3. mai 2005 med de dokumenter som ikke fantes i elektronisk format.
• Brev fra Fylkesmannen i Aust-Agder av 3. juni 2005 med endelig program for tilsynet.

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 13.04.05

Dokumentgransking

Formøte ble avholdt 18. mai 2005

Åpningsmøte ble avholdt 9. juni 2005

Intervjuer
12 personer ble intervjuet. Det var ikke planlagt å intervjue systemkoordinator på forhånd. Vi valgte å gjennomføre et kort intervju med ham for å verifisere funksjonen hans.

Verifikasjoner

Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

• 8 individuelle planer som er utarbeidet eller påbegynt innen psykiatrien
• 4 individuell planer innen habilitering/psykiatri
• 6 vedtak på tjenester i henhold til sos. tj. lovens § 4-2
• Saksmappene til 2 tjenestemottakere som har fått BPA, brukerstyrt personlig assistent.
• 5 journalnedtegnelser av fysioterapeut som omhandler målgruppen for tilsynet, samt notat i Gerica
• 5 journalnedtegnelser av ergoterapeut som omhandler målgruppen for tilsynet, samt notat i Gerica

Sluttmøte ble avholdt 10. juni 2005

Tjenesteyting til personer med langvarige og sammensatte behov involverer store deler av den kommunale helse- og sosiallovgivningen. Ved dette tilsynet er det under hvert av temaene nedenfor lagt særlig vekt på å avklare om kommunen følger opp regelverket om:

• Brukermedvirkning,
• Koordinering mellom forskjellige tjenester
• Individuelt tilpassede tjenestetilbud til den enkelte
• Forsvarlig tjenesteyting.

For å undersøke forskjellige deler av kommunens tjenester til personer med langvarige og sammensatte behov er det satt opp aktuelle problemstillinger langs en tidslinje under betegnelsene: oppstart, iverksettelse og oppfølging.

Oppstartfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Fanger opp og vurderer nye henvendelser
• Foretar en tilstrekkelig og koordinert utredning av tjenestebehovet
• Fatter beslutninger/vedtak som tilrettelegger for tjenester og tiltak

Iverksettingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Omsetter beslutninger og vedtak i konkrete, tilrettelagte tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen

Tilsynet har undersøkt om kommunen:

• Sikrer tilstrekkelig stabilitet og kontinuitet i tjenesteytingen slik at tjenestemottakeren opplever forutberegnelighet og trygghet i sin hverdag
• Sikrer at nye eller endrede tjenestebehov fanges opp og at nødvendige endringer foretas på en samordnet måte.

Område 1

Oppstartsfasen – håndtering av nye henvendelser, planlegging, utredning og beslutninger.

Iverksettelsesfasen – fra planer, beslutning og vedtak til konkrete tjenester og tiltak

Avvik 1:
Kommunen har ikke plan for rehabiliteringstjenesten som sikrer nødvendig oversikt over hvem som har behov for rehabilitering, og som sikrer en tydelig organisering av tilbudet slik at tjenestene er synlige og lett tilgjengelig for brukere og samarbeidspartnere.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

Khtj § 1-3a. (Tilrettelegging m.v.) Kommunen skal planlegge, organisere og legge til rette for at kommunen, helsetjenesten og helsepersonell kan oppfylle krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift. Departementet kan i forskrift gi nærmere regler om pliktens innhold.

Forskrift om habilitering og rehabilitering, § 7 Kommunens ansvar for habilitering og rehabilitering. Kommunene skal ha en generell oversikt over behov for rehabilitering i kommunene. Kommunen skal sørge for at alle som bor eller oppholder seg i kommunen, tilbys nødvendig utredning og oppfølging ved behov for habilitering og rehabilitering.

§ 8 Planlegging, organisering og samarbeid. Kommunen skal planlegge sin habiliterings- og rehabiliteringsvirksomhet, jf. Lov om helsetjenester i kommunen § 1-3

Det skal finnes en koordinerende enhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten i kommunen. Tjenestene skal være synlige og lett tilgjengelige for brukere og samarbeidspartnere.

Plankravet er et funksjonelt krav, dvs. at kommunen selv velger hvordan man skaffer seg oversikt over innbyggernes behov for rehabiliteringstjenester, hvordan de vil gjennomføre tjenestetilbudet osv.

Avviket er basert på følgende observasjoner:

• Kommunen har utarbeidet plan for habiliteringsvirksomheten i kommunen og det er også utarbeidet psykiatriplan. Disse planene omhandler ikke målgruppen for dette tilsynet. Det er verifisert og dokumentert at det ikke er utarbeidet en egen plan for rehabiliteringsvirksomheten, og heller ikke felles overordnet plan for helse- og sosialtjenesten.
• Kommunen har ikke oversikt over behovet for slike tjenester, og de har heller ikke oversikt over om det er mennesker med langvarige og sammensatte problemstillinger over 18 år utenfor institusjon som er berettiget individuell plan.
• Organiseringen av tjenesten er mangelfull. Den koordinerende enheten er ikke godt nok kjent av de ansatte i etaten eller av samarbeidspartnerne.

Merknad 1
Funksjonen som koordinerende enhet er for snever da denne i hovedsak er rettet inn mot å koordinere og følge opp henvendelser etter individuell plan.

Merknaden er basert på følgende observasjoner:

• Systemkoordinator koordinerer i all hovedsak henvendelser etter individuell plan og fungerer dermed ikke som en koordinerende enhet i sin helhet for habiliterings- og rehabiliteringsvirksomheten.

Tilsynet fikk forøvrig følgende opplysninger om forhold i kommunen som skal sikre at myndighetskrav etterleves innen de reviderte områdene:

• Tjenesteområdet sosial, ved sosialkonsulent for funksjonshemmende, har myndighet til å tildele tjenester etter sosialtjenestelovens § 4.2.
• Områdelederne har møter med helse- og sosialsjefen hver uke for å sikre god informasjonsflyt.
• Ansatte innen alle tjenesteområder i etaten mottar i praksis henvendelser fra eksterne samarbeidspartnere og publikum avhengig av sakens natur. Hovedtyngden er imidlertid rettet til hjemmetjenestene. I hvert enkelt tilfelle blir sakene vurdert om det er dem selv eller andre som skal foreta kartlegginger for å planlegge og iverksette videre oppfølging. Dersom det er andre tjenesteområder som skal følge opp tjenestemottaker er det en unison oppfatning om at det er gode rutiner for å samhandle selv om denne samhandlingen ikke er formalisert.
• Med enkelte unntak er det er gode rapporteringsrutiner ved at henvendelser noteres i Gerica.
• Saksbehandlingstiden innen alle tjenesteområdene er kort.
• Vedtak iverksettes i regelen umiddelbart. Unntaket er vedtak på støttekontakter. Til tross for kommunens bestrebelser kan det være vanskelig å finne egnede personer til å utføre oppdraget.
• Rutiner for å sikre at vedtak iverksettes og gjennomføres slik som bestemt er gode.
• Legene har daglig kontakt med ansatte i PRO området og de deltar i ansvarsgrupper ved behov, hovedsakelig for tjenestemottakere med en psykiatrisk utgangsdiagnose.

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra Helsetilsynet og Fylkesmannen i Aust-Agder deltok:
Rådgiver Bjørn Vidar Gundersen
Rådgiver Lasse S. Andersen
Rådgiver Anne Kari Thomassen